Gesfacturas
Introducción
Gesfacturas es un nuevo módulo de Gesfincas.net para la recepción de facturas emitidas por terceros a través de tucomunidad.com y la descarga automática de facturas de las webs de los grandes emisores.
El módulo está pensado para funcionar de forma automática sin intervención del usuario, que únicamente tendrá que solucionar los problemas encontrados por el sistema y que éste no haya podido resolver.
Sus características principales son:
- Permite configurar los robots para la descarga de facturas de las webs de los grandes emisores.
- Permite configurar si se quieren incorporar las facturas a la gestión o no, para los administradores que hagan una gestión por gastos.
- Incorpora automáticamente los documentos a IESAGDoc.
- En caso de trabajar incorporando facturas a gestión, permite configurar si se registran directamente en diario de operaciones.
¿Cómo comenzar?
En primer lugar, para poder utilizar Gesfacturas, tiene que configurar Gesfincas para la sincronización con tucomunidad.com
Una vez realizado, el siguiente paso es establecer la configuración.
Configuración de Recepción de facturas:
Esto se realiza a través del botón “Opciones” del menú superior, tiene las siguientes características a configurar.
- Procesar facturas automáticamente: Si se marca esta opción, el sistema intentará procesar todas las facturas que vengan de tucomunidad.com. Si localiza un contrato, realizará el procesamiento y si no, dejará la factura como errónea.
- Trabajar en modo prueba: Indica si se desea trabajar sin almacenar la factura en gestión ni generar el apunte contable, únicamente descarga las facturas y valida las reglas.
- Contabilizar a fecha factura: En caso de no estar trabajando en modo prueba se puede elegir si contabilizar a fecha de factura o a fecha del día del procesamiento de la factura.
- Descripción de la factura generada por el proceso automático de Reglas: Permite seleccionar como se formará la descripción de la factura al dar de alta la misma en Gesfincas.
- Usuario pare el registro en el Diario de Operaciones: Se puede seleccionar con que usuario de la aplicación se darán de alta los apuntes en el Diario de Operaciones.
Agregador No financiero
Configuración de robots
Para que el sistema pueda descargar automáticamente las facturas de los grandes emisores, es necesario configurar la conexión, especificando el suministrador al que queremos conectar, y los parámetros de conexión que ese suministrador en concreto requiera.
Deberá crear una configuración para cada entidad y usuario. Es decir, si dispone de varios usuarios para el mismo suministrador, deberá realizar una configuración para cada uno de ellos.
Es importante saber que los usuarios y claves para descargar la información permanecerán encriptadas en Gesfincas.
Para añadir un robot, acceda a la opción "Robots" del menú, y pulse en el botón Añadir.
El sistema le solicitará que seleccione el suministrador, y los parámetros requeridos para conectar. Hay que tener en cuenta que cada suministrador pide diferentes tipos de campos y credenciales, los cuáles hay que rellenar en todos los casos.
Funcionamiento de los Robots
El sistema automáticamente se conectará una vez al día a las webs de todos los suministradores configurados, y realizará las peticiones de las facturas pendientes. Estas peticiones se procesarán y se descargarán en la siguiente conexión, es decir, al día siguiente.
No hay una hora concreta de conexión, se realiza una vez al día, y el momento variará en función de la carga de trabajo.
Para consultar el estado de los robots, dispone de una pantalla denominada "Peticiones", a la que puede acceder pulsando en el botón correspondiente del menú de opciones.
El sistema mostrará información acerca de la disponibilidad de información para cada uno de los robots para los últimos 15 días. El estado se muestra con un código de colores:
- Blanco. No se ha solicitado información para ese día.
- Amarillo. Se ha solicitado información, y se descargará en la siguiente conexión.
- Verde. Se ha recibido la información y está disponible para su procesamiento.
- Rojo. Se ha producido un error en la descarga de facturas. En este caso el sistema automáticamente volverá a solicitar la información en la siguiente conexión.
Recepción de Facturas
La pantalla de recepción de facturas permite la gestión de todas las facturas recibidas de tucomunidad.com, sea cual sea su origen:
- Las que nos hayan enviado los proveedores con los que tenemos relación.
- Las que el sistema ha descargado automáticamente en base a la configuración de los robots.
Adicionalmente se pueden procesar documentos a través del botón “Sin Asociar”, esta opción permite:
- Introducir los datos de documentos sin asociar añadidos previamente a través de IESAGDoc.
- Importar un documento directamente e introducir los datos para tratarla factura en el mismo momento.
El usuario dispone de tres áreas, donde se encontrarán las facturas recibidas en función de su estado:
- Pendientes, donde se verán las facturas recibidas que están pendientes de procesar.
- Erróneas, donde estarán las facturas que se han intentado procesar y han producido algún error.
- Procesadas, donde estarán las facturas que han sido procesadas.
El botón procesar que se encuentra a la izquierda de la lista permite procesar todas las facturas que cumplen con los filtros de búsqueda.
En cambio, los botones de la derecha de la lista únicamente actuarán sobre los elementos de la lista seleccionados.
En función del área en la que nos encontremos (Pendientes, erróneas, procesadas) las acciones pueden variar:
- Inicializar. Volverá la factura al estado Pendiente inicializando los campos necesarios para volver a tratar la factura de nuevo.
- Ignorar. Pasará la factura al estado Procesadas sin realizar ningún tratamiento sobre la factura.
- Reglas. Se ejecutarán las misma Reglas que en el procesamiento masivo para las facturas seleccionadas, igualmente si el procesamiento es correcto se pasará la factura a Procesadas y si no lo es a Erróneas. Si no se encuentran Reglas que aplicar la factura permanecerá en Pendientes con un mensaje indicativo.
- A. Manual. Abre la pantalla de detalles de la factura, en la que se pueden ver todos los detalles de la factura, y en la que se pueden especificar manualmente los datos para el procesamiento de la factura de dos formas:
- Seleccionando un contrato
- Introduciendo los datos manualmente
- Visualizar. Muestra el documento pdf recibido.
- Imprimir. Imprime el documento pdf recibido.
- Descargar. Guarda el documento pdf recibido en la ubicación que se especifique.
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