Pasos para conversión a Gesfincas.net

Ya he realizado la conversión de algunas comunidades y quiero seguir convirtiendo entidades

Para empezar, debemos:

1- Realizar una copia de seguridad de Gesfincas FOX.

2- Nos aseguraremos de que el equipo en el que realizaremos la conversión sea servidor,

3- Gesfincas Fox y Gesfincas NET deben estar actualizados a la última versión disponible.

4- Descargamos el conversor.

Para ello, accederemos a www.iesa.es, al área de clientes y descargaremos la revisión para actualización de servidor. En este mismo paso, descargaremos de nuevo el conversor de Iesa.

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Pulsamos sobre revisiones para la versión 2015:

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Es recomendable, que antes de instalar el conversor, eliminemos del escritorio el acceso directo del conversor Conver-15.png para posteriormente instalar el archivo descargado.

NOTA: Cada vez que se realice una conversión hay que descargar el conversor de la web de IESA. Nunca reutilizamos un conversor anterior.

NO CONTINUE SI NO HA REALIZADO ESTOS PASOS

Con los programas actualizados, y la copia de seguridad realizada, comenzaremos el proceso de conversión. Esta debe realizarse en el ordenador servidor, y teniendo ambos programas instalados en el mismo disco local. No podríamos realizar un proceso de conversión desde una unidad de red, ya que podría provocar posibles errores de datos.

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Debemos introducir nuestro número de licencia de Gesfincas NET, al tabular, donde debemos indicar la ruta de Gesfincas FOX, nos va a poner directamente, la ruta sobre la que hemos instalado el conversor.

A continuación, nos pregunta si queremos que el conversor haga los cambios contables necesarios.

  • Si marcamos que sí, en caso de que el conversor tenga que reenumerar algún proveedor nos va a hacer el cambio automático tanto en la gestión, como el cambio de cuenta en la contabilidad. Indicándonoslo en el primer listado informativo que nos muestra al finalizar la conversión, en el archivo “logconverinci”.
  • Si marcamos que no, el conversor no va a realizar ningún cambio contable, va a reenumerar los códigos de proveedor, en caso de que tengamos proveedores con códigos 0 o repetidos, pero no lo va a realizar ningún cambio.

Podemos convertir un mínimo de dos años contables y un máximo de diez.

También nos preguntará si queremos convertir o no los asientos predefinidos que tenemos dados de alta.

En la siguiente pantalla del conversor, es importarte que seleccionemos la segunda opción “NO quiero empezar la conversión desde cero.” Si no queremos eliminar datos que ya existan en la licencia de NET, si indicásemos “Quiero empezar la conversión desde cero” eliminaríamos todos los datos existentes en NET incorporando los datos que tengamos en FOX.

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Importante revisar en esta pantalla, la casilla que nos viene marcada por defecto de “ignorar el dato del nif” para que nos convierta todos los datos tal cual tengamos en Gesfincas FOX, y en caso de que el conversor encuentre algún error conflicto nos lo informe al finalizar la conversión en el listado “logconversor” y nosotros decidamos si damos por bueno el dato convertido o decidimos subsanarlo en FOX y volver a convertir.

En caso de que tuviésemos algún cliente en el módulo de administración que no tenga contabilidad propia, seleccionaríamos la siguiente opción “Quiero reenumerar clientes ajenos del despacho” e indicarle a partir de qué código queremos visualizarlos en net. Debemos hacerlo a partir del código 1000.

Seleccionaríamos las comunidades que queramos convertir.

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Establecemos las equivalencias entre las tablas de FOX y NET.

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En esta pantalla debemos revisar en la columna anterior, que es el dato que tenemos actualmente en Fox y buscar la equivalencia en la columna nuevo, que es al que se nos traspasará en net.

Al darle a siguiente > comenzaremos la conversión del programa. En este momento es importante que no haya nadie trabajando en el programa.

NOTA: En este paso, podríamos encontrarnos con algún error de conversión, ya sea por problema con alguna tabla o por algún dato que no esté registrado en FOX correctamente. Es importante que, en caso de error, nos haga llegar a soporte@iesa.es la pantalla completa del error haciendo visible la línea en la que arroja el error, para que podamos revisarlo.

Si la conversión finaliza con éxito, seguimos la siguiente secuencia de pantallas.

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A continuación, nos muestra unos listados que debemos revisar para comprobar que la conversión se ha realizado con éxito, dichos listados podremos consultarlos siempre en la carpeta C:\iesaprgs\Gesfincas\ANET.

