Comunicaciones certificadas

Introducción

Por la propia naturaleza de la profesión un despacho de AAFF se ve, en ocasiones,  en la obligación de tener que emitir comunicaciones a los propietarios o a los propios proveedores de manera fehaciente. Por ello, hemos desarrollado una herramienta en tucomunidad.com para facilitar esta tarea a nuestros clientes con grandes ventajas en ahorro de tiempo y costes

En operaciones en la red, un tercero de confianza es una entidad pública o privada encargada de la emisión de certificados digitales que atestigüen la autenticidad de la identidad de los propietarios de los mismos o de las acciones que se realizan en un entorno acotado por la plataforma “tercero de confianza”.

IESA (y su plataforma tucomunidad.com) están homologadas por el MINETUR (Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital) como plataforma tercero de confianza. Adicionalmente IESA es Autoridad de Registro de Nivel I.

En base a esta homologación, tucomunidad.com ofrece a sus usuarios el servicio CERTIGES, este servicio permite al administrador de fincas contar con la validez legal de las transacciones que ocurren dentro del portal. Estas se resumen en:

  1. Custodia certificada de documentos: garantiza la inalterabilidad de la información y registra la fecha de entrada de la misma.
  2. Comunicación certificada: validez legal sobre la información en los mensajes enviados (apertura, aceptación, envío, lectura, etc.)
  3. Operación certificada: se guardan evidencias electrónicas válidas de acciones realizadas en la plataforma como pruebas jurídicas. Esta funcionalidad permite la autorización de documentos en la plataforma, con varios objetivos:
  • Garantizar la identidad de quien está autorizando.
  • Garantizar que la persona es consciente (prestación del consentimiento informado) de la operación que está realizando.
  • Guardar un registro de la operación que podrá ser consultado en el futuro con las garantías de que no ha sido manipulado.
  • Determinar de forma fehaciente el momento en que lo realizó.

 

 

Conceptos básicos

Certificado digital.-  es un fichero informático generado por una entidad de servicios de certificación que asocia unos datos de identidad a una persona física, organismo o empresa, confirmando de esta manera su identidad digital en Internet. El certificado digital se utiliza para autenticar a un usuario, cifrar una comunicación y firmar digitalmente, por lo que es necesaria la colaboración de un tercero que sea de confianza para cualquiera de las partes que participe en la comunicación. El nombre asociado a esta entidad de confianza es Autoridad Certificadora

Firma electrónica.- Es el equivalente a una firma manuscrita pero utilizando un certificado digital para realizarlo.

Comunicación certificada.- es una comunicación con validez legal en la que una tercera parte ajena a la comunicación da fe de que se ha producido esa comunicación. Al enviarlo y/o recibirlo, se genera un certificado de la comunicación que incluye los datos de emisor y destinatario, el contenido del mensaje, la fecha y hora de envío, la firma digital de IESA, actuando como tercero de confianza, y un sello de tiempo de una entidad certificadora.

Las comunicaciones certificadas son necesarias para poder corroborar de manera fehaciente la veracidad de las mismas ya que las comunicaciones tradicionales son fácilmente manipulables y por ello normalmente impugnables en un procedimiento legal.

En el caso de tucomunidad.com se produce una comunicación por doble vía, un email con el enlace a la comunicación realizada y un SMS con un PIN para poder acceder a dicha comunicación. La comunicación certificada no necesita que el destinatario esté registrado en tucomunidad.com

  

Contratación del módulo

El servicio de comunicaciones certificadas supone un gran ahorro de costes frente a los servicios de burofax tradicionales. Desde IESA hemos diseñado un servicio que supone un importante ahorro de tiempo y costes.

Para poder contratar este servicio, deberá seguir los siguientes pasos:

  1. Acceder al apartado de “Servicios” dentro del menú

 

  1. Seleccionar la opción “Contratar” en el módulo de comunicaciones
  2. Seleccionar la cantidad de créditos que se desea contratar (por defecto 10.000 créditos – 100€) y el método de pago (tarjeta de crédito o domiciliación bancaria)

 

Enviar una comunicación certificada

Para acceder a la funcionalidad de enviar comunicaciones certificadas debemos acceder al menú de “Mensajes” a través del menú lateral.

