Gestión de Certificados Electrónicos y Notificaciones

Introducción

El módulo de gestión de certificados digitales y notificaciones tiene como objetivo facilitar la obtención y renovación de los certificados electrónicos de sus comunidades, así como la lectura de los buzones oficiales que marca la ley para todas las empresas.

Sus principales características son:

  • Permite obtener los certificados de sus comunidades sin desplazamientos ni tiempos de espera
  • Completamente integrado en su programa Gesfincas, tanto en la versión .net como en la versión fox.
  • Realiza la conexión a los buzones de Notificaciones 060 y de la seguridad social y descarga los mensajes en una bandeja unificada en gesfincas, sin necesidad de configurar los certificados en el navegador de los ordenadores de las personas de su despacho que deben recibirlos.

Contratación del módulo

El servicio consta de dos partes:

Servicio Certificados+Notificaciones, que le permite realizar la obtención de los certificados electrónicos y su renovación, así como la lectura de los buzones oficiales.

Servivio Lectura de Buzones, que le permite incorporar al programa los certificados electrónicos de sus comunidades de propietarios si ya los ha obtenido, y que el sistema realice la lectura automática de los buzones oficiales.

Para contratarlo, debe ponerse en contacto con el departamento comercial de IESA.

 

Acceso

 Una vez contratado el producto, en la portada de su gesfincas aparecerá un icono que le da acceso al módulo.

En gesfincas fox está ubicado en el centro de la pantalla, tal como muestra la siguiente imagen, y podrá aparecer de diferentes formas:

  • Con un triángulo de peligro si hay certificados próximos a caducar. (60 días)
  • Con un número al lado, que indicará la cantidad de mensajes recibidos pendientes de lectura
  • Con un signo de exclamación cuando hay buzones que no se han leído en los últimos días

portadagesfincasFox.PNG

 

En gesfincas.net está ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla, y podrá aparecer de diferentes formas:

 Indica que el módulo no está contratado, o el usuario no tiene permisos para acceder.

 Indica que el módulo está operando con normalidad.

 Indica que hay certificados próximos a caducar. (60 días), además indica que que hay buzones que no se han leído en los últimos días

Además, la imagen irá acompañada de un número, que indica la cantidad de mensajes recibidos pendientes de lectura.

 portadagesfincas.PNG

 

Configuración

Lo primero que debe realizar una vez contratado el módulo, es establecer la configuración de certificados, accediendo a la pantalla de gestión de certificados:

La pantalla se divide en dos bloques:

  • El primer bloque muestra información del certificado digital del despacho
  • El segundo bloque muestra información de los certificados digitales de las comunidades.

Para poder acceder a la sección de comunidades es necesario que disponga del certificado del administrador.

Los certificados digitales se pueden configurar de dos formas:

  • Si tiene contratado el módulo de gestión de certificados, se puede realizar la solicitud directamente desde la plataforma, lo que evita que el solicitante tenga que desplazarse a las oficinas de la entidad certificadora. Esta operación se realiza mediante la opción "Solicitar/Renovar" que encontrará en el menú de acciones.
  • Si usted ya dispone de un certificado electrónico, ya sea el de su propio despacho como el de una comunidad de propietarios, puede cargarlo en el sistema mediante la opción "Cargar Certificado" que encontrará en el menú de acciones.
     

Solicitud de acreditación de operador de autoridad de registro AR2

A fin de obtener la acreditación oficial como Operador AR2 deberá superar el curso de Operador de Autoridad de Registro, impartido on-line.

Este curso trata tanto las nociones básicas de teoría como las funciones que le corresponderán como Operador AR2 e incluye pruebas de adquisición de conocimiento en cada tema. Tiene una duración aproximada de 3h.

El Campus Virtual de ANF AC, está disponible en el siguiente enlace https://campus.anf.es

Una vez superado el curso y su prueba final se procederá a la emisión del diploma oficial que acredita su puesto de Operador de Autoridad de Registro.

