Pasos para conversión a Gesfincas.net

Ya he realizado la conversión de algunas comunidades y quiero seguir convirtiendo entidades

Para empezar, debemos:

1- Realizar una copia de seguridad de Gesfincas FOX.

2- Nos aseguraremos de que el equipo en el que realizaremos la conversión sea servidor,

3- Gesfincas Fox y Gesfincas NET deben estar actualizados a la última versión disponible.

4- Descargamos el conversor.

Para ello, accederemos a www.iesa.es, al área de clientes y descargaremos la revisión para actualización de servidor. En este mismo paso, descargaremos de nuevo el conversor de Iesa.

Conver-01.png

Pulsamos sobre revisiones para la versión 2015:

Conver-02.png

Es recomendable, que antes de instalar el conversor, eliminemos del escritorio el acceso directo del conversor Conver-15.png para posteriormente instalar el archivo descargado.

NOTA: Cada vez que se realice una conversión hay que descargar el conversor de la web de IESA. Nunca reutilizamos un conversor anterior.

NO CONTINUE SI NO HA REALIZADO ESTOS PASOS

Con los programas actualizados, y la copia de seguridad realizada, comenzaremos el proceso de conversión. Esta debe realizarse en el ordenador servidor, y teniendo ambos programas instalados en el mismo disco local. No podríamos realizar un proceso de conversión desde una unidad de red, ya que podría provocar posibles errores de datos.

Conver-03.png

Debemos introducir nuestro número de licencia de Gesfincas NET, al tabular, donde debemos indicar la ruta de Gesfincas FOX, nos va a poner directamente, la ruta sobre la que hemos instalado el conversor.

A continuación, nos pregunta si queremos que el conversor haga los cambios contables necesarios.

  • Si marcamos que sí, en caso de que el conversor tenga que reenumerar algún proveedor nos va a hacer el cambio automático tanto en la gestión, como el cambio de cuenta en la contabilidad. Indicándonoslo en el primer listado informativo que nos muestra al finalizar la conversión, en el archivo “logconverinci”.
  • Si marcamos que no, el conversor no va a realizar ningún cambio contable, va a reenumerar los códigos de proveedor, en caso de que tengamos proveedores con códigos 0 o repetidos, pero no lo va a realizar ningún cambio.

Podemos convertir un mínimo de dos años contables y un máximo de diez. Esta opción no influirá en los recibos, ya que se convertirán los dos últimos años de recibos pagados y todos los recibos pendientes que se encuentren. 

También nos preguntará si queremos convertir o no los asientos predefinidos que tenemos dados de alta.

En la siguiente pantalla del conversor, es importarte que seleccionemos la segunda opción “NO quiero empezar la conversión desde cero.” Si no queremos eliminar datos que ya existan en la licencia de NET, si indicásemos “Quiero empezar la conversión desde cero” eliminaríamos todos los datos existentes en NET incorporando los datos que tengamos en FOX.

Conver-04.png

Importante revisar en esta pantalla, la casilla que nos viene marcada por defecto de “ignorar el dato del nif” para que nos convierta todos los datos tal cual tengamos en Gesfincas FOX, y en caso de que el conversor encuentre algún error conflicto nos lo informe al finalizar la conversión en el listado “logconversor” y nosotros decidamos si damos por bueno el dato convertido o decidimos subsanarlo en FOX y volver a convertir.

En caso de que tuviésemos algún cliente en el módulo de administración que no tenga contabilidad propia, seleccionaríamos la siguiente opción “Quiero reenumerar clientes ajenos del despacho” e indicarle a partir de qué código queremos visualizarlos en net. Debemos hacerlo a partir del código 1000.

Seleccionaríamos las comunidades que queramos convertir.

Conver-05.png

Establecemos las equivalencias entre las tablas de FOX y NET.

Conver-06.png

En esta pantalla debemos revisar en la columna anterior, que es el dato que tenemos actualmente en Fox y buscar la equivalencia en la columna nuevo, que es al que se nos traspasará en net.

Al darle a siguiente > comenzaremos la conversión del programa. En este momento es importante que no haya nadie trabajando en el programa.

NOTA: En este paso, podríamos encontrarnos con algún error de conversión, ya sea por problema con alguna tabla o por algún dato que no esté registrado en FOX correctamente. Es importante que, en caso de error, nos haga llegar a soporte@iesa.es la pantalla completa del error haciendo visible la línea en la que arroja el error, para que podamos revisarlo.

Si la conversión finaliza con éxito, seguimos la siguiente secuencia de pantallas.

Conver-07.png

A continuación, nos muestra unos listados que debemos revisar para comprobar que la conversión se ha realizado con éxito, dichos listados podremos consultarlos siempre en la carpeta C:\iesaprgs\Gesfincas\ANET.

Pasados estos documentos, encontraremos la pantalla de finalización de la conversión

Conver-13.png

Recuerde, que en caso de tener que corregir el dato en FOX y tener que volver a convertir, si NO empieza la conversión desde cero, tendrá que eliminar la comunidad en Gesfincas NET y volver a convertir, siguiendo el procedimiento de este manual.

En caso de que la conversión, se haya realizado correctamente, debemos de comparar la información convertida.

Para ello es necesario, que generen los siguientes listados:

Para comprobar el traspaso de la gestión:

  • En FOX, debemos sacar el listado de Pendiente a fecha determinada y en NET, un listado de pendientes de cobro. Aquí comprobaremos que la deuda de los propietarios es correcta.
  • Listado de propietarios, para comprobar que las direcciones fiscales de los propietarios son correctas y visibles.
  • Para comprobar la contabilidad,

Sacaremos un balance de sumas y saldos, de las contabilidades convertidas, marcando el check de “cuentas contables con movimientos y saldo cero”.

