Los primeros pasos en NET después de Conversión

Con este contenido pretendemos facilitar el aterrizaje a la nueva versión de Gesfincas.net. Haremos un recorrido por aquellos contenidos que suelen despertar más dudas o que pueden suponer una mayor novedad con respecto a la antigua versión. ¿Te animas?

 

1. ¿Cuándo contabilizo la facturación, se dan por cobrados los recibos domiciliados?

No. En Gesfincas.net no existe ningún parámetro en la ficha de la comunidad para que los recibos domiciliados queden cobrados al contabilizar la facturación. Por lo que, a continuación, vamos a aprender una manera muy rápida de dar por cobrados los recibos domiciliados y no correr el riesgo de que queden pendientes de cobrar.

 

1.1 ¿Cómo doy por cobrados los recibos domiciliados?

La manera más rápida para dar los recibos domiciliados por cobrados es, cobrar el contenido de la remesa. Es decir, el esquema mensual es:

  1. Realizar la facturación
  2. Contabilizar la facturación
  3. Generar la remesa. Para enviar al banco los recibos domiciliados
  4. Cobro del contenido de la remesa.

Para cobrar el contenido de la remesa, iremos a horizontal: remesas: mantenimiento de remesas.

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En esta pantalla, visualizaremos las remesas que hayamos generado y podremos filtrar en función del estado de éstas. Para dar por cobrado el contenido, le daremos al ‘saquito’ de: cobrar.

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Tenemos la posibilidad en esta pantalla de marcar dos excepciones:

-Puede darse el caso que tengamos los recibos cobrados en gestión, pero en la cuenta mayor de los propietarios no exista el asiento de cobro. En ese caso, podemos marcar la opción de; ‘volver a contabilizar sin hacer cambios en facturación’

-Otra opción es la posibilidad de no querer hace ningún cambio y simplemente marcar la remesa como cobrada, para que salga en azul. Para ello, habrá que marcar la opción de; ‘solo marcar la remesa como cobrada’

Y ahora, seleccionaremos aquella o aquellas remesas de recibos que queramos dar por cobradas. Una vez seleccionadas, le daremos a ‘ver rechazos’ (por si surgiera algún rechazo) y ‘aceptar’

Una vez terminado el proceso, nos mostrará un resumen:

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En caso de que hayáis generado una remesa en FOX y no hayáis cobrado el contenido del soporte en FOX, no podréis cobrar el contenido del soporte pero si podréis realizar un cobro masivo de recibos domiciliados desde D.O.

1.2 Presentador de la remesa: ¿Despacho o comunidad?

El presentador de la remesa puede ser o bien el despacho o bien la comunidad de propietarios.

Esto es un dato que debe parametrizarse en la ficha de cada una de las entidades. Para ello, iremos a horizontal: archivo: datos generales de entidades. Una vez se abra la ficha de la entidad, iremos a la pestaña de: ‘Otros datos’.

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-En el caso de que necesitemos que el presentador sea el despacho, no marcaremos la opción de ‘esta entidad es la presentadora en el soporte’. De manera que, el sistema automáticamente recogerá los datos del despacho. (personalización)

-En el caso contrario. Es decir, cuando el presentador sea la comunidad, marcaremos la opción de ‘esta entidad es la presentadora en el soporte’ e indicaremos el sufijo correspondiente.

 

2.Diario de operaciones: El gran protagonista

En Gesfincas.net, el diario de operaciones se convierte en el gran protagonista del trabajo diario. Puesto que, desde este módulo vamos a realizar una gran cantidad de operaciones como cobros, devoluciones, alta de facturas, gestión de contratos, pago de facturas, etc…

Cada día se convertirá en un diario que deberá ser contabilizado para llevar una correcta relación entre horizontal y contabilidad.

A continuación, vamos a aprender cómo usar esta herramienta para facilitarnos nuestro día a día.

 

2.1 ¿Cómo realizar un cobro individual?

