Instalación y configuración

Sistema de oficinas

Gesfincas.Net incluye un sistema de oficinas, el cuál es una evolución sobre el sistema de Gestores de Gesfincas FOX.

Este sistema requiere de una contratación especial, y le permite dividir su cartera de entidades en oficinas, en lineas generales el sistema es:

  • Se contrata el número de oficinas necesarias (entendiendo que la licencia Básica ya lleva incluida la oficina principal).
  • Se registran en el programa las oficinas contratadas.
  • Se establece que usuarios trabajan en cada oficina, un usuario del programa no puede estar asignado a más de una oficina.
  • Se indica al programa que entidades pertenecen a cada oficina, teniendo en cuenta que:
    • La oficina principal siempre tendrá acceso a todas las entidades,
    • Una entidad puede estar asignada a una o varias oficinas.

Registro de las oficinas en el programa.

Puede registrar las oficinas en el prorgama entrando desde la Portada en: Configuración del Programa - Personalizar aplicación.

Seleccione Gestionar Oficinas y pulse en Siguiente.

Oficinas_gestionar

En esta nueva ventana debe ir una a una seleccionando la oficina con el texto Sin configurar, y pulsando en Editar para rellenar la información de cada oficina.

Nota: Si en esta ventana no ve oficinas, recuerde que primero debe contratarlas a través de un comercial de IESA. Si las tiene contratadas, refresque los datos de su licencia.


Asignar usuarios a oficinas

Cada usuario pertenece a una oficina, por defecto los usuarios estan registrados en la oficina principal, para cambiarlos vaya a Configuración del Programa - Mantenimiento de usuarios

Indique cada usuario a que oficina pertecene, pulse sobre Modificar y Guardar para confirmar los cambios.

editar_usuario_oficina.PNG


Asignar entidades a oficinas

Desde Configuración del Programa - Asignar Entidades a Oficinas puede realizar el proceso de reparto de las entidades entre las diversas oficinas.

entidades_oficinas.png

 Martque las casillas correspondientes para cada entidad a que oficina (u oficinas) corresponde.


 

Consultar y actualizar productos contratados.

 

Para consultar sus productos contratados (dentro de Gesfincas.net), vaya en la Portada a Configuración del Programa - Personalizar aplicación.

Seleccione Consultar programas contratados y pulse en Siguiente

productos_contratados.png

Si recientemente ha contratado un producto y no puede disfrutarlo en el programa, pulse en esta ventana sobre Actualizar, para refrescar la información. Cierre Gesfincas.Net y vuelva a abrirlo y pruebe de nuevo si ya tiene habilitada la opción deseada.

 

Mover una licencia de Gesfincas.Net de un servidor a otro

Si va a cambiar el servidor de Gesfincas.Net, recuerde que debe mover la licencia, para ello antes de activar el prorgama en el nuevo servidor, es necesario desactivar la licencia en el antiguo servidor:

Tenga en cuenta que:

  •  Realice este proceo en el último momento antes de empezar a trabajar con el servidor nuevo, una vez desactive la licencia en el servidor antiguo no podrá acceder al prorgama en este servidor.
  • Este proceso no elimina ningún dato de ningún servidor.
  • Este proceso solo se hace en los servidores, en los puestos de red no hace falta hacer nada.
  • Este proceso es totalmente reversible

Para desactivar una licencia  vaya en la Portada a Configuración del Programa - Personalizar aplicación.

Seleccione Consultar programas contratados y pulse en Siguiente

productos_contratados.png

Pulse sobre Desactivar licencia

Una vez desactivada su licencia de Gesfincas.Net ya estará lista para activarse en otra instalación.

 

Requisitos instalación de GESFINCAS

Solo dispongo de un puesto de Trabajo

A - ¿Qué necesito?

 Una Licencia de Gesfincas.NET.

 Un PC con:

  • Windows 7 o superior.
  • 8 GB Memoria RAM (Recomendado 16 GB).
  • Procesador a 1,4 GHz (recomendado 2 GHz).
  • Se recomienda utilizar doble disco, uno para sistema operativo, y otro para Programa y base de datos..
  • Disco de sistema operativo con 40 GB.
  • Disco de programa y datos con 50GB mínimo. Se recomiendan discos SSD, o en su defecto de 15000 revoluciones.
  • Monitor con resolución mínima 1280x1024

B - ¿Qué instalo?

  • Instalaré la versión “Gesfincas.NET servidor” en el PC.

Dispongo de varios puestos de trabajo en ubicaciones diferentes

A - ¿Qué necesito?

Puesto de trabajo

  • Windows 7 o superior.
  • 4 GB Memoria RAM (Recomendado 8 GB).
  • Procesador a 1,4 GHz (recomendado 2 GHz).
  • Disco de sistema operativo con 40 GB.
  • Monitor con resolución mínima 1280x1024

Servidor

  • Windows Server 2008 SP2 o R2 o superior.
  • Procesador XEON Quad Core.
  • 16 GB de memoria para el sistema operativo.
  • 2 GB de memoria por usuario en caso de utilizar terminal remoto.
  • 40 GB de espacio para instalación base.
  • Unidad de disco propio para la base de datos de SQLServer.
  • Recomendable raid 0 en el disco de datos.
  • Se recomiendan discos SSD, o en su defecto de 15000 revoluciones.
  • 300 GB de espacio mínimo. Ampliar en función del volumen de datos tratar.