Posteriormente podrá realizar la solicitud de acreditación para operador de autoridad de registro, con la cual ANF valida que el titular ha realizado el curso; para poder realizar solicitudes de certificados digitales desde la aplicación.

Operador-de-Autoridad-de-Registro-Iesa-AR1.png

Solicitud del certificado de su Despacho - AAFF

Al solicitar un certificado para su despacho, el sistema le solicita la siguiente información:

  • Persona Física
    • Datos del titular del certificado (Generalmente el Administrador)
      • Nombre del titular
      • Apellidos
      • DNI/NIE
      • Email
      • Ciudad
      • Provincia
      • País
    • Acreditación de colegiado
      • Número de colegiado
      • Colegio
    •  Documentación necesaria:
      •  Contrato con Iesa
      • DNI/NIE/Pasaporte del titular del certificado
      • Acreditación de autonomo (Declaración Censal o Documento de Colegiación
  • Persona Juridica 
    • Datos del titular del certificado (Generalmente el Administrador)
      • Nombre del titular
      • Apellidos
      • DNI/NIE
      • Email
      • Ciudad
      • Provincia
      • País
    • Acreditación de colegiado
      • Número de colegiado
      • Colegio
    • Acreditación de empresa
      • Identificación
        • CIF/NIF
          • En base al cif se identifica el tipo de empresa
            • Si el CIF acaba con letra, es Persona Natural/Física
              • Si la primera letra es A o B , existe la posibilidad de chequear Administrador Único o Solidario.
                • Si selecciona Administrador Único o Solidario, es Representante legal para administradores únicos/solidarios
                • Si no selecciona Administrador Único o Solidario,es Representante legal de persona física
              • Si la primera letra es C,D,F,J, es Representante legal de persona física
              • Si la primera letra es E,H,W,U,S es Representante legal de entidad sin personalidad jurídica
              • Si la primera letra es G,N,P,V, , existe la posibilidad de chequear La empresa tiene Personalidad Jurídica.
                • Si selecciona La empresa tiene Personalidad Jurídica, es Representante legal de persona física
                • Si no selecciona La empresa tiene Personalidad Jurídica,es

                  Representante legal de entidad sin personalidad jurídica

        • Razón Social
      • Escritura
        • Fecha Escritura
        • Cargo
        • Notario
        • Protocolo
        • Nombre del registro
        • Tomo
        •  Libro
        • Folio
        • Hoja
    •  Documentación necesaria:
      •  Contrato con Iesa
      • DNI/NIE/Pasaporte del titular del certificado
      • Escritura
      • CIF/NIF de la empresa
      • Plantilla de autotización para sociedades mancomunadas (Si no esta chequeado Administrador Único o Solidario y el CIF/NIF comienza con A o B)

AAFF_PersonaFisica.PNG

AAFF_PersonaJuridica1.PNG

 

 

Una vez introducida la información, pulse el botón solicitar y se enviará la solicitud de certificado para su tramitación. La solicitud puede demorarse varios días, pero el sistema le irá indicando su estado a medida que se vayan produciendo las pertinentes validaciones.

En caso de ser rechazada, el sistema le mostrará una alerta con el motivo del rechazo para que pueda proceder a susubsanación.

Además podrá ver la solicitud enviada

YWKVerSolicitud.PNG

Solicitud del certificado de una Comunidad - (Horizontal,Vertical)

solicitudComunidad.PNG

Al solicitar un certificado para una comunidad, el sistema le solicita la siguiente información:

  • Datos de la comunidad de propietarios
    • Fecha del Acta: Fecha del acta en la que se nombra/renueva al titular de la solicitud como administrador/secretario o como presidente.
    • CIF de la comunidad
    • Razón Social de la comunidad
  • Datos del titular del certificado (Puede ser el Administrador o el presidente de la comunidad)
    • Nombre del titular
    • Apellidos
    • DNI 
    • Email
    • Ciudad
    • Provincia
  • Documentación necesaria:
    • DNI del titular: El DNI escaneado del titular del certificado
    • CIF de la comunidad. Documento con el CIF de la comunidad.
    • Acta de nombramiento:
      • Si el certificado se solicita a nombre del presidente, será el acta donde se nombra/renueva al presidente de la comunidad.
      • Si el certificado se solicita a nombre del administrador, será el acta donde se nombra/renueva al Administrador como secretario administrador de la comunidad.
    • Acreditación. Documento de constitución de la comunidad o primera hoja del libro de actas.

