iJuntas

1. Cuadro de mando y configuración inicial del módulo

1. Cuadro de mando y configuración inicial del módulo

1.1 Cuadro de mando

Al acceder al iJuntas la primera pantalla que nos mostrará será la pantalla de cuadro de mando.

Desde esta pantalla podremos de manera rápida y resumida hacernos una idea del estado de las entidades que tenemos sin junta realizada y las que tenemos en proceso, mostrándonos un gráfico con el histórico de las juntas realizadas. También nos permitirá descargar en nuestro ordenador el acceso directo a la aplicación de escritorio de iJuntas que permitirá realizar la fase de ejecución de nuestra junta sin necesidad de conexión a internet, también encontraremos disponibles en los market de nuestros terminales móviles una aplicación disponible para IOS y ANDROID, compatible con todos los dispositivos móviles y tablets.

1. Cuadro de mando y configuración inicial del módulo

1.2 Configuración inicial del módulo

Para poder comenzar a trabajar con iJuntas, el primer paso que deberemos realizar es la configuración del módulo para que nos permita comenzar a planificar juntas.

Este paso lo haremos una vez ya que nos va a permitir estandarizar las diferentes etapas o fases por las que pasará la junta, con esto trataremos de estandarizar los procesos del despacho que tienen que ver con la junta para después conseguir un ahorro de tiempo, marcando un proceso claro por el que todos los integrantes del despacho realicen de una manera establecida las tareas previas a la celebración de la junta, así como las finales, estableciendo un sistema orientado al proceso.

Permitirá crear una configuración global y configurar excepciones para las comunidades en las que queramos una configuración particular.

Desde el menú opciones encontraremos estas configuraciones que detallaremos a continuación.

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1.2.1 Pestaña “General”

Nos permitirá establecer un idioma predeterminado en el que queremos trabajar dando la posibilidad de seleccionar uno de los cinco idiomas disponibles, así como el formato con el que se generarán los documentos.

Como indica la pantalla, si seleccionamos el formato Word nos permitirá modificar el contenido de los documentos siempre y cuando tengamos una licencia de Microsoft Word, sin embargo, si seleccionamos la opción de trabajar con formato PDF es libre, pero no nos permitiría editarlo si no adquirimos una licencia de Abode Writer.

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1.2.2 Pestaña “Planificación de la junta”

Permitirá establecer el número de meses entre juntas, así como los meses en los que habitualmente celebramos estas juntas, sirviéndonos después de recordatorio en el panel de cuadro de mandos cada vez que accedamos al programa.

También configuraremos dar por cerrada la convocatoria en los días que establezcamos para que nos advierta del final de las delegaciones de voto que podrán realizar los propietarios en Tucomunidapp.

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1.2.3 Pestaña “Preparación de la junta”

Nos dejará dar de alta todas las tareas necesarias de cada despacho previas a la convocatoria de una junta. Pudiendo asignar directamente el usuario y una descripción de la tarea a realizar. Estas tareas se generarán de manera automática en el CRM de cada uno de los usuarios responsables de la tarea permitiéndoles poder gestionarlas y concluirlas una vez realizada.

Más adelante veremos cómo podemos cambiar de usuario responsable de la tarea, así como poder trabajar con ellas directamente desde el programa de iJuntas.

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1.2.4 Pestaña “Convocatoria/Acta”

Separaremos las opciones de esta pantalla en tres bloques.

El primero nos permitirá configurar en primer lugar todos los informes que de manera automática queramos que nos establezca cada vez que generemos el documento o vídeo de convocatoria y el informe de acta. Accediendo a cada apartado, permitirá quitar o agregar informes ya existentes en Gesfincas, así como permitiendo diseñar un modelo propio.

Desde esta pantalla indicará con el logotipo de Gesfincas los diferentes informes que podremos encontrar en cada módulo de programa, así como si el informe está disponible para la traducción multi idioma de estos. Podremos seleccionar informes que adjuntar a la convocatoria y ya no tendremos que generarlos previamente para después incluirlos, si no que el sistema en el proceso de generación de la convocatoria/acta los generará automáticamente.

Si queremos personaliza el informe de convocatoria será posible, para ello tendremos que seleccionar el informe de convocatoria personalizable y pulsar sobre el icono de duplicar para que mantengamos siempre el original.

Nos pedirá un título para el nuevo informe y nos llevará al editor de textos de Gesfincas para que podamos realizar todas las modificaciones que deseemos.

El segundo, las opciones de visualización, permitirán incluir el logotipo del despacho desde esta opción, el nombre del despacho y si se desea una numeración en las páginas de cada informe resultante.

Por último, el tercer bloque permitirá seleccionar los idiomas en los que queremos generar de manera automática la traducción de los informes, así como el orden del punto del día.

Nos dará la opción de elegir el idioma en el que queremos lanzar los envíos a nuestros propietarios, pudiendo elegir entre lanzarlas en el idioma en el que predeterminemos el módulo, en todos los idiomas o bien en el idioma que tengamos configurado dentro de la ficha de cada propietario. Si elegimos esta opción es importante tener en cuenta que dentro de la ficha de cada propietario deberemos tener correctamente indicado el idioma de este.

         

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1.2.5 Pestaña “Mecanismos de envío”

Desde la que podremos configurar todos los envíos que se realicen dentro del módulo.

Lo primero que podremos configurar es si queremos procesar de manera automática los envíos ya sean email o SMS sin tener que una vez generados los informes realizar el proceso de manera manual.

Podremos como indican las opciones parametrizar el envío a cada propietario respetando las preferencias de envío registradas en la ficha de cada propietario, o configurarlo para que a todos aquellos de los que tengamos registrada una dirección de email se envíe por este sistema y de los que no tengamos, nos los deje en la bandeja de impresión para decidir nosotros cuando imprimirlos y enviárselos por correo ordinario.

Para personalizar aún más las comunicaciones vía email deberemos configurar una plantilla de email, la cuenta desde la que se van a enviar los correos y por último podremos establecer una cuenta de correo en la que recibir una copia de lo enviado. De esta manera nos aseguraremos de que los envíos han salido de manera correcta.

Para configurar la plantilla con la que queremos realizar los envíos, accederemos desde la carátula principal del programa, configuración del programa parámetros generales a nivel de la aplicación

Comenzaremos con la configuración de las plantías de envíos por email, seleccionando la opción para ello

Y nos abrirá un apartado donde podremos crear o modificar plantillas para envíos de correo.

Nos aseguraremos de que en el tipo de plantillas seleccionemos de Juntas ya que, si no, no aparecerían después para poder vincularla a la configuración del módulo, pulsaremos sobre nueva plantilla y estableceremos tanto un título como si quisiéramos copiarla de una ya existente o bien compartirla para todos los usuarios o sólo dejarla visible para el usuario que la configura.