Pasos para conversión a Gesfincas.net

Ya he realizado la conversión de algunas comunidades y quiero seguir convirtiendo entidades

Para empezar, debemos realizar una copia de seguridad de Gesfincas FOX. Nos aseguraremos de que el equipo que sea servidor, en el que realizaremos la conversión, está actualizado y si es necesario instalaríamos la última versión publicada en la web para la versión FOX. Así mismo también descargamos el conversor de los programas FOX y NET.

Para ello, accederemos a www.iesa.es, al área de clientes y descargaremos la revisión para actualización de servidor. En este mismo paso, descargaremos de nuevo el conversor de Iesa.

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Pulsamos sobre revisiones para la versión 2015:

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Es recomendable, que antes de instalar el conversor, eliminemos del escritorio el acceso directo del conversor  imagen-3.pngpara posteriormente instalar el archivo descargado.

Con los programas actualizados, y la copia de seguridad realizada, comenzaremos el proceso de conversión. Esta debe realizarse en el ordenador servidor, y teniendo ambos programas instalados en el mismo disco local. No podríamos realizar un proceso de conversión desde una unidad de red, ya que podría provocar posibles errores de datos.

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Debemos introducir nuestro número de licencia de Gesfincas NET, al tabular, donde debemos indicar la ruta de Gesfincas FOX, nos va a poner directamente, la ruta sobre la que hemos instalado el conversor.

A continuación, nos pregunta si queremos que el conversor haga los cambios contables necesarios.

  • Si marcamos que si, en caso de que el conversor tenga que reenumerar algún proveedor nos va a hacer el cambio automático tanto en la gestión, como el cambio de cuenta en la contabilidad. Indicándonoslo en el primer listado informativo que nos muestra al finalizar la conversión, en el archivo “logconverinci”.
  • Si marcamos que no, el conversor no va a realizar ningún cambio contable, va a reenumerar los códigos de proveedor, en caso de que tengamos proveedores con códigos 0 o repetidos, pero no lo va a realizar ningún cambio.

Podemos convertir un mínimo de dos años contables y un máximo de diez.

También nos preguntará si queremos convertir o no los asientos predefinidos que tenemos dados de alta.

En la siguiente pantalla del conversor, es importarte que seleccionemos la segunda opción “NO quiero empezar la conversión desde cero.” Si no queremos eliminar datos que ya existan en la licencia de NET, si indicásemos “Quiero empezar la conversión desde cero” eliminaríamos todos los datos existentes en NET incorporando los datos que tengamos en FOX.

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Importante revisar en esta pantalla, la casilla que nos viene marcada por defecto de “ignorar el dato del nif” para que nos convierta todos los datos tal cual tengamos en Gesfincas FOX, y en caso de que el conversor encuentre algún error conflicto nos lo informe al finalizar la conversión en el listado “logconversor” y nosotros decidamos si damos por bueno el dato convertido o decidimos subsanarlo en FOX y volver a convertir.

En caso de que tuviésemos algún cliente en el módulo de administración que no tenga contabilidad propia, seleccionaríamos la siguiente opción “Quiero reenumerar clientes ajenos del despacho” e indicarle a partir de qué código queremos visualizarlos en net. Debemos hacerlo a partir del código 1000.

Seleccionaríamos las comunidades que queramos convertir.

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Establecemos las equivalencias entre las tablas de FOX y NET.

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En esta pantalla debemos revisar en la columna anterior, que es el dato que tenemos actualmente en fox y buscar la equivalencia en la columna nuevo, que es al que se nos traspasará en net.

Al darle a siguiente > comenzaremos la conversión del programa. En este momento es importante que no haya nadie trabajando en el programa.

En este paso, podríamos encontrarnos con algún error de conversión, ya sea por problema con alguna tabla o por algún dato que no esté registrado en FOX correctamente. Es importante, que en caso de error, nos haga llegar a soporte@iesa.es la pantalla completa del error haciendo visible la línea en la que arroja el error, para que podamos revisarlo.

