Cita previa
¿Qué es?
Es un módulo que dispone de una agenda donde crear tus citas/eventos, acepta distintos tipos de cita como son: videollamada, llamada, presencial, aniversario, viaje, cumpleaños... Además se puede invitar a vecinos, proveedores, clientes, compañeros de oficina y contactos externos, pudiendo los vecinos y porteros también solicitar cita al despacho.
¿Cómo?
En la siguiente imagen, se marcan unos puntos que a continuación se describiran:
1) Punto de menú, dentro de servicios encontraremos cita previa, se nos abrirá un calendario con diferentes botones y acciones.
2) Nos salen todas las personas del despacho, pudiendo navegar entre calendarios y ver las citas marcadas como públicas que tienen los compañeros (esto se explicará en la configuración)
3) Antes de poder crear cualquier cita hay que configurar el calendario, si se accede desde un rol administrador tendrá que configurar la configuración del despacho y la del usuario, pudiendo configurar la de otros usuarios del despacho, si accede como operador solo se podrá configurar la del usuario, seleccionando las horas en las que pasa cita y otras cosas que veremos en el apartado configuración.
4) Botón para crear nueva cita, solo se podrá crear una cita si existe una configuración del despacho, también se podrá acceder a crear nueva cita haciendo clic en algún hueco del calendario, llevándonos a la solicitud de cita para el día solicitado.
5) Ver solicitudes: aquí veremos todas las solicitudes de cita que nos han hecho los vecinos y porteros, pudiendo editar la cita, aceptarla o rechazarla, en el botón saldrá una bola con la cantidad de citas pendientes que tenemos, estas también las veremos en el calendario en un color gris y un bordeado gris mas oscuro, pudiendo interactuar con ella.
7) Cambio de visualización del calendario, se podrá ver mensual, diario o semanal, siendo este último el tipo por defecto.
CONFIGURACIÓN
Si se accede como rol administrador, saldrá en la parte superior la configuración del despacho, esta tiene diferentes puntos descritos a continuación:
1) Tipos de cita disponible: se deben seleccionar los tipos de cita que un vecino o portero podrán solicitar a través de su app, en el caso de videollamada solo estará disponible para seleccionar si se tiene contratado el servicio de videollamada, en caso de querer contratarlo se tendrá que poner en contacto con el departamento de comercial de IESA.
2) Citas visibles para todos los usuarios del despacho, para seleccionar si se va a querer que por defecto las citas las puedan ver los compañeros de la oficina, aunque se ponga que si o no esto se podrá cambiar por cada cita creada.
3) Métodos de envío de notificaciones: selección de los métodos o método por el que se va a querer mandar las notificaciones de nueva cita a los participantes a ella.
4) Duración mínima y máxima que podrán solicitar cita los vecinos y porteros.
5) Asuntos: en el caso de que se en el despacho cada persona trate un asunto se pueden crean estos para que luego cada uno se asigne el asunto y cuando se reciban las solicitudes se pueda filtrar por asunto y sea más rápida la asignación.
A continuación, se muestra la configuración por usuario, está la verá cualquier rol, pero el administrador podrá cambiar la configuración de cualquier persona del despacho al igual que asignarle unas comunidades u otras.
1) Asunto: selección de los asuntos con los que trabaja.
2) Si desea recibir notificaciones por email de que se ha aceptado su solicitud, rechazado,...
3) Horario en el que se pasa cita: se deben seleccionar los días y el horario, pudiendo crear tantas jornadas como se quiera.
4) Visualización del calendario: para ver que días se quieren mostrar en el calendario que sale en la página principal y el horario.
Nueva cita
1) Selección del asunto, este es obligatorio si la cita es de tipo videollamada, llamada o presencial.
2) Persona del despacho: por defecto saldrá la persona que ha accedido pero puede solicitar cita para cualquier persona del despacho.
3) Tipo de cita
4) Horario, puede crear cita dentro del horario que ha configurado o fuera, en el caso de que cree una cita de tipo otro, por ejemplo un viaje siempre se seleccionara fuera de horario.
5) Selección de participantes, cuando se hayan seleccionado los participantes saldrá un listado en el cual se podrá editar el numero de teléfono y email en el caso de que se quieran enviar las notificaciones a otros datos.
6) Titulo y descripción de la cita
7) Cita visible para el resto del despacho, vendrá preseleccionado el valor que se ha indicado en la configuración del despacho, pero puede ser modificaco.
8) Si se desea recibir un mail resumen de la cita que se va a crear.
Ver solicitudes
Listado con las solicitudes de cita, se puede filtrar por el asunto, y por cada una de las citas se podrá ver o editar, aceptar la solicitud, rechazarla o ver el detalle del contacto que ha solicitado la cita.
En el caso de que se edite cualquier campo de la cita, está se tomará como aceptada y el vecino o portero que la solicitó tendrá que aceptarla o rechazarla.
CALENDARIO
De esta manera veremos las citas, aquellas que ya están aceptadas se verán del color del tipo que son, y las pendientes grises, pudiendo editar, eliminar o acceder al detalle desde el mismo evento del calendario.
Este sería el detalle de una cita pendiente de aceptar, en ella veremos los datos, participantes y diferentes botones para asignar a un usuario la cita, rechazarla o editarla.
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