Agregador Financiero: Introducción

Introducción

El agregador financiero es un nuevo módulo de Gesfincas.net que sustituye y amplía las funcionalidades actuales de procesamiento de la norma 43 y norma 19.

Este nuevo módulo permite:

  • La descarga automática de movimientos (norma 43 y norma 19) de las entidades bancarias.
  • Tener información del trabajo de los robots de conexión a los bancos.
  • La conciliación de todas las operaciones bancarias en la contabilidad, mediante reglas personalizables.
  • La consulta online de los movimientos de sus cuentas bancarias.
  • El procesamiento integrado de los recibos asociados a los ingresos.

Para poder utilizarlo, debe contactar con IESA para su activación.

¿Cómo comenzar?

En primer lugar, para poder utilizar el agregador financiero, tiene que configurar Gesfincas para la sincronización con tucomunidad.com

Una vez realizado, el siguiente paso es establecer la configuración.

El módulo lleva incorporada una utilidad que nos permite importar la configuración de cuentas por entidad que tuviéramos en el antiguo módulo de la norma. Para realizarlo, simplemente acceda al menú de utilidades y seleccione la opción importar reglas:

Una vez importadas, deberá establecer los parámetros generales de comportamiento, que encontrará en el menú opciones:

Las opciones principales son:

  • Definir qué queremos utilizar como comentario para el apunte contable
  • Si queremos que procese las reglas automáticamente.
  • Definir la cuenta contable por defecto para aplicar a los movimientos a los que no aplique ninguna regla.

 

Configuración de robots

Para que el sistema pueda descargar automáticamente los movimientos de nuestras cuentas bancarias, es necesario configurar la conexión, especificando la entidad a la que queremos conectar, y los parámetros de conexión que esa entidad en concreto requiera.

Deberá crear una configuración para cada entidad y usuario. Es decir, si dispone de varios usuarios para una misma entidad bancaria, deberá realizar una configuración para cada uno de ellos.

Es importante saber que los usuarios y claves para descargar la información de las cuentas bancarias permanecerán encriptadas en Gesfincas.

Para añadir un robot, acceda a la opción "Robots" del menú, y pulse en el botón Añadir.

El sistema le solicitará que seleccione la entidad bancaria, y los parámetros requeridos para conectar. Hay que tener en cuenta que cada entidad bancaria pide diferentes tipos de campos y credenciales, los cuáles hay que rellenar en todos los casos.

 

Funcionamiento de los Robots

El sistema automáticamente se conectará una vez al día a todos los bancos configurados, y realizará las peticiones de los movimientos pendientes. Estas peticiones se procesarán y se descargarán en la siguiente conexión, es decir, al día siguiente.

No hay una hora concreta de conexión, se realiza una vez al día, y el momento variará en función de la carga de trabajo.

Para consultar el estado de los robots, dispone de una pantalla denominada "Peticiones", a la que puede acceder pulsando en el botón correspondiente del menú de opciones.

El sistema mostrará información acerca de la disponibilidad de información para cada uno de los robots para los últimos 15 días. El estado se muestra con un código de colores:

  • Blanco. No se ha solicitado información para ese día.
  • Amarillo. Se ha solicitado información, y se descargará en la siguiente conexión.
  • Azul. Se ha recibido información y está pendiente de incorporación al sistema.
  • Verde oscuro. Se ha recibido la información y está disponible para su procesamiento.
  • Verde claro. No hay movimientos para esa fecha.
  • Rojo. Se ha producido un error en la descarga de movimientos. En este caso el sistema automáticamente volverá a solicitar la información en la siguiente conexión.

Incorporación manual de ficheros

El sistema permite también incorporar ficheros de norma 43 y norma 19 manualmente, para cubrir casos de bancos que no estén disponibles para la descarga automática. Dicha posibilidad se encuentra a través del icono Manual, seleccionando el tipo de fichero y buscando el fichero con el explorador de Windows.

Reglas de procesamiento

La filosofía del Agregador es que el usuario defina una vez un conjunto de reglas que se aplican sobre los movimientos con el objetivo de conseguir su contabilización automática.

Una regla podría ser:

   - Todos los movimientos del banco 821, asignarlos a la cuenta contable 5720001.

Ó:

  - Todos los movimientos de ingreso, ignorarlos

El sistema de reglas está pensado para ofrecer la máxima flexibilidad, pudiendo establecer reglas sobre cualquier campo del movimiento, con cualquier operación de comparación, por ejemplo:

  • Que el contenido de un campo contenga un valor
  • Que el contenido de un campo sea distinto de un valor
  • Que el contenido de un campo sea mayor que un valor
  • Etc.

