OCR - Editor de Plantillas
- INTRODUCCIÓN
Qué es el OCR y para qué sirve
IdentOCR es un sistema que identifica documentos entre un subconjunto de plantillas establecido para aplicar la técnica de reconocimiento configurada en la plantilla correspondiente y leer así de forma automática los datos. IdentOCR cuenta con una aplicación de edición de plantillas que permite configurar plantillas de OCR.
¿Para qué sirve? Esta herramienta permite registrar de manera automática en el diario de operaciones (Para su posterior contabilización en caso de desearlo) a través las plantillas realizadas en Gesfincas las facturas que recibamos de nuestros proveedores. Por ejemplo, si queremos procesar por OCR mis facturas de ‘Orona’, tendremos que diseñar una única plantilla y cada mes el programa recogerá los datos de la factura correspondiente y la registrará.
Aspectos y recomendaciones
- La resolución mínima del documento debe ser de 300x300 píxeles
- La imagen ha de ser clara y legible. No son validos documentos escaneados que estén torcidos o que se vean distorsionados. Ni tampoco anotaciones a mano.
- Procurar escanear los documentos en color o escala de grises. Nunca en blanco y negro.
- La estructura de la plantilla debe ser la misma siempre. Y si es distinta, tendremos que diseñar tantas plantillas como estructuras tenga.
- El proveedor debe tener el mismo CIF. Si tengo el mismo proveedor con dos CIF distintos, tendré que diseñar dos plantillas.
- Para que las facturas se procesen de manera correcta, es necesario tener más de una plantilla en el proyecto. Si solo tenemos una, no funcionará (Importante a tener en cuenta para clientes que empiezan a probar con el sistema).
A continuación, veremos cómo podemos activar la herramienta, y comenzar a diseñar las plantillas que deseemos.
- ACCESO A LA APLICACIÓN
Comenzaremos activando a los usuarios que deseemos el acceso a la utilidad OCR, para ello debemos configurarlo desde la configuración del programa, entorno por usuario, pestaña de IesaGDoc, seleccionamos al usuario correspondiente y en el apartado de ‘Licencia OCR’ activamos el check de “Autorizado”.
Podremos activar tantos usuarios como usuarios OCR hayamos contratado.
2.1 LOGIN EN EL EDITOR DE PLANTILLAS OCR
Una vez realizado este paso, el sistema ya nos permitirá acceder al editor de plantillas para comenzar a realizar nuestras primeras plantillas y comenzar a trabajar con la herramienta.
El OCR, lo encontraremos dentro de IesaGDoc y podremos acceder al editor de plantillas a través de sin asociar, pulsando sobre el icono de plantillas.
A continuación nos mostrará una pantalla de consulta con las plantillas que ya tuviesemos configuradas. Si es la primera vez que accedemos esta pantalla estará sin información. Pulsando en el botón “Diseñar plantillas”nos permitirá logarnos en el sistema, introduciendo un usuario y contraseña. El servidor no es necesario configurarlo ya que queda preconfigurado en la instalación de la utilidad OCR que realiza al acceder por primera vez.
El usuario siempre es el número de cliente (y no de licencia) y la contraseña, el que hayamos configurado en el área de clientes de IESA.
Una vez introducidos, pulsaremos el botón “conectar” para que nos lleve a nuestro proyecto de plantillas (asociado siempre a nuestro código de cliente) y poder comenzar a diseñar las plantillas.
La primera vez que entremos al editor, la pantalla nos aparecerá así:
- CONFIGURACIÓN DE PLANTILLAS
3.1 CREACIÓN DEL PROYECTO
Para crear el proyecto, pulsaremos sobre el primer icono arriba a la izquierda y nos abrirá una pantalla para conectar el proyecto con el servidor.
Al pulsar en “conectar”, accederemos nuestro proyecto en el editor de plantillas:
Ahora, ya tendremos todo correctamente configurado para comenzar a diseñar nuestras plantillas.
3.2 SELECCIÓN DE FACTURAS PARA REALIZAR PLANTILLAS
Lo primero que vamos a necesitar es incluir las plantillas que precisemos a nuestro proyecto. Para ello, iremos al botón de “añadir nuevo documento” y seleccionaremos la plantilla o plantillas que queramos diseñar.
A continuación, visualizaremos en nuestro proyecto, las facturas añadidas:
Si queremos cambiar el nombre de la factura, lo haremos haciendo doble click sobre la factura correspondiente.
Para empezar a diseñar la plantilla, pulsaremos el botón “editar plantilla del documento”:
3.3 PRINCIPALES CAMPOS DE EXTRACCIÓN DE DATOS
Antes de empezar a diseñar la plantilla, conviene saber qué campos necesitamos extraer de nuestra factura. Los campos son los siguientes:
- Fecha de la factura: Campo obligatorio
- Número de factura: Campo obligatorio
- CIF cliente: Es esencial tener esa comunidad dado de alta en Gesfincas con el CIF correspondiente.
- Contrato: El dato del contrato no es obligatorio. Pero si diseñamos una plantilla, y le indicamos la referencia del contrato, es obligatorio tener esa misma referencia en el contrato del proveedor. Si no diseñamos la referencia del contrato, únicamente será necesario tener dado de alta un contrato de ese proveedor, para que nos pueda coger la cuenta de gasto correspondiente.
- Base de IVA.
- Cuota de IVA.
- Total factura.
- En caso de tener facturas que tengan varias bases de cuota y de IVA, la opción recomendable es, elegir cómo campos Importe 1 y total factura, ambos con el mismo importe.
- CIF del proveedor: Este campo no se diseña, se indica directamente en ‘opciones avanzadas’
- Nombre del proveedor: Igual que el campo anterior, también se indica en ‘opciones avanzadas’
Si observamos que en una imagen no aparece información obligatoria, no es conveniente realizar la plantilla, ya que el funcionamiento del editor no será el deseado.
3.4 EDICIÓN Y DISEÑO DE PLANTILLAS
Lo primero que haremos para poder trabajar con mayor comodidad es ampliar la imagen de la plantilla, para facilitar el diseño de esta. Para ello usaremos la opción de “Zoom”
Siempre que queramos añadir un campo, debemos posicionarnos sobre el origen de la factura:
Seleccionamos el primer campo: la palabra fecha (una palabra que no va a variar y que siempre estará encima del valor de la fecha que queremos leer). Lo haremos marcando la palabra cubriéndola con una capa roja justo encima (como si fuera un subrayador)
Ahora, seleccionamos la región de calibrado, pulsando ‘añadir región’. Una región de calibrado es una zona fija de la imagen que tomaremos como referencia para localizar con seguridad otras zonas que nos interesan para obtener datos. Es un punto de referencia para que el sistema de OCR consiga posicionarse de forma adecuada sobre el documento.
En la siguiente imagen, se aprecia como se añade una región de calibrado a la estructura de la plantilla:
Lo más recomendable es incluir una región de calibrado por cada campo a insertar.
A continuación, pasaremos a incluir las regiones de datos. Para incluir la región de datos, hay que dibujarla, recogiendo la información correspondiente a la región de calibrado. Por ejemplo, en el caso de la fecha, la región de datos a dibujar es: 4/07/2019
Una vez que tenemos la región de datos dibujada, vamos a añadirla a través del botón 
Y le pulsaremos el botón de 
a la derecha de cada campo.
Añadido el dato, seleccionaremos el desplegable para indicar el nombre del campo que estamos diseñando:
Cuando hayamos insertado todos los campos, nuestra factura quedará así:
(** Variará en función de los campos diseñados en cada factura)
Como hemos apuntado anteriormente, los campos del proveedor y su CIF/NIF los indicaremos en “Opciones avanzadas”.
- TEST DE PLANTILLAS
Para comprobar que nos ha recogido todos los campos, accederemos a la opción “Test”
Esta opción, chequeará la plantilla creada y realizará una simulación de los datos que pueda extraer y los mostrará en los recuadros, como mostramos abajo.
Si algún campo no lo leyera correctamente, nos lo mostrará en color rojo:
En este caso, deberemos hacer las modificaciones oportunas en el diseño, y volver a repetir el test para asegurarnos del correcto funcionamiento de la plantilla creada.
Una vez realizado el test, pulsaremos el botón de 
y subiremos la plantilla a nuestro servidor a través del botón 
, a continuación, nos aparecerá la siguiente pantalla:
En esta pantalla habrá que indicar de nuevo el nombre comercial (razón social del proveedor) y en la descripción pondremos Scan color.
Una vez le demos a subir, nuestra factura ya estará preparada para poder procesarla por OCR.
Para comprobar que una plantilla está subida al servidor, deberemos verla con este símbolo 
Con este proceso habremos terminado de configurar nuestra plantilla y quedará preparada para comenzar a procesar las facturas recibidas.
- PROCESAR FACTURAS POR OCR
Para poder procesar de manera automática nuestras facturas con las plantillas realizadas, accederemos a IesaGDoc, opción Sin asociar y volveremos pulsaremos el icono plantillas
Dentro de plantillas, le daremos a actualizar. Para que el sistema pueda cargarnos todas las facturas de nuestro proyecto. Este paso sólo tendremos que hacerlo cuando hayamos generado nuevas plantillas, para que consiga descargar el trabajo previamente realizado.
Para comenzar a procesar facturas, sólo tendremos que pulsar sobre el icono nuevo, nos permitirá importar las facturas que queramos procesar con nuestras plantillas.
Seleccionamos el tipo de documento factura de proveedor (Sin Asociar), nos aseguramos de que estén marcadas todas las opciones disponibles en pantalla y en la opción “Importar” nos abrirá el explorador de archivos que permitirá seleccionar una o varias facturas para procesar.
Al haber marcado el check de ‘procesar facturas con OCR’, empezará a procesar los datos
Una vez que finalice, aparecerá una ventana con los datos obtenidos
Si todo es correcto, pulsaremos el botón “Registrar facturas”
- 1 Contabilización de facturas
Todas las facturas que hayamos procesado quedarán registradas en Diario de Operaciones pendientes de contabilización. Podremos acceder a través del acceso directo a D.O desde IesaGDoc para que no tengamos que salir de la pantalla en la que estábamos trabajando.
Es importante recordar, que quedarán en el diario del día que hayamos realizado el registro de facturas por OCR.
Sólo tendremos que pulsar sobre contabilizar para que la factura quede contabilizada, y deje el documento digitalizado tanto en la gestión adjunto al registro de la factura como en el asiento contable de la misma.
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