De esta manera, tendremos la seguridad de comprobar que la conversión termina de manera satisfactoria.

Recomendaciones

ASPECTOS GENERALES 

  • Formar a todos los usuarios en la nueva versión
  • Los programas tienen que estar instalados en el mismo servidor
  • Realizar un paralelo completo con alguna CCPP durante un tiempo (NET y FOX).
  • Realizar un ciclo completo de los procesos básicos y contrastarlo.
  • Una vez realizadas las pruebas, se recomienda que la conversión final sea completa, de toda la información de todos los programas contratados en fox.
  • FOX debe ser conservado como repositorio de consulta al menos cinco años.
  • Si los certificados electrónicos, se han incorporado a gesfincas FOX, debemos realizar un proceso de conversión de estos, posterior a la Conversión de datos. (ver punto 15).

ASPECTOS PARTICULARES

  1. En el caso de numeración de comunidades:

Podemos cambiar numeración si seleccionamos la opción de cambiar manualmente en opción de conversión.

Si no lo hacemos, el sistema mantendrá las numeraciones de FOX.

  1. En .NET un proveedor tiene la misma cuenta contable para todas las CCPP en las que actúe.

La conversión unificará los datos informándole en el resumen final de los cambios que haya hecho. 

  1. Clientes administración que no sean comunidades ni propietarios de vertical.

No se traspasan si el código de cliente es menor de 1001, imprescindible renumerar a partir de dicho número.

Hay que generar las cuentas contables para estos clientes y realizar el cambio masivo correspondientes (CC Antiguas vs CC Nuevas).

  1. Contabilidades sueltas:

Para traspasarlas debe crear una comunidad o propietario vertical, sin propiedades.

  1. Debe revisar el listado de errores cuando finalice la Conversión. (guarde este listado para posibles consultas posteriores).

El listado también queda guardado en la carpeta de Gesfincas 2015.

  1. Solo se traspasan de dos a diez ejercicios contables. Recomendación:

El programa Gesfincas 2015 es un histórico a Conservar para consultas durante al menos cinco años, por temas legales.

  1. No se traspasa el histórico de liquidaciones vertical.

Una vez que Gesfincas 2015 ha generado las liquidaciones de Vertical, convertir a NET y en NET generarlas y compararlas.

  1. No se traspasan las liquidaciones de horizontal de ejercicios anteriores.

Si estas liquidaciones las tiene incorporadas como documentos en IesaGDoc, se le traspasa el documento con la conversión de IesaGDoc.

  1. Domiciliaciones bancarias:

Las cuentas corrientes deben estar actualizadas, a raíz de la fusión de bancos que hubo.

  1. Si deja una CCPP a mitad de ejercicio y la tiene dada de baja:

Si quiere que se traspase deberá rehabilitar la comunidad para que se convierta y pasen las facturas de Administración.

  1. Si utiliza Juntas, en NET no está disponible la app. para móviles y tablets.
  1. Compruebe que dispone en .net de las plantillas que utiliza para comunicaciones.
  1. Compruebe si entre los modelos de recibo incorporados en Gesfincas.net está el que usted necesita.
  1. No se traspasa la agrupación de recibos.

Hay que realizar este proceso de forma manual en la opción de “Recibos, b) Agrupación de recibos”, donde podemos realizar este proceso de forma masiva, por si lo habitual es dicha situación.

15.- Conversión del resto de módulos de Gesfincas.

Una vez realizada la conversión definitiva podremos realizar el traspaso del resto de datos. Encontraremos los conversores dentro de cada módulo de Gesfincas. NET:

Gesinedi: Dentro de Gesinedi NET> Utilidades > 5. Incorporación de datos desde Gesinedi FOX.

Juntas: Dentro de Juntas NET > Utilidades > Incorporación de datos desde Juntasw FOX

IesaGDoc: Dentro de Herramientas > Conversor de FOX a NET.

En caso de no disponer del programa, pero si haber trabajado relacionando documentos a facturas o incidencias, tenemos disponible un conversor de documentos que encontraremos en C:\iesa.net\Gesfincas.net\Programa\ConversorDeDocumentos.exe. Al ejecutarlo seleccionaremos las comunidades de las que queramos incorporar documentación y la ruta de los programas de FOX en la que se encuentran estos documentos.

Fiscal: Dentro de Fiscal > Utilidades > 0. Datos fiscales para Hacienda > Traer Datos Fiscales. Que traerá las agrupaciones realizadas con anterioridad en FOX.

Certificados Digitales : Notificaciones > Utilidades, podréis encontrar los pasos pulsando aquí.

16.- Migración de tucomunidad.com

Recomendamos que la integración con TC a la licencia NET se realice al convertir definitivamente todas las comunidades de la licencia de FOX.

Si estamos registrados con la licencia de NET en TC y realizamos conversiones empezando desde cero, el perfil se eliminará de la plataforma y habrá que volver a registrarlo. Se perderán los datos registrados, habrá que repetir el proceso de registro en la plataforma y de sincronización de información

Para evitar registros con múltiples correos, es preferible realizar la vinculación de licencias al correo con el que ya estemos registrados en la licencia de FOX, a través de la opción de mantenimiento de licencias.

Una vez hecha la conversión definitiva, debemos volver a sincronizar desde NET toda la información, como propiedades e incidencias.

Con la información sincronizada es importante realizar los siguientes pasos:

  • Migración de relaciones (Recalcamos la importancia de este proceso ya que, si volviésemos a invitar a los proveedores con los que tuviésemos establecida una relación en la licencia de FOX, quedaría duplicada, imposibilitando al proveedor a dejar la factura en la licencia correcta).

 

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