Si necesitamos dar por cobrado un recibo de un vecino, iremos al diario de operaciones:

alta postc-05.jpg y cobro postc-06.jpg:

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Aquí, seleccionaremos la entidad y nos posicionaremos sobre el propietario al que queramos cobrar el recibo y le daremos a ‘ver recibos’.

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Aquí podremos ver los recibos pendientes del propietario en cuestión. Para dar por cobrado un recibo, marcaremos el cuadro de ‘cobrar’ e indicaremos la fecha correspondiente del cobro

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Solo nos quedará darle a ‘procesar cobro’.

De este modo, si vamos al apartado de ‘alta’ podremos ver cómo queda reflejada la primera operación del día:

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2.2 ¿Cómo devolver un recibo?

En el caso de necesitar devolver un recibo ya cobrado, iremos a: alta: devolución.

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En esta pantalla, indicaremos la entidad y el propietario. Y en el apartado de facturas se cargarán todos los recibos cobrados de ese propietario.

Pondremos fecha de la devolución, importe de gastos de devolución (en caso de necesitarlo) y motivo de la devolución

Una vez indicados todos los datos, marcaremos el cuadro con la fecha correspondiente, en el apartado de ‘cobros efectuados’

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Y el recibo, automáticamente, pasará a la derecha de la pantalla.

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Y le daremos a ‘procesar devolución’ y la devolución ya quedará realizada. Por lo que, el estado del recibo en gestión pasará a ser: pendiente (color rojo)

Si nos vamos a ‘alta’ veremos una nueva operación en el día.

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2.3 ¿Cómo dar de alta una factura?

Si necesitamos registrar una factura de proveedor, de manera manual, iremos a alta: alta de facturas.

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Y en esta pantalla, rellenaremos los datos que consideremos necesarios:

Una vez que los datos estén cumplimentados.

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Le daremos a ‘guardar’ y ya quedará la factura perfectamente registrada.

Y una vez más, si nos vamos a ‘alta’ veremos una nueva operación.

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2.4 ¿Cómo pagar una factura?

La factura anterior la hemos registrado como una factura pendiente de pago. Por lo que, procederemos a darla por pagada. Para ello, iremos a alta: pago de facturas.

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Lo primero que haremos, será filtrar por el proveedor correspondiente. Y marcaremos la opción de ‘recibos del proveedor’

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En esta pantalla, aparecerán todas las facturas del proveedor seleccionado anteriormente. Por lo que, seleccionaremos la factura a pagar dándole al cuadro de ‘pagar’

Una vez le demos al cuadro, la factura desaparecerá de esta pantalla. Y tendremos que darle a ‘recibos seleccionados’

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En esta pantalla, rellenaremos la fecha correspondiente y le daremos a ‘pagar’ y así quedará registrado el pago de nuestra factura.

2.5 ¿Cómo dar de alta una entrega a cuenta?

Cuando hablamos del concepto de ‘entrega a cuenta’ nos referimos a aquellos casos en los que el propietario ha abonado una cantidad a favor y así lo queremos dejar reflejado en el programa.

Para ello, iremos a alta: cobro

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En esta pantalla, nos aparecerán todos los propietarios que tengan recibos pendientes (es decir: deuda)

Si queremos seleccionar algún propietario que no tenga deuda para poder registrar su entrega a cuenta correspondiente, deberemos pinchar sobre el apartado de  ‘sin deudas’ (tal y como se señala a continuación en la pantalla)

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Una vez seleccionado el propietario correspondiente, le daremos a ‘ver recibos’

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En esta pantalla, indicaremos en ‘importe recibido’ la cantidad de la entrega a cuenta y le daremos a ‘procesar cobro’.

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El propio sistema, automáticamente, entenderá que dicha cantidad la queremos convertir en una entrega a cuenta. Por lo que, le daremos a ‘sí’. Y la entrega a cuenta quedará reflejada.

Si queremos ir a consultar dónde queda registrada la entrega a cuenta en horizontal. Iremos a la ficha del propietario correspondiente y a la pestaña de ‘otros datos’

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Si queremos ver el detalle, pulsaremos sobre el saco marrón.