 

Además podrá ver la solicitud enviada

Solicitud masiva de comunidades horizontal y propietarios vertical

Para procesos de solicitud masiva, existe la opción desde Certificados ->Utilidades->Solicitud masiva de comunidades horizontal y propietarios vertical,  que permite adjuntar un fichero de control del tipo excel e indicar el directorio de documentos para luego solicitar masivamente.

El fichero excel debe ser basado en el siguiente fichero , considerar lo siguiente:

  • Los nombres de las columnas no pueden variar 
  • La columna Titular del certificado puede ser Administrador o Presidente
  • La única columa que opcional es Otros Documentos (Nombre Fichero)
  • Los nombres de ficheros deben tener la extensión .pdf
  • Su ordenador debe tener instalado el programa excel 2013

Gestión de Certificados – OTROS CLIENTES

Petición de un nuevo certificado.

 

Tipo de persona Física

 

Documentación  necesaria:

Tipo de persona Jurídica

Entidad sin personalidad Jurídica

Ejemplo de introducción de datos para petición de certificado:

Comprobación del estado de nuestros certificados.

Comprobar el estado de nuestra solicitud

Consultar certificado.

Revocar Certificado

Contratar Certificados de otros clientes de despacho.

Operaciones del Contrato.

Contratar una bolsa de certificados.

Consulta de certificados y operaciones disponibles para nuestros clientes.

Formas de pago

Asignar Operaciones a un Certificado.
A que certificados se pueden asignar operaciones

Asignar la operación al certificado.

 

Gestión de solicitudes y certificados

En la pantalla de gestión de certificados, el sistema le mantiene informado del estado de sus certificados, tanto el de su despacho (Parte superior de la pantalla) como los de sus comunidades (Parte inferior).

En cada uno de ellos encontrará información del certificado (Si dispone de él) y de las solicitudes de emisión/renovación, pudiendo encontrarse diversas situaciones:

  • No dispone de un certificado, ni ha realizado ninguna solicitud, por lo que no aparecerá información.
  • No dispone de un certificado, pero ha realizado una solicitud, por lo que los datos del certificado aparecerán vacíos, y en los datos de solicitud aparecerá la fecha y el estado de la misma.
  • Dispone de un certificado, indicándole el sistema la fecha de caducidad del mismo.
  • Dispone de un certificado y además ha realizado una solicitud de renovación. En este caso el certificado estará disponible hasta que la solicitud se complete y se emita el nuevo certificado, y el sistema le dará información de ambos.

Filtros de solicitudes de certificados

Estado del certificado:

  • Todos: Nos entrega todos los certificados disponibles
  • Válidos: Certificados emitidos correctamente
  • Próximos a caducar: Certificados que caducaran en los próximos 60 días.
  • Caducados: Certificado caducados

Estado de la solicitud:

  • Todos: Nos entrega todos los certificados disponibles
  • No solicitado: certificado pendiente de solicitar o cargar desde archivo
  • Abierto: Certificado solicitado
  • Validado RA: Certificado validado por IESA AR1
  • En validación RA: Certificado en proceso de validación por parte de IESA AR1
  • Validado CA: Certificado validado por ANF
  • En validación CA: Certificado en proceso de validación por parte de ANF
  • Error descarga: Se ha producido un error en la descarga del certificado, contacte con el departamento de soporte de IESA
  • Error validación: Se ha producido un error de validación al momento de enviar la solicitud, contacte con el departamento de soporte de IESA

Estado de buzones:

  • Todos: Nos entrega todos los certificados disponibles
  • Configurados: Comunidades con al menos un buzón configurado
  • No configurado: Comunidades sin ningún buzón configurado

Configuración de lectura buzones

Una vez disponga de certificados digitales, tanto de su propio despacho como de las comunidades que gestiona, debe proceder a configurar los buzones correspondientes, para que el sistema realice la lectura automática de los mensajes.