B - ¿Qué instalo?

  • Necesitaré tantas licencias como puestos de trabajo vaya a utilizar.
  • Instalo “Gesfincas.Net puesto de red” por cada puesto de trabajo y Gesfincas.Net Servidor para el puesto que se defina como Servidor.
  • Instalaré un Terminal Server en el puesto de trabajo que ejerza como Servidor.

C - Otras recomendaciones

  • Para instalaciones de más de 5 puestos, se recomienda la instalación de SQL Server Standard o Enterprise.
  • La base de datos debe residir en un disco propio para aislar los datos del resto de programas. Por defecto Gesfincas instala la base de datos en el disco local, por lo que debe moverla a otra unidad.
  • Esta unidad no debe ser accesible para los usuarios.

Dispongo de varios puestos de trabajo en una red interna

A -¿Qué necesito?

Puesto de trabajo

  • Windows 7 o superior.
  • 8 GB Memoria RAM (Recomendado 16 GB).
  • Procesador a 1,4 GHz (recomendado 2 GHz).
  • Disco de sistema operativo con 40 GB.
  • Monitor con resolución mínima 1280x1024

Servidor

  • Windows Server 2008 SP2 o R2 o superior.
  • 16 GB de memoria para el sistema operativo.
  • 2 GB de memoria por usuario en caso de utilizar terminal remoto.
  • 20 GB de espacio para instalación base.
  • Unidad de disco propio para la base de datos de SQLServer.
  • Recomendable raid 0 en el disco de datos.
  • Se recomiendan discos SSD, o en su defecto de 15000 revoluciones.
  • 50 GB de espacio mínimo. Ampliar en función del volumen de datos a tratar.

B -¿Qué instalo?

  • He de instalar “Gesfincas.Net Servidor” en el Servidor.
  • Instalaré en el resto de puestos de trabajo “Gesfincas.Net puesto de red”.

C - Otras recomendaciones

  • Se recomienda la instalación de SQL Server Standard o Enterprise.
  • La base de datos debe residir en un disco propio para aislar los datos del resto de programas (por defecto Gesfincas instala la base de datos en el disco local, por lo que debe moverla a otra unidad).
  • Esta unidad no debe ser accesible para los usuarios.

 

Necesidades de comunicaciones con servidores de IESA

Gefincas.Net dispone de un sistema automático de actualización del software. Para que este sistema funcione se necesita permitir a su servidor que acceda a un conjunto de conexiones y disponer la apertura de algunos puertos.La lista de urls a las que debe mantenerse abierta la conexión son:

Asimismo sería necesario abrir los puertos 80 y 443

 

 

Conversiones FOX-NET (Tip’s)

 

ASPECTOS GENERALES

  • Formar a todos los usuarios en la nueva versión
  • Los programas tienen que estar instalados en el mismo servidor
  • Realizar un paralelo completo con alguna CCPP durante un tiempo (NET y FOX).
    • Realizar un ciclo completo de los procesos básicos y contrastar.
  • Una vez realizadas las pruebas, se recomienda que la conversión final sea completa, de toda la información de Gesfincas fox.
  • FOX debe ser conservado como repositorio de consulta al menos cinco años.
  • Si los certificados electrónicos, se han incorporado a gesfincas FOX, debemos realizar un proceso de conversión de estos, posterior a la Conversión de datos. (ver punto 14)

ASPECTOS PARTICULARES

1.    En el caso de numeración de comunidades:
1.    Podemos cambiar numeración si seleccionamos la opción de cambiar manualmente en opción  de conversión.
2.    Si no lo hacemos, el sistema mantendrá las numeraciones de FOX.

2.    En .NET un proveedor tiene la misma cuenta contable para todas las CCPP en las que actúe.
La conversión unificará los datos informándole en el resumen final de los cambios que haya  hecho.

3.    Clientes administración que no sean comunidades ni propietarios de vertical.
No se traspasan si el código de cliente es menor de 1001, imprescindible renumerar a partir de dicho número.
Hay que generar las cuentas contables para estos clientes y realizar el cambio masivo correspondientes (CC Antiguas vs CC Nuevas).

4.    Contabilidades sueltas:
       Para traspasarlas debe crear una comunidad o propietario vertical, sin propiedades;

5.    Debe revisar el listado de errores cuando finalice la Conversión. (guarde este listado para posibles consultas posteriores).
El listado también queda guardado en la carpeta de Gesfincas 2015.

6.    Solo se traspasan de dos a diez ejercicios contables. Recomendación:
El programa Gesfincas 2015 es un histórico a Conservar para consultas durante al menos cinco años, por temas legales 

7.    No se traspasa el histórico de liquidaciones vertical.
Una vez que Gesfincas 2015 ha generado las liquidaciones de Vertical, convertir a NET y en NET generarlas y compararlas.

