Despacho Digital

 

Introducción

Despacho Digital es un módulo cuyo objetivo es ayudarte a que el despacho funcione a la perfección a través de la implantación de la tecnología para optimizar los procesos tanto internos como externos.

El módulo se divide en tres parcelas bien diferenciadas:

  • El control y seguimiento de las operaciones del despacho. Y es que te ayuda a controlar las decenas de tareas que tienes que realizar todos los meses, identificándolas y midiendo cuales están hechas y cuales pendientes, y alertándote de situaciones que requieren de tu atención. Por ejemplo, si tienes juntas pendientes de realizar, si tienes cuotas que no han sido facturadas, si hay descuadres entre gestión y contabilidad, o si hay facturas que deberías haber recibido. Es un nuevo compañero que te ayuda a controlar todo.
  • La gestión de las operaciones externas. Si tus vecinos y proveedores están integrados, vas a eliminar la mayoría de tareas manuales. Por ejemplo, asignar incidencias a proveedor, comunicar información a los vecinos, recibir facturas en vez de registrarlas manualmente, etc. El módulo ofrece funcionalidades para facilitar la integración de vecinos y proveedores en el ecosistema del administrador.
  • Control de la digitalización del despacho. 
    • ¿Estoy utilizando todas las características del programa?
    • ¿Le estoy sacando todo el partido, o estoy haciendo cosas manualmente que el programa ya podría hacer por mí?

Estas son preguntas que puedes responder accediendo al apartado de digitalización donde sabrás qué procesos puedes optimizar, y como te encuentras en comparación con otros despachos de tu provincia y a nivel nacional.

Operaciones del Despacho

Lo primero que debes hacer para utilizar este módulo, es personalizar cómo quieres que te ayude. El módulo realiza decenas de controles a lo largo de todos los módulos del programa, y a través de su configuración te permite activar o desactivar cada uno de ellos. Vamos a verlos a continuación:

Cobros

Chequear cuotas no facturadas. 

Revisa que todas las cuotas que corresponda facturar ese mes en base al mes de última facturación y la periodicidad estén facturadas.

Chequear Derramas y Variaciones no facturadas

Revisa que todas las derramas y variaciones puntuales que corresponda facturar ese mes estén facturadas.

Chequear Diferencias en la facturación

El programa detecta aquellas comunidades en las que haya variado la facturación mensual en un porcentaje superior al indicado, y se las muestra al usuario para que haga un chequeo. De esta forma se evitan facturaciones incorrectas por error.

Chequear Contabilización

Revisa que todas las facturaciones estén contabilizadas

Chequear recibos no remesados

Revisa que todos los recibos domiciliados con vencimiento en el mes estén incluidos en alguna remesa bancaria.

Chequear remesas no presentadas

Chequea que todas las remesas estén presentadas

Chequear remesas no cobradas

Chequea que todas las remesas estén cobradas.

Juntas

Chequear juntas no celebradas

Chequea las comunidades que lleven más de x meses sin celebrar junta ordinaria.

Chequear juntas pendientes de cierre

Chequea las juntas que se hayan celebrado hace más de x días y que todavía no hayan sido cerradas.

Contabilidad

Chequear discrepancias saldos propietarios

Realiza un cuadre entre el saldo de cada propietario en gestión (importe pendiente de pago - entregas a cuenta) y el saldo contable. El cuadre se realiza a la fecha del día menos los días indicados, para dar margen a contabilizar los movimientos generados en los últimos días.

Chequear discrepancias saldos proveedores

Realiza un cuadre entre el saldo de cada proveedor en gestión (facturas pendientes de cobro) y el saldo contable. El cuadre se realiza a la fecha del día menos los días indicados, para dar margen a contabilizar los movimientos generados en los últimos días.

Agregador

Chequear retraso descarga movimientos

Revisa que todas las cuentas de las comunidades hayan sido actualizadas en los últimos x días. Este indicador detectará si se han producido problemas de cualquier tipo que hagan que la bajada de movimientos no se esté produciendo.

Chequear retraso procesado movimientos

Revisa que no existan movimientos anteriores a x días que no se hayan procesado.

Chequear saldo mínimo cuenta

Chequea que no haya comunidades que tengan un saldo inferior a un umbral mínimo en la cuenta corriente.

Chequear entidades sin robot activo

Chequea que no haya ninguna comunidad que tenga una cuenta corriente que no esté siendo actualizada por ningún robot.

Chequear devoluciones pendientes de procesar

Chequea que no haya ningún movimiento de devolución pendiente de procesar.

Pagos

Chequear facturas sin recibir

Revisa todos los contratos de proveedores y determina, en base al calendario establecido, si debería recibirse alguna factura que no se haya recibido.

Chequear facturas sin pagar

Revisa aquellas facturas que tengan vencimientos cumplidos y que estén pendientes de pago.

Morosidad

Chequear acuerdos vencidos

Revisa que no haya acuerdos establecidos pendientes de ejecutar cuya fecha de cumplimiento sea pasada.

Chequear concentración número morosos

Revisa el número de morosos en las comunidades y alerta de aquellas que tengan una concentración superior a un porcentaje establecido.

Fiscal

Chequear modelos fiscales no presentados

Chequea que se hayan generado todos los modelos fiscales que corresponda en el mes en base a la configuración de cada una de las entidades.

Notificaciones

Chequear entidades sin certificado válido

Revisa que no haya entidades sin certificado válido y vigente.

Chequear buzones no configurados

Revisa que todas las entidades con certificado tengan configurados los buzones de lectura de notificaciones.

Chequear notificaciones no procesadas

Revisa que no haya notificaciones pendientes de leer.

Gestión de Tareas y Alertas

 

Configuración de informes

 

 

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