Cuadro de Mando
Introducción
Una imagen vale más que mil palabras.
Una de las grandes necesidades de los despachos de AAFF es poner en valor su trabajo ante sus clientes, los propietarios de una comunidad. Para ello una buena oportunidad es la Junta Anual de la Comunidad. Sin embargo, existen dos debilidades en este planteamiento, la primera es la poca asistencia de propietarios a dicha reunión, la segunda es que el acta de la Junta, si tiene demasiado texto, es poco consumible para un porcentaje alto de los propietarios.
Por ello, hemos creado la nueva funcionalidad de cuadro de mandos, que permite a los AAFF:
- Tener una visión global de las CCPP que gestiona
- Tener una visión individual de cada una de las CCPP
- Compartir, si lo desea, con los propietarios aquellos gráficos que ponga en valor su trabajo de una forma sencilla y fácilmente consumible
¿Qué es un cuadro de mandos?
Es una herramienta de elaboración de gráficos de distintos conceptos que permite al AAFF establecer un análisis de la situación de distintos parámetros de las comunidades de propietarios que gestiona definiendo umbrales superiores e inferiores para poder visualizar cuando se superan.
Es preferible que leas el documento completo una primera vez y luego comiences a seguirlo paso a paso en una segunda lectura
Conceptos básicos
- Cuadro de mandos: un cuadro de mandos lo componen un número de gráficas referentes a una comunidad de propietarios o a todas las comunidades de propietarios gestionadas por el despacho simultáneamente de forma que se pueda tener una visión global del negocio.
- Gráfico: es una representación de datos según un modelo definido. Hay distintos tipos de gráficos (lineal, de barras horizontales, de barras verticales, de tarta, etc…)
- Lineal: es la representación de los datos relacionados entre sí por sucesión de puntos (valores) en un sistema cartesiano (eje horizontal, eje de las X o eje de abscisas y eje vertical, ejes de las Y o eje de ordenadas). Un ejemplo: el número de incidencias abierto en una comunidad por cada mes del año (en el eje X el mes y en el Eje Y la cuenta de las incidencias):
- Barras verticales o barras simples: el concepto es igual al lineal pero en lugar de que cada par de valores estén representados por un punto son representados por una barra en un sistema cartesiano (eje horizontal, eje de las X o eje de abscisas y eje vertical, ejes de las Y o eje de ordenadas). En el ejemplo anterior:
- Barras horizontales: el concepto es igual al de las barras simples pero en este caso se invierte la representación girando los ejes del sistema cartesiano 90º a la derecha. En el ejemplo anterior:
- Tarta: es la representación de los datos repartidos en porciones donde la suma de todos es la tarta completa y cada porción representa la parte proporcional de sus datos. En el ejemplo anterior:
- Campo de disociación: A la hora de definir un cuadro de mandos podemos hacer que los gráficos representen al conjunto de todas las comunidades de propietarios que tenemos activas (es decir sin disociar) o bien que en cada gráfico se muestren los datos de una única comunidad de propietarios que vamos seleccionando de todo nuestro listado de comunidades de propietarios (disociando cada gráfico/comunidad de propietarios)
- Matriz de datos: Como hemos visto los gráficos representan datos. El conjunto de datos general sobre los que se pueden generar distintos gráficos constituyen la matriz de datos. Las matrices de datos disponibles en el cuadro de mandos son:
- Datos económicos
- Datos de incidencias
- Datos de uso de tucomunidad.com
- Serie: Al conjunto específico de datos que se representa en un gráfico se le denomina serie. Por ejemplo, si tenemos el listado del número de incidencias que se abren y se cierran en cada uno de los meses de un año, la serie sería el estado de la incidencia y el gráfico sería:
- Umbrales: Suele ser muy útil definir límites tanto superiores como inferiores de forma que si alguna de las gráficas (datos de la gráfica) supera dicho límite el cuadro de mandos me presente un indicador de aviso (por ejemplo comunicando que un límite se ha superado). Dichos límites se denominan umbrales. En el ejemplo anterior podríamos definir un umbral superior en 10 incidencias para estar atentos en aquellos momentos que el volumen de incidencias de una comunidad en un mes es muy elevado.