Desde la ventana general de gestión de certificados, el sistema le indica el número de buzones que tiene configurados para cada certificado electrónico:

Algunos de los buzones, como el de la Seguridad Social, no requieren configuración y el sistema automáticamente los marca como configurados.

Por el contrario, existen otros buzones, como el de Notificaciones 060 que requieren una configuración inicial para que el sistema pueda descargar los mensajes. En este caso, el sistema marca el buzón como no configurado. 

Cuando usted realice la configuración del buzón, debe acceder a la opción "Buzones", y seleccionar la opción "Comprobar" para validar que el buzón está correctamente configurado y los mensajes van a ser descargados.

 

El sistema también permite la desactivación de las lecturas automáticas para un buzón concreto, mediante la opción "Activar/Desactivar"

Además podra ver los organismos emisores en, acciones->Organismos emisores

 

Ver certificado.

Una vez que el certificado este cargado en la plataforma, usted podrá ver sus características y aplicar las siguientes acciones:

  1. Instalar: instala el certificado en el almacén de certificado de windows para que luego sea accesible desde su navegador de internet
  2. Decarga: Descarga el certificado para poder instalarlo en otro ordenador o disposivo(movil,tablet)

consultaDeCertificado.PNG

Ver certificados en almacén

En la pantalla de windows certmgr podemos ver los certificados que tenemos instalados en el ordenador bajo la ruta Personal/Certificados

 

Revocar certificado.

Para invalidar un certificado digital existe la opción de "Revocar Certificado", se debe especificar claramente el motivo de revocación para que lo pueda validar el operador AR1 de Iesa y posteriormente la CA de ANF

 

 

Actividades

Para identificar las actividades realizadas por el sistema de Notificaciones existe la opción en Monitereo -> Activades. Las actividades que se informan, son las siguientes:

  • Descarga de un certificado desde ANF
  • Descarga de un certificado a PFX
  • Instalación de un certificado
  • Lectura de buzón
  • Descarga de notificación 

 ACTIVIDADES3.PNG

 

Lectura de Mensajes

 Cuando el sistema ha sido configurado (Dispone de certificados y ha configurado los buzones que correspondan), automáticamente se leerán diariamente los mensajes de los buzones y se descargarán a la bandeja de notificaciones.

En esta bandeja, usted puede organizar sus mensajes eligiendo diferentes criterios, así como aplicar filtros para encontrar notificaciones concretas.

El sistema funciona como una bandeja de correo electrónico, que descarga las cabeceras de las notificaciones, pero no descarga el contenido hasta que usted no pulse sobre el mensaje.

Este mecanismo se ha implementado para que usted tenga el control de los mensajes que descarga, puesto que las administraciones guardan un registro de accesos, y una vez que usted descargue un mensaje, este registro será prueba de la recepción del mensaje por su parte.

 

Ayudas en notificaciones

  • Preguntas frecuentes Notificaciones 060
  • Documento Notificaciones Telemáticas de Seguridad Social
  • Si solo ha recibido notificaciones en papel y no ha recibido en formato electronico con su certificado digital activo
    • Consulte que está subscrito en el organismo emisor para recibir notificaciones
    • Existe una fecha de obligatoriedad para recibir notificaciones electrónicas entre el 060 y el organismos emisor, puede consultar por esta fecha a cada organismo
    • Puede enviar consultas para la lectura de notificaciones electrónicas,  a los siguientes correos

      electrónicos:

 

Configuración de permisos

Para los usuarios usted podra aplicar tres tipos de permisos.

