Invitaciones a otras empresas por parte de un proveedor
Introducción
Las empresas necesitan optimizar la gestión de sus trabajos al tiempo que ofrecen la mayor disponibilidad a sus clientes. La tecnología y la digitalización nos ofrece la posibilidad de cubrir las dos necesidades. tucomunidad.com ha nacido para poder automatizar procesos entre los administradores de fincas y los proveedores de servicios de las comunidades de propietarios
Las empresas necesitan:
- Poder disponer de un sistema en el que trazar la información de las órdenes de trabajo que reciben
- Optimizar el tiempo empleado en conversaciones telefónicas
- Poder demostrar y poner en valor el trabajo realizado
- Poder certificar la ejecución de los trabajos realizados
- Poder tener información del estado de sus facturas desde la emisión al cobro, especialmente si hay algún problema que vaya a retrasar el pago
- Tener visibilidad ante sus clientes y potenciales clientes
Tucomunidad.com está diseñada para poder cubrir estas necesidades y es el único portal especializado en los procesos relacionados con las comunidades de propietarios homologado por el Ministerio de Industria como plataforma Tercero de Confianza
Como Terceros de Confianza los servicios que van a estar disponibles en el portal son:
- Servicio de custodia de documentos garantizando la veracidad del mismo
- Soporte de FacturaE
- Notificaciones certificadas
- Operaciones certificadas
El primer paso para poder obtener estos beneficios es estar registrados en la plataforma y establecer una relación con los despachos AAFF y/o con otras empresas.
Conceptos básicos
Para que un despacho de AAFF y un Proveedor puedan colaborar dentro del portal tucomunidad.com es necesario que se establezca una relación entre ambos. El mismo procedimiento se utiliza para que una empresas pueda colaborar con otras empresas en el portal (sean clientes o proveedores).
Una “relación” es un vínculo digital entre los CIF del AAFF y del Proveedor (o de dos empresas) que habilita las funcionalidades y herramientas que existen en el portal tucomunidad.com para facilitar la colaboración entre AAFF, CCPP y Proveedores.
Las condiciones para que se establezca dicha relación son:
- La empresa que quiere establecer una relación de colaboración debe existir en tucomunidad.com (es decir, ha debido realizar el proceso de alta en tucomunidad.com)
- La empresa debe realizar una invitación al proveedor/cliente a través de tucomunidad.com
- El proveedor/cliente debe registrarse en tucomunidad.com y aceptar la “solicitud de relación” que le ha invitado la empresa original
Una “Solicitud de relación” es una petición que relaciona a dos empresas de forma que a partir del momento en que se acepta por parte del Proveedor/cliente permite a la empresa original enviar de forma automática órdenes de trabajo al Proveedor y al Proveedor le permite gestionar dichas órdenes de trabajo y emitir facturas por dichos servicios
Una “Invitación” es una comunicación a través de correo electrónico o a través de una notificación electrónica a través de tucomunidad.com que permite hacer llegar una solicitud de relación entre las dos empresas que tienen interés en establecer una relación dentro del portal
Por motivos de seguridad las invitaciones tienen una fecha de caducidad de un mes a partir de su envío. A partir de la fecha de caducidad de las invitaciones, dichas invitaciones dejan de ser válidas si no se han aceptado y se deben volver a enviar para que tengan validez
Configuración de los parámetros del servidor de correo para comunicaciones por mail
Cuando se envían comunicaciones por mail desde tucomunidad.com la plataforma utiliza los datos del servidor de correo de mi entidad para enviar dichas comunicaciones (esto hace que la comunicación sea personalizada y mucho más eficaz dado los receptores del mensaje conocerán el mail desde el que se les está enviando el correo)
Para que la plataforma pueda enviar dichas comunicaciones desde el servidor de correo del despacho es necesario decirle a la plataforma los parámetros de correo de dicho servidor
Para acceder a dicha la funcionalidad debes acceder al menú de “Preferencias” a través del menú lateral.
Ahora deberás hacer click en “Configuración General”
Y elegir “Servidor email”
El sistema te presentará los datos que debes introducir para poder configurar el envío de correos desde tucomunidad.com
Invitar a otras entidades
Para que dos entidades puedan colaborar dentro del portal tucomunidad.com es necesario que se establezca una relación entre ambos.
El mecanismo que se utiliza en tucomunidad.com para hacer llegar la solicitud de relación a otras entidades son la “invitación a proveedores” y la “invitación a clientes”
Para acceder a ambas funcionalidades debes acceder al menú de “Empresas” a través del enlace rápido que hay en la página principal o bien a través del menú lateral.
Tras hacer “click” en la opción “Empresas” accederemos a las opciones entre las que se encuentra ”Invitación a Proveedores” y “Invitación a clientes”
Invitar a proveedores
Tras acceder desde la opción “Invitar a proveedores” el sistema nos presentará la pantalla en la que debemos introducir todos los datos para realizar la invitación (Solicitud de relación)
Como el proceso de invitación es un proceso largo, el sistema nos indica que le proporcionemos una dirección de email donde nos remitirá el resultado final del proceso (cuántos proveedores han sido invitados, a cuáles ha sido imposible remitir la invitación y los motivos, etc…). De esta manera el proceso se ejecutará en segundo plano sin que tengamos que esperar a su finalización sin poder continuar nuestro trabajo
Ahora podremos seleccionar el texto del mensaje que recibirán los proveedores. Se puede elegir entre la plantilla por defecto que presenta el sistema, otras plantillas que el usuario haya creado o bien redactar en este momento el contenido del mensaje a través del editor de la pantalla.
Una vez generado el contenido del mensaje deberemos seleccionar los destinatarios de la invitación. Podemos elegir entre tres opciones:
- Seleccionar todos los proveedores: esta opción nos permite con un solo click seleccionar todos los proveedores en nuestra base de datos
- Seleccionar proveedores registrados y no relacionados: esta opción nos permite con un solo click seleccionar todos los proveedores de nuestra base de datos que ya existen en tucomunidad.com
- Seleccionar manual: esta opción nos despliega un componente que nos muestra todos los proveedores de nuestra base de datos con información de si están registrados o no en tucomunidad.com, si ya tenemos una relación establecida con ellos o no, si previamente les hemos invitado pero no han aceptado la invitación y si su email está disponible para poder enviar por correo electrónico la invitación. Sobre la lista de proveedores podemos seleccionar uno a uno a quiénes queremos enviar la invitación
Por último, en la pantalla de invitación a proveedores podrás visualizar un “check” que te permitirá refrescar de manera automática las invitaciones que vas a enviar de forma que te puedas ahorrar el trabajo y además se evite la caducidad de las invitaciones (te recordamos que una invitación caduca al mes de ser emitida, de esta manera, antes de que la invitación vaya a caducar el sistema emitirá una nueva)
Invitar a clientes
Tras acceder desde la opción “Invitar a clientes” el sistema nos presentará la pantalla en la que debemos introducir todos los datos para realizar la invitación (Solicitud de relación)
Importante: En el caso de un AAFF las solicitudes de relación siempre nacen del propio AAFF a los proveedores, nunca en sentido contrario
Como el proceso de invitación es un proceso largo, el sistema nos indica que le proporcionemos una dirección de email donde nos remitirá el resultado final del proceso (cuántos clientes han sido invitados, a cuáles ha sido imposible remitir la invitación y los motivos, etc…). De esta manera el proceso se ejecutará en segundo plano sin que tengamos que esperar a su finalización sin poder continuar nuestro trabajo
Ahora podremos seleccionar el texto del mensaje que recibirán nuestros clientes. Se puede elegir entre la plantilla por defecto que presenta el sistema, otras plantillas que el usuario haya creado o bien redactar en este momento el contenido del mensaje a través del editor de la pantalla.
Una vez generado el contenido del mensaje deberemos seleccionar los destinatarios de la invitación:
El sistema nos indica si ya tenemos o no relación con ese cliente en la plataforma / , si el cliente ya está registrado en tucomunidad.com y por tanto la invitación será instantánea o no / , si el ya ha sido previamente invitado a la plataforma o no / y por último, si el dato de la dirección de mail del cliente es conocido o no (si no es conocido y no está registrado en la plataforma no se podrá enviar la invitación a dicho cliente) /
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