- Filtros: Suele ser muy útil y bastante habitual hacer un filtro de datos para seleccionar aquellos casos que son de interés. Por ejemplo, en una gráfica definir los valores de un solo año (el actual por ejemplo). Para poder tener dicha flexibilidad se han incluido los filtros.
- Operaciones: Las operaciones nos permiten establecer cálculos sobre los datos que se van a representar. Por ejemplo, en el caso de las incidencias una operación adecuada podría ser la de “contar” el número de incidencias, sin embargo en el caso de los recibos(facturas) emitidos por la comunidad de propietarios nos podría ser de interés “contar” el número de recibos pero también “sumar” el importe de dichos recibos. Para poder tener dicha flexibilidad se han incluido las operaciones.
Las operaciones disponibles en el cuadro de mandos en la actualidad son:
- Cuenta: El valor presentado en la gráfica será el número de veces que se repite la variable en la serie evaluada
- Máximo: El valor presentado en la gráfica será el valor máximo de la variable en la serie evaluada
- Mínimo: El valor presentado en la gráfica será el valor mínimo de la variable en la serie evaluada
- Promedio: El valor presentado en la gráfica será el valor medio de todos los valores de la variable en la serie evaluada
- Suma: El valor presentado en la gráfica será la suma de todos los valores de la variable en la serie evaluada
Contratación del módulo
En la actualidad el servicio de cuadro de mandos es un módulo gratuito en tucomunidad.com
Acceder al cuadro de mandos
Para acceder a la funcionalidad de cuadro de mandos debemos acceder al menú de “Cuadro Mandos” a través del menú lateral.
Al entrar en dicha opción el sistema nos presentará los cuadro de mando habilitados en este momento en tucomunidad.com – los gráficos individuales de comunidades y los gráficos acumulados
Al acceder al cuadro de mandos global del despacho el sistema nos presentará los gráficos disponibles en dicho cuadro de mandos. En la actualidad son:
- Incidencias: Presenta las incidencias agrupadas por su estado y su evolución en número (cuenta) a lo largo de los doce últimos meses de la agrupación de todas las comunidades gestionadas por el despacho
- Uso de tucomunidad.com: Presenta los datos de uso de tucomunidad.com agrupados por su tipología y su evolución en número (cuenta) a lo largo de los doce últimos meses de la agrupación de todas las comunidades gestionadas por el despacho
- Financiero:
Al acceder al cuadro de mandos de las comunidades el sistema nos presentará los gráficos disponibles en dicho cuadro de mandos seleccionables para cada comunidad de propietarios. En la actualidad son:
Antes de avanzar el sistema nos pedirá que seleccionemos la comunidad para la que queremos analizar la información:
Una vez seleccionada la comunidad de propietarios el sistema nos presentará los gráficos disponibles en dicho cuadro de mandos para esa comunidad de propietarios. En la actualidad son:
- Incidencias: Presenta las incidencias agrupadas por su estado y su evolución en número (cuenta) a lo largo de los doce últimos meses de la comunidad seleccionada
- Uso de tucomunidad.com: Presenta los datos de uso de tucomunidad.com agrupados por su tipología y su evolución en número (cuenta) a lo largo de los doce últimos meses de la comunidad seleccionada
- Financiero:
Opciones de un gráfico
En la actualidad dentro de un gráfico podemos realizar las siguientes operaciones:
- Descarga del gráfico: Nos permite crear un fichero .png con el gráfico para que podamos incluirlo en nuestros informes.
- Actualización del gráfico: Nos permite actualizar el gráfico con los últimos datos disponibles
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