Morosidad

 

Introducción

El módulo de morosidad de Gesfincas.net se ha diseñado para permitirle gestionar de forma sencilla todos los impagos y ejecutar automáticamente las acciones que correspondan para gestionar la deuda.

Sus características principales son:

  • Permite determinar cuando se considera un recibo impagado en base a reglas. Por ejemplo, cuando pasen 10 días para indomiciliados y cuando tenga una devolución para domiciliados, etc.
  • Permite determinar qué acciones tomar con los morosos en base a reglas. Por ejemplo, crear una tarea para llamarle por teléfono, a los 15 días ponerle un email, etc.
  • Funcionamiento automático o manual. Una vez establecidas las reglas, el sistema puede ejecutar las acciones automáticamente.
  • Posibilidad de configurar el módulo para que no realice ninguna acción sin confirmación previa del usuario.
  • Posibilidad de estar en copia de todas las comunicaciones que se envíen a los morosos.
  • Posibilidad de gestionar los acuerdos de pago.

 

Configuración

Lo primero que debemos hacer es configurar el comportamiento del módulo. La configuración tiene tres pasos:

Configuración general

  • Sólo tratar recibos desde: Este parámetro indica los recibos que se van a tratar, excluyendo los que sean de fechas anteriores.
  • Requerir autorización...: Indica si el sistema dejará las acciones pendientes de ejecución hasta que el usuario las autorice.
  • Cuenta de email para envíos: Se configura la cuenta desde la que el sistema enviará los correos electrónicos.
  • Enviar copia...: Se indica la cuenta en la que se desea recibir una copia de todas las comunicaciones enviadas a morosos.
  • Parar procesamiento automático...: Esta opción permite para el procesamiento, de forma que el módulo pasará a funcionar en modo manual (a petición del usuario).
  • Reset módulo: Elimina toda la configuración del módulo, exceptuando las reglas, para comenzar desde 0.
  • Ejecución detallada: Permite realizar una ejecución dejando detalle de los pasos que el sistema va realizando de forma que se puede determinar las reglas que cumplen o no para cada recibo y moroso.

 

Configuración de reglas de recibos

 

Como segundo paso, el usuario debe determinar qué recibos considera impagados.

El sistema viene automáticamente configurado con dos reglas por defecto:

  • Indomiciliados. Recibos no cobrados con fecha de emisión anterior a 29 días.
  • Domiciliados. Cuando se produzca más de una devolución del recibo por el banco.

No obstante, el usuario puede establecer sus propias reglas e inhabilitar las reglas por defecto.

 

 

Configuración de acciones para morosos

Como último paso de la configuración, en esta pantalla el usuario debe establecer las acciones que quiere ejecutar para los morosos. 

Por defecto, el sistema viene preconfigurado con las siguientes reglas:

  • La primera vez, crear una tarea para que una persona del despacho le llame por teléfono.
  • A los 30 días, si está domiciliado, suspender la domiciliación.
  • A los 30 días, generar carta de impagados y enviarla por mail.
  • A los 30 días, si no tenemos dirección de mail, enviar un SMS.
  • A los 30 días, si no hay mail ni movil, pasar a bandeja de impresión para ensobrar y enviar por correo.
  • A los 60 días, publicar la deuda en tucomunidad.com
  • Pasar a gestión manual los morosos que tengan entregas a cuenta.

El usuario puede establecer sus propias reglas e inhabilitar las reglas por defecto.

 

Gestión de los morosos

Es la pantalla principal del módulo de morosidad, que nos permite controlar el proceso completo.

En la lista de la izquierda (en adelante lista principal), el sistema nos muestra los morosos de las comunidades y permite realizar un escanéo de los recibos aplicando las reglas establecidas, para ejecutar las acciones programadas. (No es necesario realizar manualmente el proceso si el sistema está configurado para realizar la ejecución automática.)

En las listas de la derecha, se muestra información de las propiedades y recibos pendientes del moroso seleccionado en la lista principal.

Los botones que se encuentran a la derecha de la lista principal permiten ejecutar manualmente acciones sobre el moroso seleccionado:

  • Añadir manualmente un moroso, que no cumpla con las reglas preestablecidas, pero que por algún motivo queremos considerar.
  • Crear una tarea en CRM para que una persona del despacho le llame.
  • Añadir documentación relevante para el proceso (comunicaciones intercambiadas con el moroso, etc.)
  • Ver todas las acciones realizadas con el moroso
  • Mover al moroso de gestión automática a gestión manual y viceversa.
  • Establecer un acuerdo de pago con el moroso.
  • Mover al moroso a situación judicial
  • Enviar la carta de impagados
  • Suspender la domiciliación.
  • Enviar un SMS
  • Pasar un recibo a segunda presentación.
  • Publicar al moroso en tucomunidad.com

 

 

Gestión de acciones

Esta pantalla nos permite gestionar todas las acciones que se realizan sobre un moroso, tanto consultar las realizadas, como autorizar o desestimar las pendientes.

 Las acciones se clasifican por estados, teniendo un control numérico de las que se encuentran en cada estado.

 

Acuerdos de pago

Mediante esta pantalla, se puede hacer seguimiento de los acuerdos de pago establecidos con los morosos.

 El sistema automáticamente señalará con una marca aquellos acuerdos que se ha cumplido la fecha, para que se determine si se ha cumplido o no.

Cuadro de Mando

 El cuadro de mando muestra un resumen de la situación general del módulo:

  •  Si la configuración está establecida correctamente.
  • El importe total de la deuda
  • El número total de recibos impagados.
  • El número de acuerdos vencidos
  • El número de acciones pendientes de autorización.
  • El número de morosos.
  • El número de cartas pendientes de impresión.
  • La fecha del último chequeo de recibos.

Adicionalmente, la gráfica nos permitirá tener un histórico de la actividad realizada desde el módulo, representado por las acciones catalogadas por tipo en cada mes (últimos 12 meses)

 

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