 

Tras hacer “click” en la opción “Mensajes” accederemos a las opciones entre las que se encuentra ”Comunicaciones certificadas”

 

Desde la pantalla de listado de comunicaciones certificadas, seleccionamos “Envío certificado”

 

Ahora nos aparece la pantalla desde la cual vamos a seleccionar:

  • El/los destinatarios de la comunicación certificada
  • El contenido de la comunicación certificada
    • Asunto
    • Cuerpo del mensaje
    • Documentos adjuntos

 

Al pulsar sobre la opción “Destinatarios” se desplegará un componente desde el que se puede seleccionar la lista de contactos desde la que seleccionar los destinatarios (listado de proveedores, vecinos, otros clientes del despacho o bien un nuevo contacto - “Contacto”).

  

Al seleccionar la lista, nos aparecerán los posibles contactos a seleccionar para poder enviarles la comunicación.

Importante: La comunicación certificada utiliza un sistema de doble envío de seguridad (email y SMS) por lo que es necesario para que la comunicación tenga éxito tener los datos de email y número de móvil de los destinatarios a los que se desee enviar la comunicación certificada

 

Si desea enviar una comunicación certificada a un nuevo contacto, debe seleccionar la opción “Contacto” en la lista anterior y le aparecerá un componente para poder informar de los datos del destinatario

Importante: La comunicación certificada no necesita que el destinatario esté registrado en tucomunidad.com por lo tanto se puede enviar a cualquier contacto siempre y cuando se informen el nombre, su email y su teléfono móvil correctamente

 

 

En el caso de seleccionar cualquier otra opción de destinatarios (vecinos, clientes, proveedores) el sistema nos mostrará un componente para poder seleccionar los destinatarios. Por ejemplo, en el caso de ser vecinos nos indicará que seleccionemos la comunidad a la que pertenecen y posteriormente nos presentará los posibles destinatarios para que podamos elegir aquellos a los que queremos enviar la comunicación

 

 

 

Una vez seleccionados los destinatarios, deberá alimentar los datos de la comunicación certificada:

  • Asunto
  • Cuerpo del mensaje
  • Documentos adjuntos

y pulsar aceptar para enviar la comunicación

 

 

El sistema nos avisará de la cantidad de créditos que va a consumir la operación actual y el remanente de créditos

 

 

Recibir una comunicación certificada

El receptor de una comunicación certificada enviada a través de tucomunidad.com recibe la comunicación por una doble vía:

  1. Email con el enlace al contenido de la comunicación certificada
  2. SMS con el PIN que debe introducir para poder leer la comunicación certificada

 

Una vez introducido el PIN se accede al contenido de la comunicación certificada

 

El receptor puede:

  1. Aceptar la comunicación:

 

El sistema avisa al receptor de que va a realizar una aceptación del mensaje (operación certificada) que quedará registrada en la plataforma

  1. Rechazar la comunicación

El sistema avisa al receptor de que va a realizar un rechazo del mensaje (operación certificada) que quedará registrado en la plataforma

  1. Salir de la comunicación, en cuyo caso quedara registro de su recepción y lectura sin aceptación ni rechazo

 

 Revisar el estado de mis comunicaciones certificadas enviadas

Una comunicación certificada enviada a través del servicio de tucomunidad.com puede estar en los siguientes estados:

  1. - El sistema no ha podido realizar la comunicación (porque no hay conexión o por caída del sistema)
  2. Completada con errores.- El sistema ha realizado la comunicación con éxito parcial (en el caso de múltiples destinatarios hay alguno/s destinatario/s a los que no se ha podido realizar la entrega)
  3. - El sistema ha realizado la comunicación con éxito
  4. - La comunicación se ha realizado con éxito y el destinatario ha aceptado dicha comunicación
  5. - La comunicación se ha realizado con éxito y el destinatario ha rechazado dicha comunicación

 

En cualquiera de los estados  se puede acceder a un informe más completo de información pulsando en el detalle “Ver mensaje”

Además, en cualquiera de los estados, muy útil para envíos a múltiples usuarios, se puede acceder al detalle de cada usuario al que se ha enviado la comunicación en el detalle “Destinatarios”

 

 

Me aparecerá un informe por cada destinatario donde puedo acceder a ver el detalle de su estado y el informe de las operaciones que dicho destinatario ha realizado

 

La opción “Ver detalle” del estado de un destinatario nos mostrará: