5.2 Fase de convocatoria

Desde la fase de convocatoria generaremos todo el contenido relativo a la convocatoria, generaremos documentación, el vídeo anexo a la convocatoria y actualizaremos la deuda.

Comenzaremos generando la convocatoria pulsando sobre la opción Gen Con

Nos mostrará la pantalla de la composición del informe, para poder asociar algún informe más que queramos en este momento a parte de los que ya tengamos configurados, y nos permitirá cambiar el orden eliminarlos, añadir un informe de manera manual e incluso permitirá configurar el periodo de información que queremos mostrar en el informe desde la opción de configuración.

Al pulsar sobre siguiente, nos mostrará el formato de salida del informe que hayamos configurado y nos permitirá hacer modificaciones, incluyendo o quitando algún idioma y pudiendo configurar las opciones de visualización.

Al pulsar sobre siguiente, quedarán generados los informes previamente seleccionados y traducidos a los idiomas que tengamos seleccionados, posibilitando su visualización o impresión en ese momento.

Seguiremos con la generación del vídeo de convocatoria desde la opción Gen Vid

Donde al igual que en el generador de informe de convocatoria, podremos seleccionar los informes a mostrar en el vídeo, cambiar el orden, configurar el periodo, eliminar o añadir otro documento de manera manual y tendremos las mismas opciones de formato de salida donde definir los idiomas si queremos realizar alguna modificación.

Al avanzar llegaremos a una pantalla de edición de vídeo que permitirá crear un vídeo acorde a las necesidades de la comunidad.

Podremos incluir carteles, imágenes, PDF o música para completar el vídeo, a pesar de que IESA ofrece una música por defecto. Nos permitirá cambiar el orden de las diapositivas pulsando sobre subir y bajar, adelantándolas o retrasándolas de posición, aumentar o disminuir el tiempo de duración de cada diapositiva, elegir tanto el volumen de la música como del audio en caso de querer realizar alguna anotación con nuestra grabadora en alguna de las diapositivas del vídeo.

También tendremos un pre visualizador, para ir visualizando todos los cambios que hagamos en nuestro vídeo y poder pulsar sobre generar vídeo cuando estemos conformes con el resultado.

Una vez creado, todos los documentos quedarán anexos a esta convocatoria y podremos consultarlos siempre que necesitemos si pulsamos en el archivador que encontraremos en la parte derecha de la pantalla.

Por último y antes de finalizar la fase de convocatoria, que dará realizar la actualización de la deuda que se hará en base a la deuda que nos muestre desde el módulo de Horizontal de Gesfincas y hasta el día de hoy, no siendo editable ni posible seleccionar sólo un periodo concreto.

Desde la opción de deudas, la podremos visualizar y pulsando sobre envío deuda esta quedará actualizada en Tucomunidad.com

Ya sólo tendremos que pulsar sobre Fin conv, para cerrar la fase de convocatoria y avanzar a la fase de ejecución de la junta.

Aparecerá una pantalla de resumen de la convocatoria informándonos de todo lo que hemos generado previamente y que al tenerlo configurado así la convocatoria va a publicarse en Tucomunidad.com.

Esta pantalla también nos advertiría en caso de que no tengamos generada la documentación generada, generarla desde ahí.

Realizará el envío automático de la convocatoria a los propietarios que encuentre con email (en caso de que lo hayamos configurado así) y nos advertirá de cuantos de los propietarios no tienen registrado una dirección de correo electrónico y el envío para ellos se deberá hacer por correo ordinario.

Podría advertirnos también de que existen propiedades sin coeficiente en caso de que no los tengamos registrados en el módulo de Horizontal y ese dato sí que habría que corregirlo antes de entrar en la fase de ejecución de la junta, para que todas las delegaciones y votaciones se completen con el porcentaje de votación correspondiente.

Por último, nos mostrará el mensaje de que la junta ha quedado convocada y nos dirá que podremos revisar el estado de las comunicaciones en la opción Estado envío

Una vez publicada en Tucomunidad.com, los propietarios podrán acceder a la documentación publicada y tendrán disponible la delegación de voto y la posibilidad de confirmar la asistencia a la junta.

Más adelante podremos descargar toda la actividad que hayan tenido en iJuntas.

Todas las delegaciones de voto que se realicen a través de Tucomunidapp generarán una comunicación certificada en el portal que tendrán validez legal total por ser plataforma homologada como tercero de confianza.

La delegación de voto puede ser digital siempre que se pueda garantizar la autenticidad de dicha delegación a través de un medio de garantías.

Esta herramienta pretende facilitar la participación de los propietarios en las decisiones de la comunidad acortando sustancialmente el tiempo de las juntas de propietarios.