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Y desde aquí, podremos consultar todo el detalle de las entregas a cuenta registradas y sus compensaciones, si las hubiera

2.6 ¿Por qué no están mis operaciones en el mayor de contabilidad?

Hasta ahora, hemos registrado distintas operaciones del día a día en nuestro diario. Pero si quisiéramos consultar en los mayores contables esos asientos, no los encontraríamos. ¿Por qué? Porque solo hemos hecho el registro en la gestión, ahora nos queda contabilizar todas las operaciones. Para ello, le daremos al botón de contabilizar.

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En esta pantalla, hay que aclarar una diferencia:

-Contabilizar las operaciones de todos los usuarios. Significa que estaremos contabilizando todas las operaciones que hayan podido registrar otros usuarios en el mismo día.

-Contabilizar solo mis operaciones. Significa que solo contabilizaremos aquello que hayamos registrado con nuestro usuario.

En este caso, marcaremos la segunda opción y le daremos a contabilizar.

Una vez que el proceso haya finalizado, nos mostrará un detalle de apuntes:

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Puede darse el caso que a la hora de contabilizar nos genere algún rechazo. En la gran mayoría de los casos los rechazos podrán darse por los siguientes motivos:

1: Faltan cuentas por crear en los ejercicios contables correspondientes. Para ello, podemos crear cuentas de manera masiva desde horizontal: recibos: contabilizar facturaciones: generar cuentas. O en su defecto, también se pueden crear las cuentas a mano en la contabilidad. Desde: cuentas: plan de cuentas.

2: El ejercicio que tenemos activo en la contabilidad de la comunidad, no se corresponde con las fechas de las operaciones que se han registrado. Para comprobar el activo del ejercicio, iremos al módulo de contabilidad, seleccionaremos la comunidad e iremos al menú contabilidades: alta y mantenimiento: ejercicios. En este apartado, activaremos el ejercicio correspondiente.

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2.7 ¿Cómo puedo llevar un control de mis diarios?

Lo habitual es tener una correlación entre gestión (horizontal) y contabilidad. Para ello, es conveniente que todas las operaciones que se introduzcan en el diario de operaciones sean contabilizadas. De ahí, surge la necesidad de poder cotejar que todos los diarios están al día.

Para ello, tenemos un apartado que es sumamente útil. Dentro del diario de operaciones, hay un icono que se llama: ‘diarios’.

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En esta pantalla, aparecerán todos los días que tengan operaciones. Ahora bien, ¿Qué significa cada apartado?

-Si el check verde se muestra en el apartado de ‘contabilizado totalmente’. Significa que todas las operaciones de ese día están contabilizadas (caso del día 17/01/2021)

-Si el check verde se muestra en el apartado de ‘contabilizado parcialmente’. Significa que hay algunas operaciones en ese día que están pendientes de contabilizar (caso del día 19/01/2021)

-Si en algún día no hay check verde. Es decir, sale en blanco, significa que ninguna operación ha sido contabilizada ese día (caso del día 03/06/2020)

Desde esta misma pantalla, podremos contabilizar lo que quede pendiente. Por ejemplo, vamos a contabilizar lo que queda pendiente en el caso del día 19/01/2021. Para ello, nos posicionaremos sobre ese día, dando doble clic. Y luego, le daremos al botón de ‘modificación’.

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Una vez le demos a este botón, nos llevará a las operaciones de ese día:

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Donde podemos comprobar que, efectivamente, una de las dos operaciones, no están contabilizadas. Por lo que, directamente le daremos al botón de contabilizar.

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Nos mostrará el detalle de apuntes y todas las operaciones quedarán contabilizadas

Para cotejarlo, si volvemos al icono de ‘diarios’.

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Podemos comprobar cómo el check verde ahora se encuentra en ‘contabilizado totalmente’ en el día 19/01/2021.

De esta manera podemos dejar al día todos los diarios que sean necesarios de una manera muy rápida y sencilla.

2.8 ¿Cómo puedo anular una operación?