8.  No se traspasan las liquidaciones de horizontal de ejercicios anteriores.
Si estas liquidaciones las tiene incorporadas como documentos en Iesagdoc, se le traspasá el documento con la conversión de Iesagdoc.

 9.  Domiciliaciones bancarias:
         Las cuentas corrientes deben estar actualizadas, a raíz de la fusión de bancos que hubo.

10.  Si  deja una CCPP a mitad de ejercicio y la tiene dada de baja:
Si quiere que se traspase deberá rehabilitar la comunidad para que se convierta y pasen las facturas de Administración.

11.  Si utiliza Juntas, en NET no está disponible la app para móviles y tablets.

12.  Compruebe que dispone en .net de las plantillas que utiliza para comunicaciones.

13.  Compruebe si entre los modelos de recibo incorporados en Gesfincas.net está el que usted necesita.

14.- Conversión de Certificados electrónicos

  • En primer lugar realizaremos el proceso de migración para pasar los datos de las entidades a Gesfincas NET.
  • En segundo lugar accedemos al programa de notificaciones en net y seleccionamos utilidades->certificados->Conversor de fox a net
  • En tercer lugar marcamos las entidades (Incluido el despacho) de las que queremos traspasar los certificados, o incluimos los de todas.
  • Por último, especificamos la ubicación donde se encuentre instalado Gesfincas Fox. Pulsamos en convertir y ya habremos trasladado los certificados a Gesfincas NET.

Instalando su propio motor de SQL Server

Esta documentación describe como instalar su propio servidor de SQL Server, en el caso de que quiera usar una versión distinta a las que el programa por defecto instala, o bien tiene una licencia de pago de SQL Server

Aviso: Esta documentación se basa en que usted va a instalar una instancia de SQL Server propia para Gesfincas.net que no será compartida con ningún otro programa o base de datos. Si quiere compartir una instancia con otro programa contacte con IESA para posibles alternativas.

Primera parte. Instalación de SQL Server

Realice la instalación teniendo en cuenta estos indicadores:

  • Debe realizar una instalación proporcionando un nombre de Instancia (no use la Instancia predeterminada),
  • Configure sql como modo de autenticación mixto y especifique una contraseña cualquiera para el usuario sa,
  • Una vez finalizada la instalación habilite las conexiones de red para este SQL Server mediante Ip y canalizaciones por nombres, es decir este SQL debe ser accesible por el resto de ordenadores de la oficina.

Segunda parte. Configuración de Gesfincas.Net

En el mismo servidor donde haya instalado el SQL, debe instalar Gesfincas.net (en su versión puesto de red, no elija la versión servidor), esta instalación puede descargarla desde http://www.gesfincas.net

Una vez acabada, vaya al directorio de instalación del aplicativo y entre dentro de la carpeta Programa (por defecto es c:\iesa.net\gesfincas.net\programa)

Ejecute la aplicación Iesa_Servertools.exe

Introduzca la dirección ip del Servidor y el nombre de Instancia del SQL Server

En el menú pulse sobre Reparar - Gesfincas.net - Fijar contraseña sa

Cierre la aplicación.

Con estos pasos ahora entre en Gesfincas.net el cual le dirá que la aplicación no esta personalizada, introduzca los datos de personalización y trabaje con normalidad.

 

 

 

Reducir el tamaño de las bases de datos

 

Sería recomendable usar esta función si se tuviera un problema relacionado con que no quede espacio en el disco duro porque nuestra base de datos ocupe demasiado y queremos reducirla.

(Si su problema es que no puede escribir en el disco (y dispone de espacio en el disco que este alojando las bases de datos) vaya al apartado Purgado de auditorías, porque puede ser que ese sea el problema por el que no pueda escribir y no se va a solucionar Reduciendo el tamaño de las Bases de Datos)

 

La función de Reducir el tamaño de las Bases de Datos es delicada, ya que en cuanto toquemos la base de datos, es altamente recomendable, por no decir obligatorio, hacer una copia de seguridad primero por si al acabar el proceso algo no hubiera ido bien. Las copias de seguridad manuales o las programadas integran la función de reducir los archivos de log, pero no reduce el tamaño de las Bases de Datos.

Pasos a seguir para poder hacer uso de las herramientas sin la posibilidad de perder información:

  • Primero, como ya se ha comentado previamente, realizar una copia de seguridad, ya que será nuestro respaldo si algo falla, si fuera el caso, simplemente, restaure la copia de seguridad previa al problema en la Base de Datos.
  • Una vez completada la copia de seguridad, diríjase a la carpeta programa dentro de Gesfincas.net que se encuentra en la carpeta principal del programa y ejecute la aplicación Iesa_ServerTools.exe.

CapturaUbicacion.JPG

  • Una vez dentro tendremos que escribir el nombre del servidor que aloja Gesfincas y la instancia en la que este la base de datos que queramos reducir, si la instancia tiene un nombre que comience por IESA, podrá ver el nombre de la instancia en el cuadro debajo de Servicios IESA, y ya con los datos correctamente introducidos, hacemos clic en Guardar y Probar conexión.