El primer listado que nos muestra es el siguiente:

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Arriba a la izquierda, tenemos el nombre de este archivo dentro de la ruta mencionada. Lo siguiente que nos muestra son los cambios de códigos que ha realizado el conversor, al haberle indicado en la primera pantalla del asistente de conversión que sí queremos que nos haga los cambios contables necesarios.

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En la conversión se ha reenumerado a un proveedor y por consiguiente ha debido hacer el cambio contable correspondiente, es decir, según el ejemplo mostrado, al proveedor con el código 0 COMUNIDAD PRESUPUESTOS en FOX le ha llevado al código 16 en net, y por consiguiente ha hecho lo mismo con la cuenta contable que tuviese asociada.

Al cerrar este listado, nos mostrará otro listado, si es que tenemos algún dato que debemos seguir revisando

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Al igual que en el otro listado, encontraremos el nombre en la esquina superior izquierda.

  • Lo primero que nos indica, es que tenemos alguna cuota, que no tiene IVA y no está marcada como suplido, debemos parametrizar el IVA 0. SIN IVA/SUPLIDOS para la correcta facturación sin IVA.

Antes de facturar este concepto, deberíamos revisar su parametrización dentro del mantenimiento del concepto.

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  • Lo segundo que nos indica, es que dentro de la contabilidad que nos indica en la línea, encontramos una cuenta de proveedor que no tiene relleno el campo del NIF, por lo que es recomendable, rellenar los datos fiscales dentro de la cuenta contable en Gesfincas FOX y volver a convertir, para no provocar una mezcla de datos.
  • En caso de que esta cuenta no la necesitemos o ya no esté operativa, si no disponemos del NIF, sería recomendable eliminarla para descartar cualquier posible error en la conversión o generaríamos de nuevo cuentas de proveedores desde Gesfincas FOX

Realizado el cambio en Gesfincas FOX, deberíamos de repetir la conversión siguiendo las indicaciones del último párrafo.

  • Por último, nos informa de que no se han traspasado los asientos de la contabilidad por encontrar algún error, y nos remite a revisar el fichero “logconvercont” que encontraremos también en la carpeta ANET.

Al abrir dicho documento, nos va a informar del motivo por el cual el conversor no ha tratado el dato, e igualmente que con los pasos anteriores para asegurarnos de que la conversión se realice correctamente debemos corregir el dato el FOX y volver a convertir.

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Siguiendo el ejemplo, nos dice que hay asientos en esa contabilidad que están fuera del inicio / fin de ejercicio, por lo que, por seguridad al detectar este error, no nos pasa la contabilidad a Gesfincas NET.

Pasados estos documentos, encontraremos la pantalla de finalización de la conversión

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Recuerde, que en caso de tener que corregir el dato en FOX y tener que volver a convertir, si NO empieza la conversión desde cero, tendrá que eliminar la comunidad en Gesfincas NET y volver a convertir, siguiendo el procedimiento de este manual.

En caso de que la conversión, se haya realizado correctamente, debemos de comparar la información convertida.

Para ello es necesario, que generen los siguientes listados:

Para comprobar el traspaso de la gestión:

  • En FOX, debemos sacar el listado de Pendiente a fecha determinada y en NET, un listado de pendientes de cobro. Aquí comprobaremos que la deuda de los propietarios es correcta.
  • Listado de propietarios, para comprobar que las direcciones fiscales de los propietarios son correctas y visibles.
  • Para comprobar la contabilidad,

Sacaremos un balance de sumas y saldos, de las contabilidades convertidas, marcando el check de “cuentas contables con movimientos y saldo cero”.

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De esta manera, tendremos la seguridad de comprobar que la conversión termina de manera satisfactoria.

Recomendaciones

ASPECTOS GENERALES 

  • Formar a todos los usuarios en la nueva versión
  • Los programas tienen que estar instalados en el mismo servidor
  • Realizar un paralelo completo con alguna CCPP durante un tiempo (NET y FOX).
  • Realizar un ciclo completo de los procesos básicos y contrastarlo.
  • Una vez realizadas las pruebas, se recomienda que la conversión final sea completa, de toda la información de todos los programas contratados en fox.
  • FOX debe ser conservado como repositorio de consulta al menos cinco años.
  • Si los certificados electrónicos, se han incorporado a gesfincas FOX, debemos realizar un proceso de conversión de estos, posterior a la Conversión de datos. (ver punto 15).

ASPECTOS PARTICULARES

  1. En el caso de numeración de comunidades:

Podemos cambiar numeración si seleccionamos la opción de cambiar manualmente en opción de conversión.

Si no lo hacemos, el sistema mantendrá las numeraciones de FOX.