Puede darse el caso de que al introducir una operación desde el diario de operaciones nos hayamos equivocado y queramos eliminarlo.

En tal caso, habrá que buscar el día del diario en el que metimos dicha operación. Y después habrá que ir al icono de ‘modificación’.

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En esta pantalla, nos posicionaremos sobre la operación que queramos eliminar y pulsaremos sobre: ‘anular operación’.

-En caso de que la operación que queramos anular no esté contabilizada, nos lo eliminará directamente.

-En caso de que la operación que queramos anular sí esté contabilizada, el programa nos avisará con el siguiente mensaje:

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Por lo que, le diremos que ‘sí’. Y dicha operación quedará anulada para poder volver a realizar el registro nuevamente con los datos correspondientes. 

2.9 ¿Cómo marcar una operación para que no la contabilice?

En caso de tener una operación que no queramos contabilizar. Podremos excluir esa operación de la contabilización general.

Lo haremos, de nuevo, desde el botón de ‘modificación’.

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Nos posicionaremos sobre la operación que no queremos que se contabilice y pulsaremos sobre: utilidades: no contabilizar.

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De manera que la operación quedará marcada para no contabilizar. Y cuando le demos al libro de ‘contabilizar’ no la contabilizará.

3. ¿Cómo asociar dos propiedades?

La asociación en Gesfincas.net va por DNI. Lo cual significa que, si registramos a un propietario indicando el dato del DNI y éste tiene una vivienda y un trastero; ambas propiedades, quedarán asociadas de manera automática.

En el caso de que no dispongamos del dato del DNI y necesitemos agrupar dos propiedades, lo haremos de la siguiente manera:

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Por ejemplo, en esta pantalla todas nuestras propiedades están desasociadas. Es decir, ninguna está vinculada con ninguna. Imaginemos que queremos vincular al propietario 1 con el 1. Para ello, iremos a la ficha de uno de los dos propietarios (por ejemplo, el del código 3)

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Una vez dentro de la ficha, le daremos al botón de ‘modificar’.

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Y luego, le daremos a la lupa que se subraya en la pantalla.

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En esta pantalla, nos aparecerán todos los propietarios de esa comunidad y seleccionaremos al que queramos vincular. En este caso, el uno.

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No saldrá este aviso y le daremos a: ‘aceptar’.

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Y por último, le daremos a ‘guardar’ en la ficha del propietario

De manera que, cuando vayamos a consultar la pantalla de propietarios, podremos comprobar como ambos propietarios han quedado vinculados:

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3.1. ¿Cómo desasociar dos propiedades?

Puede darse el caso contrario. Y que necesitemos que esas propiedades ya no queden vinculadas, porque, por ejemplo, se haya vendido una de las dos propiedades. En ese caso, procederemos a realizar un cambio de titular de la propiedad que se haya vendido.

Para ello, iremos a la ficha de la propiedad ‘vendida’

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Y pulsaremos sobre: ‘cambio de titular’

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Y en esta pantalla rellenaremos los datos del nuevo titular.

Lo más importante de esta pantalla es el botón de: “excepciones”. Este botón lo usaremos para indicar desde qué fecha se va a hacer cargo el nuevo titular en los recibos. SI no marcamos nada, todos los recibos pasarán al nuevo titular.

Una vez rellenada la información pertinente, le daremos a ‘aceptar’.

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Nos saldrá la pantalla con el porcentaje y le daremos a ‘cerrar’

Y con el cambio de titular, podremos comprobar que las propiedades habrán quedado desasociadas:

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4. ¿Cómo dar de alta un pagador?

En algunos casos puede surgir la necesidad de que una persona distinta al titular deba hacerse cargo de algunos conceptos o de alguna parte del recibo, como por ejemplo un inquilino.

Para ello, habrá que dar de alta un pagador en la ficha correspondiente del propietario.

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Dentro de la ficha, iremos a ‘pagadores’.

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En esta pantalla, le daremos a ‘nuevo’.

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Es importante discernir cuándo debemos marcar la opción de ‘pagador total’

Si marcamos la opción de ‘pagador total’ significará que todos los cargos (recibos) que se emitan en esa propiedad irán a nombre del pagador. Es decir, asumirá el 100% de todos los conceptos que se giren en ese propietario

Vamos a ver los dos ejemplos: Pagador total

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Rellenaremos todos los datos que tengamos, le marcaremos el check de ‘pagador total’ y le daremos a ‘guardar’.

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Y podremos comprobar que ha adjudicado el 100% de todos los conceptos que tiene asimilaos este propietario

Ahora, vamos a ver un ejemplo de un pagador que solo debe hacerse cargo de un concepto:

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En este caso, no marcaremos la opción de ‘pagador total’. Rellenaremos los datos y a continuación, iremos a la pestaña de ‘cuotas’.

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En esta pestaña, deberemos indicar el porcentaje correspondiente sobre el concepto que queremos que pague ese pagador. Por ejemplo, si queremos que se haga cargo de la cuota de la comunidad, indicaremos un porcentaje del 100%.

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Y le daremos a guardar. De manera que cuando se genere la cuota de la comunidad irá a nombre del pagador y se girará a la cuenta bancaria que hayamos indicado en la ficha del pagador.

5. ¿Dónde puedo consultar el estado de los recibos en un solo vistazo?

Algunas veces, necesitamos consultar el estado de un recibo porque tenemos dudas sobre si está pagado o pendiente. Para esos casos, hay una pantalla que es muy útil y que aporta información muy visual.

Para ello, habrá que ir a horizontal: recibos: recibos de un propietario y mantenimiento.

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En esta pantalla, visualizaremos en la parte superior a los propietarios que pertenecen a la entidad que estemos consultando. Mientras que, en la parte inferior veremos los recibos que se le han facturado a ese propietario.

¿Qué significan los colores?

-Rojo: pendiente de cobro. Y ya sabemos que, si queremos dar por cobrados los recibos, lo haremos desde el diario de operaciones

-Negro: pendiente de contabilizar. Si queremos contabilizarlo iremos a: recibos: contabilizar facturaciones. Puesto que, un recibo que no esté contabilizado, no podrá ser cobrado.

-Azul: el recibo está cobrado y contabilizado.

6. ¿Dónde puedo ver los datos económicos de un recibo?

Si en algún momento necesitamos consultar el pagador o la cuenta bancaria de un recibo, lo podemos hacer desde horizontal. En: recibos: recibos de un propietario y mantenimiento:

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En esta pantalla, nos posicionaremos sobre el propietario correspondiente y localizaremos el recibo que consideremos. Una vez localizado, le daremos doble clic al recibo.

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Y nos iremos a la pestaña de: datos económicos.

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Donde podremos consultar la cuenta (en caso de que dicho recibo esté domiciliado) y el pagador.

Incluso si necesitáramos realizar algún cambio con respecto a la cuenta o el pagador, lo podríamos hacer desde la lupa.

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No se encuentran entradas de índice.

En Gesfincas.net un proveedor tiene una única cuenta contable para todas las contabilidades de las comunidades.

Es decir, si tengo un proveedor que se llama ‘Pepito’ con cuenta 4100003, dicha cuenta será igual para todas las contabilidades en las que queremos que trabaje ‘Pepito’

Ahora, vamos a ver cómo asigno a un proveedor en las distintas contabilidades.

Para ello, iremos a diario de operaciones: proveedores: cuentas proveedores.

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En esta pantalla, seleccionaremos al proveedor y a la derecha marcaremos aquellas entidades en las que queremos crear la cuenta de este proveedor. Una vez marcado, le daremos a ‘aceptar’

Si queremos que trabaje en todas las entidades, podemos marcar la opción de ‘todos’

Para cotejar que la cuenta se ha creado correctamente, iremos al modulo de contabilidad, seleccionaremos dicha entidad. Y en cuentas: plan de cuentas localizaremos a través del código o el nombre del proveedor.

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