Gesfacturas

Introducción

Gesfacturas es un nuevo módulo de Gesfincas.net que permite el envío automático de facturas generadas a sus destinatarios, la recepción de facturas emitidas por terceros a través de tucomunidad.com y la descarga automática de facturas de las webs de los grandes emisores.

El módulo está pensado para funcionar de forma automática sin intervención del usuario, que únicamente tendrá que solucionar los problemas encontrados por el sistema y que éste no haya podido resolver.

Sus características principales son:

  • Para envío de facturas:
  1. Permite gestionar envíos de 3 formas diferentes: A través de tucomunidad.com, por mail e imprimir para el envío físico.
  2. Controla qué facturas se han enviado y cuales no.
  3. Mantiene un histórico de los envíos realizados por los diferentes mecanismos.
  4. Permite modificar el comportamiento del sistema mediante un motor de reglas.
  5. Permite configurar las plantillas a utilizar para generar los documentos de factura y para los envíos por mail.
  • Para la recepción de facturas:
  1. Permite configurar los robots para la descarga de facturas de las webs de los grandes emisores.
  2. Permite configurar si se quieren incorporar las facturas a la gestión o no, para los administradores que hagan una gestión por gastos.
  3. Incorpora automáticamente los documentos a IESAGDoc.
  4. En caso de trabajar incorporando facturas a gestión, permite configurar si se registran directamente en diario de operaciones.

Este módulo está en fase piloto.

¿Cómo comenzar?

En primer lugar, para poder utilizar Gesfacturas, tiene que configurar Gesfincas para la sincronización con tucomunidad.com

Una vez realizado, el siguiente paso es establecer la configuración.

Configuración de Envío de facturas:

  • Sólo tratar facturas desde: El sistema ignorará cualquier factura creada con anterioridad a esta fecha. Esto sirve para establecer la fecha en la cual comenzamos a trabajar con el envío automático, y así evitar que aparezcan como pendientes de envío las facturas anteriores.
  • Enviar automáticamente en función de reglas: Si se marca esta opción, el sistema realizará la tarea de envío automáticamente en función de las reglas establecidas. Si no se marca, el sistema esperará a que el usuario dé la orden de procesamiento.
  • Modelo de factura por defecto: Indica la plantilla que el sistema utilizará para generar el documento de factura.
  • Plantilla de email por defecto: Indica la plantilla que el sistema utilizará para el envío de facturas por email.
  • No tratar facturas creadas hace menos de (días): Para evitar que se envíen facturas que se acaban de crear, y que por tanto, podrían estar sujetas a modificaciones, se puede especificar que se ignoren hasta que pasen x días.

Configuración de Recepción de facturas:

  • Procesar facturas automáticamente: Si se marca esta opción, el sistema intentará procesar todas las facturas que vengan de tucomunidad.com. Si localiza un contrato, realizará el procesamiento y si no, dejará la factura como errónea.
  • Registrar facturas en gestión: Indica si se desea que las facturas que vengan de tucomunidad se incorporen a la gestión. En caso contrario, únicamente se archivarán en iesagdoc.
  • Crear apunte automático en diario: En caso de haber marcado la opción anterior, el sistema permite también que la factura se contabilice automáticamente en el diario.

 

 

Agregador No financiero

Configuración de robots

Para que el sistema pueda descargar automáticamente las facturas de los grandes emisores, es necesario configurar la conexión, especificando el suministrador al que queremos conectar, y los parámetros de conexión que ese suministrador en concreto requiera.

Deberá crear una configuración para cada entidad y usuario. Es decir, si dispone de varios usuarios para el mismo suministrador, deberá realizar una configuración para cada uno de ellos.

Es importante saber que los usuarios y claves para descargar la información permanecerán encriptadas en Gesfincas.

Para añadir un robot, acceda a la opción "Robots" del menú, y pulse en el botón Añadir.

El sistema le solicitará que seleccione el suministrador, y los parámetros requeridos para conectar. Hay que tener en cuenta que cada suministrador pide diferentes tipos de campos y credenciales, los cuáles hay que rellenar en todos los casos.

 

Funcionamiento de los Robots

El sistema automáticamente se conectará una vez al día a las webs de todos los suministradores configurados, y realizará las peticiones de las facturas pendientes. Estas peticiones se procesarán y se descargarán en la siguiente conexión, es decir, al día siguiente.

No hay una hora concreta de conexión, se realiza una vez al día, y el momento variará en función de la carga de trabajo.

Para consultar el estado de los robots, dispone de una pantalla denominada "Peticiones", a la que puede acceder pulsando en el botón correspondiente del menú de opciones.

El sistema mostrará información acerca de la disponibilidad de información para cada uno de los robots para los últimos 15 días. El estado se muestra con un código de colores:

  • Blanco. No se ha solicitado información para ese día.
  • Amarillo. Se ha solicitado información, y se descargará en la siguiente conexión.
  • Verde. Se ha recibido la información y está disponible para su procesamiento.
  • Rojo. Se ha producido un error en la descarga de facturas. En este caso el sistema automáticamente volverá a solicitar la información en la siguiente conexión.

 Recepción de Facturas

La pantalla de recepción de facturas permite la gestión de todas las facturas recibidas de tucomunidad.com, sea cual sea su origen:

  • Las que nos hayan enviado los proveedores con los que tenemos relación.
  • Las que el sistema ha descargado automáticamente en base a la configuración de los robots.

El usuario dispone de tres áreas, donde se encontrarán las facturas recibidas en función de su estado:

  • Pendientes, donde se verán las facturas recibidas que están pendintes de procesar.
  • Erróneas, donde estarán las facturas que se han intentado procesar y han producido algún error.
  • Procesadas, donde estarán las facturas que han sido procesadas.

El botón procesar que se encuentra a la izquierda de la lista permite procesar todas las facturas que cumplen con los filtros de búsqueda.

En cambio, los botones de la derecha de la lista únicamente actuarán sobre los elementos de la lista seleccionados.

En función del área en la que nos encontremos (Pendientes, erróneas, procesadas) las acciones pueden variar:

  • Procesar. El sitema intentará encontrar un contrato con la referencia recibida para el cif emisor y cif receptor. Si lo encuentra, procesará la factura tomando los datos de ese contrato. En caso de no encontrar un contrato por referencia, intentará buscar los contratos entre el emisor y el receptor (un contrato para la comunidad y el proveedor). Si encuentra sólo uno, aplicará ese. En caso contrario (no encuentra contrato, o encuentra más de uno) pasará la factura a errónea para que se seleccionen los datos manualmente.
  • Visualizar. Muestra el documento pdf recibido.
  • Modificar. Abre la pantalla de detalles de la factura, en la que se pueden ver todos los detalles de la factura, y en la que se pueden especificar manualmente los datos para el procesamiento de la factura de dos formas:
    • Seleccionando un contrato
    • Introduciendo los datos manualmente

 

 

Envío de Facturas

 La pantalla de envío de facturas permite el envío de todas las facturas realizadas desde Gesfincas a clientes externos, es decir, excluyendo las que se hagan a comunidades de propietarios o propietarios de vertical.

El usuario dispone de cinco áreas, donde se encontrarán las facturas emitidas en función de su estado:

  • Pendientes, donde se verán las facturas emitidas que están pendintes de envío.
  • En curso, donde se verán las facturas emitidas que están siendo enviadas
  • A imprimir, donde se verán las facturas que se han seleccionado para su envío manual, y están pendientes de impresión.
  • Erróneas, donde estarán las facturas que se han intentado enviar y han producido algún error.
  • Procesadas, donde estarán las facturas que han sido enviadas.

Los botones que se encuentran a la izquierda de la lista afectan a todas las facturas que cumplen con los filtros de búsqueda, mientras que los que se encuentran a la derecha de la lista únicamente actuarán sobre las facturas seleccionadas en la lista.

En función del área en la que nos encontremos (Pendientes, erróneas, procesadas) las acciones pueden variar.

Las acciones disponibles son:

  • Reglas. El sitema aplicará las reglas definidas a las facturas, para determinar el tipo de envío a realizar.
  • A imprimir. Pasa las facturas a la cola de impresión (Área A Imprimir).
  • Imprimir. Imprime las facturas.
  • Mail. Envía las facturas por mail.
  • Gesfacturas. Envía las facturas a través de tucomunidad.com
  • Inicializar. Inicializa la factura y la pasa al área de Pendientes.

 

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