Las reglas tienen un órden de ejecución, y puede establecerse en cada regla si el sistema debe parar de evaluar reglas cuando una de ellas se cumple, o por el contrario, si continuará buscando coincidencias.

La opción de menú "Reglas", le permitirá definir las reglas a aplicar a sus movimientos y establecer el órden y comportamiento de las mismas.

Las reglas pueden definirse según el tipo de operación como son Cargos, Abonos o Generales.

Por defecto, el módulo lleva ya incorporadas las reglas básicas para buscar contratos cuya referencia coincida con alguno de los campos del movimiento. De esta forma, si usted tiene bien definidos los contratos con proveedores, el sistema será capaz de procesar automáticamente los movimientos sin necesidad de configuración adicional.

A medida que encuentre movimientos que no son procesados automáticamente, puede definir nuevas reglas que vayan cubriendo los casos, de forma que cada día el sistema será más completo y procesará una mayor cantidad de movimientos.

Procesamiento de la información

Una vez que los movimientos se han incorporado al sistema, ya sea por la descarga automática de los robots, o por la carga manual de ficheros, tendremos disponible la información de las cuentas corrientes, a través de la pantalla de Cuentas.

Esta pantalla, nos da información global de la situación de la cuenta:

  • Indica la entidad a la que pertenece.
  • La fecha a la que está actualizada en el sistema (Última fecha de descarga).
  • El saldo a la fecha.
  • El saldo contable de la cuenta de la entidad asociada.
  • El número de movimientos pendientes de procesar en la cuenta.
  • La fecha del movimiento más antiguo pendiente de procesar.

Las opciones de la izquierda nos permiten operar de forma masiva sobre todas las cuentas, pudiendo:

  • Procesar los movimientos con las reglas definidas.
  • Contabilizar los movimientos ya preprocesados.

 A la derecha, disponemos de varias opciones que operan sobre la cuenta seleccionada en la lista:

  • Posición, que nos da acceso a la información de movimientos de la cuenta, como si nos estuviéramos conectando a la web del banco, y permitiendo localizar movimientos con filtros multicampo.
  • Movimientos, que nos da acceso a la pantalla de procesamiento de movimientos que explicaremos más adelante.
  • Eliminar, que nos permite eliminar toda la información de una cuenta. Esta opción es util si dejamos una comunidad.

Procesamiento de los movimientos

Los movimientos se clasifican en tres bloques de estados:

  • Movimientos pendientes. Son aquellos que están pendientes de asignación de una acción, ya sea porque no se ha pasado el motor de reglas para intentar preprocesarlos, o porque no se ha encontrado ninguna regla que cuadre con el movimiento
  • Movimientos preprocesados. Son aquellos que ya tienen asignada una cuenta, ya sea porque cumplen con alguna regla, o porque el usuario manualmente se la ha asignado. Estos movimientos están listos para su contabilización automática.
  • Movimientos procesados. Son los movimientos que ya fueron procesados y que quedan en el histórico a modo consulta. 

En la pantalla de movimientos, disponemos de filtros para ver cada uno de los tres bloques, y el sistema nos indica el número de cada uno de ellos.

Cada uno de los bloques tiene disponibles una serie de acciones, las de la izquierda afectan a toda la lista de movimientos, y los del menú contextual (botón derecho del ratón sobre un movimiento) afectan a los movimientos seleccionados de la lista.

Las generales:

  • Inicializar todos los movimientos, que elimina la asignación que tengan (Sólo disponible en Preprocesados).
  • Procesar reglas, que aplica las reglas establecidas a los movimientos para intentar preprocesarlos (Sólo disponible en Pendientes).
  • Asignar cuenta por defecto, que asignará a todos los movimientos pendientes la cuenta que tenga configurada por defecto (Sólo disponible en Pendientes)
  • Contabilizar, que contabiliza los movimientos preprocesados (Sólo disponible en Preprocesados)
  • Exportar los movimientos a Excel.

Además, desde la pantalla también puede:

  • Filtrar los movimientos por diferentes criterios.
  • Ver los detalles de cada movimiento, tanto en el panel situado en la parte inferior derecha de la pantalla, como con la opción de detalle del menú contextual.
  • Definir nuevas reglas, desde la lista de la parte derecha de la pantalla. Nota importante que cuando se selecciona un movimiento, se marca en la lista de la derecha la regla que se ha aplicado y viceversa, para su fácil identificación.
  • Establecer manualmente las acciones a ejecutar sobre un movimiento, utilizando el cuadro situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.

En la asignación manual, se permiten diversas opciones:

  • Para Abonos:
    • Asignación a un Recibo o propietario
  • Para Cargos:
    • Asignación a Cuenta contable
    • Asignación a Contrato

 

 

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