  1. Ver programa de notificaciones
  2. Gestionar certificados
  3. Descargar Certificados

gesfincas FOX

PERMISOSFOX1.PNG

 

gesfincas NET

 permisosNet.PNG

PermisoNet.PNG

 

Acceso Web's

Con esta opción podemos abrir páginas web de interés relacionas con notificaciones y comunicaciones.

En cada navegador se debe seleccionar el certificado digital al momento de ingresar a una página, en el caso que esta requiera autenticación de certificado digital.

 

 

Conversión de Certificados y notificaciones electrónicas de Gesfincas Fox a Gesfincas Net

  • En primer lugar realizaremos el proceso de migración para pasar los datos de las entidades a Gesfincas NET.
  • En segundo lugar accedemos al programa de notificaciones en net y seleccionamos utilidades->certificados->Conversor de fox a net
  • En tercer lugar marcamos las entidades (Incluido el despacho) de las que queremos traspasar los certificados, o incluimos los de todas.
  • Por último, especificamos la ubicación donde se encuentre instalado Gesfincas Fox. Pulsamos en convertir y ya habremos trasladado los certificados y notificaciones a Gesfincas NET.

CONVERSOR1.PNG

 

Utilidades

La sección de utilidades es un conjunto de herrramientas que nos permite un mejor uso del programa

Certificados

Permite ver los certificados en el almacén de windows

Ejecuta el conversor de certificado de fox a net

Buzones

Recibe todas las comunicaciones y notificaciones de todas las entidades del programa

Recibe las notificaciones o comunicaciones de las entidades seleccionadas

Tester

Permite no ejecutar las validaciones iniciales del programa.

Reglas

Un punto final es un destino de una regla, que permite recibir una notificación del programa

 

Gmail aplica un sistema de seguridad interno que hay que desactivar para poder enviar correos desde otras aplicaciones.

En la configuración de Gmail tiene que ir a opciones de inicio y seguridad (no le podemos explicar en este artículo donde se encuentra esta opción porque Google puede cambiarla de sitio)

Dentro de opciones de inicio y seguridad busque: Permitir el acceso de aplicaciones menos seguras y activelo.

  

gmail_permitir_el_acceso.PNG

 

Permite enlazar puntos finales al momento de recibir

Solución a problemas habituales

  1. Para realizar solicitudes, debe tener conexión a internet y su usuario debe estar dado de alta en los usuarios de internet de IESA
  2. La aplicación esta certificada  en la versión  4.6.2 de framework.NET
    1. Cómo: Determinar qué versiones de .NET Framework están instaladas
    2. Descarga de framework 4.6.2
  3. Error de conexión de la entidad y el buzón
    1. No está configurada la DEH de 060
      1. Ingresar en pagina https://notificaciones.060.es/PC_init.action 
        1. opción Registrarse

    2. No existe conexión desde el puesto de red con el servicio de integración del buzón (060 o TGSS)
      1. Chequear  que no tiene bloqueos de proxy, firewall o antivirus, en lo siguiente:
        1. End point, Servicio de integración 060
          1. https://notificaciones.060.es:8100/APE-WS-AccesoBuzon
          2. chequear con comando en cmd
            1. telnet notificaciones.060.es 8100
          3. Soporte a TLS 1.2 , capa de seguridad del 060
            1. A continuación mostramos unos enlaces a modo de referencia, para configurar TLS 1.2 
              1. En la pagina https://www.howsmyssl.com/ en Internet explorer la versión del cliente TLS debe ser 1.2
          4. Revisar punto 3.2 de manual de configuración para sistemas windows de fnmt
        2. End point, Servicio de integración TGSS
          1. https://ws.seg-social.gob.es/INFRWSCN/WSCNService
  4. Convertir certificado formato p12 a pfx, con  los siguientes pasos:
    1. importar certificado formato p12, en almacén de windows (certmgr.msc) con doble clic sobre el fichero. (Es necesario hacer clic en la opción de incluir llave privada)
    2. en certmgr.msc localizar certificado importado y en todas las tareas->exportar. Seleccionar formato pfx
No Comments
Back to top