Gestión de Certificados Electrónicos y Notificaciones

Introducción

El módulo de gestión de certificados digitales y notificaciones tiene como objetivo facilitar la obtención y renovación de los certificados electrónicos de sus comunidades, así como la lectura de los buzones oficiales que marca la ley para todas las empresas.

Sus principales características son:

  • Permite obtener los certificados de sus comunidades sin desplazamientos ni tiempos de espera
  • Completamente integrado en su programa Gesfincas, tanto en la versión .net como en la versión fox.
  • Realiza la conexión a los buzones de Notificaciones 060 y de la seguridad social y descarga los mensajes en una bandeja unificada en gesfincas, sin necesidad de configurar los certificados en el navegador de los ordenadores de las personas de su despacho que deben recibirlos.

Contratación del módulo

El servicio consta de dos partes:

Servicio Certificados+Notificaciones, que le permite realizar la obtención de los certificados electrónicos y su renovación, así como la lectura de los buzones oficiales.

Servivio Lectura de Buzones, que le permite incorporar al programa los certificados electrónicos de sus comunidades de propietarios si ya los ha obtenido, y que el sistema realice la lectura automática de los buzones oficiales.

Para contratarlo, debe ponerse en contacto con el departamento comercial de IESA.

 

Acceso

 Una vez contratado el producto, en la portada de su gesfincas.fox aparecerá un icono que le da acceso al módulo, con las siguientes características

    1. Ult. Act. de procesos : Corresponde con la fecha y hora en que se actualizaron correctamente todos los buzones y solicitudes. Si existe algún error en esta ejecución: Ejemplo: un buzón no se lee no actualizara esta fecha. Para saber por qué  existió un error se debe ir  a Actividades.
    2. Prox. Act. automática : Corresponde con la fecha y hora en que se actualizaran  próximamente todos los buzones y solicitudes.  Esta funcionalidad para que opere correctamente debe existir un servidor que este encendido 24 horas leyendo las notificaciones. En el caso que no exista un servidor con 24 horas en funcionamiento, considerar lo siguiente:
      1. Existe un doble chequeo al inicio de la aplicación de notificación que comienza a descargar con el usuario que abre el programa
      2. Podrá ejecutar un proceso manual de descarga de buzones y actualización de solicitudes
    3. Entidades sin certificado:  Son las entidades que no tienen certificado asignado
    4. Icono de notificaciones, con las siguientes características:

       Indica que el módulo no está contratado, o el usuario no tiene permisos para acceder.

       Indica que el módulo está operando con normalidad.

       Indica que hay certificados próximos a caducar. (60 días) o caducados.  Además indica que que hay buzones que no se han leído en los últimos días. Para saber cual es el error se debe consultar la sección de Actividades o Certificados

      Además, la imagen irá acompañada de un número, que indica la cantidad de mensajes recibidos pendientes de lectura.

    5. Franja Roja: Indica si hay buzones en el proceso automático sin leer o  certificados caducos o próximos a  caducar  (60 días)
    6. El área de notificaciones se refresca cada 5 minutos

 Una vez contratado el producto, en la portada de su gesfincas.net aparecerá un icono que le da acceso al módulo, con las siguientes características

    1. En el caso de error en la lectura de buzones , en la franja roja. Entregara la siguiente información:
      1. Hay buzones que no han sido leídos desde : Corresponde con la fecha y hora en que se actualizaron correctamente todos los buzones y solicitudes. Si existe algún error en esta ejecución: Ejemplo: un buzón no se lee no actualizara esta fecha. Para saber por qué existió un error se debe ir  a Actividades.
      2. Próxima actualización Automática : Corresponde con la fecha y hora en que se actualizaran  próximamente todos los buzones y solicitudes.  Esta funcionalidad para que opere correctamente debe existir un servidor que este encendido 24 horas leyendo las notificaciones. En el caso que no exista un servidor con 24 horas en funcionamiento, considerar lo siguiente:
        1. Existe un doble chequeo al inicio de la aplicación de notificación que comienza a descargar con el usuario que abre el programa
        2. Podrá ejecutar un manual de descarga de buzones y actualización de solicitudes
    2. Icono de notificaciones, con las siguientes características:

       Indica que el módulo no está contratado, o el usuario no tiene permisos para acceder.