  1. En .NET un proveedor tiene la misma cuenta contable para todas las CCPP en las que actúe.

La conversión unificará los datos informándole en el resumen final de los cambios que haya hecho. 

  1. Clientes administración que no sean comunidades ni propietarios de vertical.

No se traspasan si el código de cliente es menor de 1001, imprescindible renumerar a partir de dicho número.

Hay que generar las cuentas contables para estos clientes y realizar el cambio masivo correspondientes (CC Antiguas vs CC Nuevas).

  1. Contabilidades sueltas:

Para traspasarlas debe crear una comunidad o propietario vertical, sin propiedades.

  1. Debe revisar el listado de errores cuando finalice la Conversión. (guarde este listado para posibles consultas posteriores).

El listado también queda guardado en la carpeta de Gesfincas 2015.

  1. Solo se traspasan de dos a diez ejercicios contables. Recomendación:

El programa Gesfincas 2015 es un histórico a Conservar para consultas durante al menos cinco años, por temas legales.

  1. No se traspasa el histórico de liquidaciones vertical.

Una vez que Gesfincas 2015 ha generado las liquidaciones de Vertical, convertir a NET y en NET generarlas y compararlas.

  1. No se traspasan las liquidaciones de horizontal de ejercicios anteriores.

Si estas liquidaciones las tiene incorporadas como documentos en IesaGDoc, se le traspasa el documento con la conversión de IesaGDoc.

  1. Domiciliaciones bancarias:

Las cuentas corrientes deben estar actualizadas, a raíz de la fusión de bancos que hubo.

  1. Si deja una CCPP a mitad de ejercicio y la tiene dada de baja:

Si quiere que se traspase deberá rehabilitar la comunidad para que se convierta y pasen las facturas de Administración.

  1. Si utiliza Juntas, en NET no está disponible la app. para móviles y tablets.
  1. Compruebe que dispone en .net de las plantillas que utiliza para comunicaciones.
  1. Compruebe si entre los modelos de recibo incorporados en Gesfincas.net está el que usted necesita.
  1. No se traspasa la agrupación de recibos.

Hay que realizar este proceso de forma manual en la opción de “Recibos, b) Agrupación de recibos”, donde podemos realizar este proceso de forma masiva, por si lo habitual es dicha situación.

15.- Conversión del resto de módulos de Gesfincas.

Una vez realizada la conversión definitiva podremos realizar el traspaso del resto de datos. Encontraremos los conversores dentro de cada módulo de Gesfincas. NET:

Gesinedi: Dentro de Gesinedi NET> Utilidades > 5. Incorporación de datos desde Gesinedi FOX.

Juntas: Dentro de Juntas NET > Utilidades > Incorporación de datos desde Juntasw FOX

IesaGDoc: Dentro de Herramientas > Conversor de FOX a NET.

En caso de no disponer del programa, pero si haber trabajado relacionando documentos a facturas o incidencias, tenemos disponible un conversor de documentos que encontraremos en C:\iesa.net\Gesfincas.net\Programa\ConversorDeDocumentos.exe. Al ejecutarlo seleccionaremos las comunidades de las que queramos incorporar documentación y la ruta de los programas de FOX en la que se encuentran estos documentos.

Fiscal: Dentro de Fiscal > Utilidades > 0. Datos fiscales para Hacienda > Traer Datos Fiscales. Que traerá las agrupaciones realizadas con anterioridad en FOX.

Certificados Digitales : Notificaciones > Utilidades, podréis encontrar los pasos pulsando aquí.

16.- Migración de tucomunidad.com

Recomendamos que la integración con TC a la licencia NET se realice al convertir definitivamente todas las comunidades de la licencia de FOX.

Si estamos registrados con la licencia de NET en TC y realizamos conversiones empezando desde cero, el perfil se eliminará de la plataforma y habrá que volver a registrarlo. Se perderán los datos registrados, habrá que repetir el proceso de registro en la plataforma y de sincronización de información

Para evitar registros con múltiples correos, es preferible realizar la vinculación de licencias al correo con el que ya estemos registrados en la licencia de FOX, a través de la opción de mantenimiento de licencias.

Una vez hecha la conversión definitiva, debemos volver a sincronizar desde NET toda la información, como propiedades e incidencias.

Con la información sincronizada es importante realizar los siguientes pasos:

  • Migración de relaciones (Recalcamos la importancia de este proceso ya que, si volviésemos a invitar a los proveedores con los que tuviésemos establecida una relación en la licencia de FOX, quedaría duplicada, imposibilitando al proveedor a dejar la factura en la licencia correcta).