 

Si la conversión finaliza con éxito, seguimos la siguiente secuencia de pantallas.

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A continuación, nos muestra unos listados que debemos revisar para comprobar que la conversión se ha realizado con éxito, dichos listados podremos consultarlos siempre en la carpeta C:\iesaprgs\Gesfincas\ANET.

El primer listado que nos muestra es el siguiente,

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Arriba a la izquierda, tenemos el nombre de este archivo dentro de la ruta mencionada. Lo siguiente que nos muestra son los cambios de códigos que ha realizado el conversor, al haberle indicado en la primera pantalla del asistente de conversión que sí queremos que nos haga los cambios contables necesarios.

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En la conversión se ha reenumerado a un proveedor y por consiguiente ha debido hacer el cambio contable correspondiente, es decir, según el ejemplo mostrado, al proveedor con el código 0 COMUNIDAD PRESUPUESTOS en FOX le ha llevado al código 16 en net, y por consiguiente ha hecho lo mismo con la cuenta contable que tuviese asociada.

Al cerrar este listado, nos mostrará otro listado, si es que tenemos algún dato que debemos seguir revisando

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Al igual que en el otro listado, encontraremos el nombre en la esquina superior izquierda.

  • Lo primero que nos indica, es que tenemos alguna cuota, que no tiene IVA y no está asociado a una cuenta que no sea del grupo 7.

Antes de facturar este concepto, deberíamos revisar su parametrización dentro del mantenimiento del concepto.

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  • Lo segundo que nos indica, es que dentro de la contabilidad que nos indica en la línea, encontramos una cuenta de proveedor que no tiene relleno el campo del NIF, por lo que es recomendable, rellenar los datos fiscales dentro de la cuenta contable en Gesfincas FOX y volver a convertir, para no provocar una mezcla de datos.

En caso de que esta cuenta no la necesitemos o ya no esté operativa, si no disponemos del NIF, sería recomendable eliminarla para descartar cualquier posible error en la conversión o generaríamos de nuevo cuentas de proveedores desde Gesfincas FOX

Realizado el cambio en Gesfincas FOX, deberíamos de repetir la conversión siguiendo las indicaciones del último párrafo.

  • Por último, nos informa de que no se han traspasado los asientos de la contabilidad por encontrar algún error, y nos remite a revisar el fichero “logconvercont” que encontraremos también en la carpeta ANET.

 Al abrir dicho documento, nos va a informar del motivo por el cual el conversor no ha tratado el dato, e igualmente que con los pasos anteriores para asegurarnos de que la conversión se realice correctamente debemos corregir el dato el FOX y volver a convertir.

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Siguiendo el ejemplo, nos dice que hay asientos en esa contabilidad que están fuera del inicio / fin de ejercicio, por lo que por seguridad al detectar este error, no nos pasa la contabilidad a Gesfincas NET

Pasados estos documentos, encontraremos la pantalla de finalización de la conversión

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Recuerde, que en caso de tener que corregir el dato en FOX y tener que volver a convertir, si NO empieza la conversión desde cero, tendrá que eliminar la comunidad en Gesfincas NET y volver a convertir, siguiendo el procedimiento de este manual.

En caso de que la conversión, se haya realizado correctamente, debemos de comparar la información convertida.

Para ello es necesario, que generen los siguientes listados:

Para comprobar el traspaso de la gestión:

  • En FOX, debemos sacar el listado de Pendiente a fecha determinada y en NET, un listado de pendientes de cobro. Aquí comprobaremos que la deuda de los propietarios es correcta.
  • Listado de propietarios, para comprobar que las direcciones fiscales de los propietarios es correcta y visible.
  •  Para comprobar la contabilidad,

Sacaremos un balance de sumas y saldos, de las contabilidades convertidas, marcando el chec de “cuentas contables con movimientos y saldo cero”.

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De esta manera, tendremos la seguridad de comprobar que la conversión termina de manera satisfactoria.

Para cualquier duda durante el proceso, les rogamos se pongan en contacto con nosotros a través de soporte@iesa.es.

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