       Indica que el módulo está operando con normalidad.

       Indica que hay certificados próximos a caducar. (60 días) o caducados.  Además indica que que hay buzones que no se han leído en los últimos días en el proceso automático. Para saber cual es el error se debe consultar la sección de Actividades o Certificados

      Además, la imagen irá acompañada de un número, que indica la cantidad de mensajes recibidos pendientes de lectura.

    3. El área de notificaciones se refresca cada 5 minutos

 

 

Configuración

Lo primero que debe realizar una vez contratado el módulo, es establecer la configuración de certificados, accediendo a la pantalla de gestión de certificados:

La pantalla se divide en dos bloques:

  • El primer bloque muestra información del certificado digital del despacho
  • El segundo bloque muestra información de los certificados digitales de las comunidades.

Para poder acceder a la sección de comunidades es necesario que disponga del certificado del administrador.

Los certificados digitales se pueden configurar de dos formas:

  • Si tiene contratado el módulo de gestión de certificados, se puede realizar la solicitud directamente desde la plataforma, lo que evita que el solicitante tenga que desplazarse a las oficinas de la entidad certificadora. Esta operación se realiza mediante la opción "Solicitar/Renovar" que encontrará en el menú de acciones.
  • Si usted ya dispone de un certificado electrónico, ya sea el de su propio despacho como el de una comunidad de propietarios, puede cargarlo en el sistema mediante la opción "Cargar Certificado" que encontrará en el menú de acciones.

Además tendrá disponible la siguiente información, en pantalla:

  1. Ult. Act. de procesos : Corresponde con la fecha y hora en que se actualizaron correctamente todos los buzones y solicitudes. Si existe algún error en esta ejecución: Ejemplo: un buzón no se lee no actualizara esta fecha. Para saber por qué no existió un error se debe ir  a Actividades.
  2. Prox. Act. automática : Corresponde con la fecha y hora en que se actualizaran  próximamente todos los buzones y solicitudes.  Esta funcionalidad para que opere correctamente debe existir un servidor que este encendido 24 horas leyendo las notificaciones. En el caso que no exista un servidor con 24 horas en funcionamiento, considerar lo siguiente:
    1. Existe un doble chequeo al inicio de la aplicación de notificación que comienza a descargar con el usuario que abre el programa
    2. Podría ejecutar un proceso automático de descarga de buzones y actualización de solicitudes
  3. Filtros de notificaciones: En base a las características seleccionadas podrá filtra las notificaciones recibidas  
  4. grid de notificaciones, con los siguientes campos:
    1. Tipo: Indica el tipo de Notificación que puede ser Notificación, Comunicación, Trámite  o Anuncio
    2. Plataforma: Indica la plataforma que emitió la notificación
    3. De: Corresponde con el organismo emisor
    4. Para: Corresponde con la entidad receptora
    5. Emitido: Corresponde con la fecha de emisión del organismo emisor
    6. Recepción: Corresponde con la fecha y hora en que el programa notificaciones recibe la notificación.
    7. Días faltantes: Corresponde con los días que faltan para leer una notificación
    8. Estado: Corresponde con el estado actual de la notificación

Solicitud de acreditación de operador de autoridad de registro AR2

A fin de obtener la acreditación oficial como Operador AR2 deberá superar el curso de Operador de Autoridad de Registro, impartido on-line.

Este curso trata tanto las nociones básicas de teoría como las funciones que le corresponderán como Operador AR2 e incluye pruebas de adquisición de conocimiento en cada tema. Tiene una duración aproximada de 3h.

El Campus Virtual de ANF AC, está disponible en el siguiente enlace https://campus.anf.es

Una vez superado el curso y su prueba final se procederá a la emisión del diploma oficial que acredita su puesto de Operador de Autoridad de Registro.

Posteriormente podrá realizar la solicitud de acreditación para operador de autoridad de registro, con la cual ANF valida que el titular ha realizado el curso; para poder realizar solicitudes de certificados digitales desde la aplicación.