Interpretación de incidencias

Tendremos disponibles los archivos generados durante el proceso de conversión para consultarlos en C:\IesaPrgs\Gesfincas\ANET. En este punto presentamos incidencias que se pueden observar y cómo resolverlas.

Logconvercont:

  • Fecha fuera de inicio y fin ejercicio: Tiene que borrar los asientos que no pertenecen a ese año y si corresponden a otro, exportar/importar dichos asientos en el ejercicio correcto.

*- Contabilidad no traspasada Contabilidad: 9999: 2 05/01/2018 0:00:00 Fecha fuera de inicio y fin ejercicio Mantenimiento gesfincas enero

  • Asiento descuadrado: Tiene que cuadrar el asiento

*- Contabilidad no traspasada Contabilidad: 15: 45 01/03/2019 0:00:00 Asiento descuadrado

  • Cuenta no contable: Este error nos indica que existe esta cuenta en Plan de cuentas con más dígitos. Para solucionarlo bastaría con borrar la cuenta con más dígitos.

Logconvererror:

  • CUOTAS/CONCEPTOS: Este error de cuotas conviene revisarlo en NET una vez hecha la conversión definitiva. Deberíamos modificar la cuota si fuera necesario.

*- CUOTAS 199 / 5. Código ref.: 11 no tiene IVA y no está asociado el concepto a una cuenta que no sea del grupo 7 para que sea un suplido. Si hace facturación de esta propiedad no será igual a la de FOX.

Podemos revisarlo accediendo en las cuotas y asociando el tipo de IVA 0. SIN IVA / SUPLIDOS.

  • PROPIETARIOS: Este error es informativo, simplemente tiene que revisar estos datos en NET.

*- PROPIETARIOS/INQUILINOS. Entidad: 16 Propiedad: 1 – Juan López. Ignoramos el dato de CIF para que conserve el nombre correcto porque su nif: 88888888K existe como Juan López 

  • CUENTA CONTABLE: Tiene que acceder al módulo de contabilidad de estas entidades, Cuentas – 1. Plan de cuentas, darle doble click a la cuenta que nos indica y poner aquí el CIF de la empresa. En caso de no utilizar ya esa cuenta puede eliminarla, única y exclusivamente si no tienen movimientos.
  • RECIBOS: Nos indica incongruencias en recibos que el conversor intenta corregir para dar sentido. Recomendamos comparar un listado de impagados de ambos programas para detectar diferencias si existiesen que deberemos revisar y corregir los errores informados en FOX en cada recibo afectado para repetir la conversión sin errores.

*- RECIBOS. Entidad: 23 Propiedad: 44 - 01/01/2017. La situación del recibo no corresponde con los importes de pagado y pendiente: 244,62 ------ FOX.: Situación.: 2 Total: 244,62 Pagado: 0,00 Pendiente: 244,62 

  • IMPAGADOS: Lo mismo que el anterior error.

*- Impagados de Entidad nº: 5 con deuda de 18103,35, no coincide con la deuda de net de 18002,25 *- -- código nº: 5 fecha 01/02/2015 en fox 50,00, no coincide con la deuda de net de 0

LogconverFAC:

Este error nos indica que no coincide el código del proveedor con la terminación de su cuenta contable. En caso de que el conversor renumere al proveedor asigna un nuevo código al proveedor y una nueva cuenta contable, si el conversor no pudiese renumerar, el cambio contable del proveedor a la cuenta correspondiente con la terminación de su código a mano. Esta nueva asignación la podemos ver en el fichero Logconverinci.

*- Factura Proveedor: Entidad: 2 La factura: 2009/020 tiene el NIF:  99999999L que corresponde con el código de proveedor: 2 mientras que el código que consta en la cuenta contable de la factura es el:3

Logvconverinci:

En este fichero se encuentran los cambios que ha realizado el conversor, es meramente informativo. Conviene guardar este fichero para futuras consultas.

*- Proveedores: El proveedor con código: 2 CERRAJERÍA RAPIDA, S.L. está en el código 3. Renumera el proveedor y por lo tanto cambia los asientos contables asociados a ese NIF a la cuenta correspondiente a la numeración dada, en este caso sería la 4100003.

*- Se ha detectado una factura con un NIF que no encontramos registrado. X99999999 Se crea esta persona.

*- Contratos de Proveedor Entidad: 5 El contrato: 18836644 tiene el NIF: A12345678 y en el código de proveedor: 0026 consta otro NIF distinto: A98765432 Ponemos el proveedor número: 2

*- Factura de Proveedor Entidad: 6 La factura: 66666    tiene el NIF: 12345678N y en el código de proveedor: 0066 consta otro NIF distinto: 98765432N     Le asignamos el proveedor nº 11 ya existente.

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