Módulo de comunicaciones
Introducción
Los despachos de AAFF necesitan tener distintos canales de comunicación para poder trasladar información a sus clientes. Cada cliente tiene sus propias preferencias de uso. Por ello, hemos desarrollado un módulo de comunicaciones dentro de tucomunidad.com que irá incorporando los canales de comunicación más usados (email, SMS, notificaciones Push, mensajería instantánea, etc…) para facilitar esta tarea a nuestros clientes con grandes ventajas en ahorro de tiempo y costes
Conceptos básicos
Notificaciones Push.- son un tipo de comunicaciones digitales, utilizadas en mensajería instantánea, en las que el emisor utiliza el canal de una App para hacerle llegar las comunicaciones a los destinatarios (p.e: whatsapp o las notificaciones de la App de tucomunidad.com)
Contratación del módulo
El módulo de comunicaciones supone un gran avance en comodidad frente a los servicios de comunicación tradicionales. Desde IESA hemos diseñado un servicio que supone un importante ahorro de tiempo y costes.
Para poder contratar este servicio, deberá seguir los siguientes pasos:
- Acceder al apartado de “Servicios” dentro del menú
- Seleccionar la opción “Contratar” en el módulo de comunicaciones
- Seleccionar la cantidad de créditos que se desea contratar (por defecto 10.000 créditos – 100€) y el método de pago (tarjeta de crédito o domiciliación bancaria)
Importante: Dentro del módulo de comunicaciones existen canales cuya utilización supone un coste para el usuario (p.e: una comunicación certificada o el SMS) y otras que no suponen coste alguno (p.e: el mail)
Canales de comunicación contemplados
En la actualidad, a través del módulo de comunicaciones se pueden utilizar los siguientes canales:
- Email: envío de contenido a través del email a las direcciones de los destinatarios
- SMS: envío de contenido a través de SMS a los números de móvil de los destinatarios
- Notificaciones App: envío de contenido a través de la App a los usuarios de la misma seleccionados como destinatarios
- Comunicaciones certificadas: es una comunicación con validez legal en la que, una tercera parte, ajena a la comunicación, da fe de que se ha producido esa comunicación. Al enviarlo y/o recibirlo, se genera un certificado de la comunicación que incluye los datos de emisor y destinatario, el contenido del mensaje, la fecha y hora de envío, la firma digital de IESA, actuando como tercero de confianza, y un sello de tiempo de una entidad certificadora. En el caso de tucomunidad.com se produce una comunicación por doble vía, un email con el enlace a la comunicación realizada y un SMS con un PIN para poder acceder a dicha comunicación. La comunicación certificada no necesita que el destinatario esté registrado en tucomunidad.com
Están en proceso de estudio otros canales que pudieran ser de interés como aplicaciones de uso común de mensajería electrónica
Enviar una comunicación
Para acceder a la funcionalidad de enviar comunicaciones debemos acceder al menú de “Mensajes” a través del menú lateral.
Tras hacer “click” en la opción “Mensajes” accederemos a las opciones entre las que se encuentran “Mensajes” y ”Comunicaciones certificadas”
Seleccionaremos “Mensajes” para usar los canales de email, SMS y notificaciones a través de la App de tucomunidad.com y en la siguiente pantalla haremos click en la opción “Enviar mensaje”
Ahora nos aparece la pantalla desde la cual vamos a seleccionar:
- El/los destinatarios de la comunicación
- El canal/es por el/los que queremos enviar la comunicación
- El contenido de la comunicación
Al pulsar sobre la opción “Destinatarios” se desplegará un componente desde el que se puede seleccionar la lista de contactos desde la que seleccionar los destinatarios (listado de proveedores, vecinos, otros clientes del despacho o bien un nuevo contacto - “Contacto”).
Al seleccionar la lista, nos aparecerán los posibles contactos a seleccionar para poder enviarles la comunicación.
Importante: Para el éxito de la comunicación es necesario los datos de email y número de móvil de los destinatarios a los que se desee enviar la comunicación estén bien informados y que en el caso de las notificaciones por App los destinatarios estén registrados en tucomunidad.com y se hayan descargado la App
Si desea enviar una comunicación a un nuevo contacto, debe seleccionar la opción “Contacto” en la lista anterior y le aparecerá un componente para poder informar de los datos del destinatario
Importante: La comunicación por email o SMS no necesitan que el destinatario esté registrado en tucomunidad.com (sí en el caso de notificaciones push a través de la App) y por lo tanto se pueden enviar a cualquier contacto siempre y cuando se informen el nombre, su email y su teléfono móvil correctamente
En el caso de seleccionar cualquier otra opción de destinatarios (vecinos, clientes, proveedores) el sistema nos mostrará un componente para poder seleccionar los destinatarios. Por ejemplo, en el caso de ser vecinos nos indicará que seleccionemos la comunidad a la que pertenecen y posteriormente nos presentará los posibles destinatarios para que podamos elegir aquellos a los que queremos enviar la comunicación
Una vez seleccionados los destinatarios seleccionaremos los canales de envío de la información. El sistema permite realizar dos vías simultáneas de envío para que, en caso de que un canal no sea viable, se pueda utilizar una segunda vía:
Una vez seleccionados los canales, deberá alimentar los datos de la comunicación para cada canal:
- Email (Asunto, Cuerpo del mensaje, Documentos adjuntos)
- SMS (Texto del SMS)
- Notificación (Texto de la notificación)
y pulsar aceptar para enviar la comunicación
En caso de que alguno de los canales de comunicación que vayamos a utilizar tenga coste (p.e: SMS), el sistema nos avisará de la cantidad de créditos que va a consumir la operación actual y el remanente de créditos
Revisar el estado de mis comunicaciones enviadas
Una comunicación enviada a través del servicio de tucomunidad.com puede estar en los siguientes estados:
- - El sistema no ha podido realizar la comunicación (porque no hay conexión o por caída del sistema)
- Completada con errores.- El sistema ha realizado la comunicación con éxito parcial (en el caso de múltiples destinatarios hay alguno/s destinatario/s a los que no se ha podido realizar la entrega)
- - El sistema ha realizado la comunicación con éxito
En cualquiera de los estados se puede acceder a un informe más completo de información pulsando en el detalle “Ver mensaje”
Además, en cualquiera de los estados, muy útil para envíos a múltiples usuarios, se puede acceder al detalle de cada usuario al que se ha enviado la comunicación en el detalle “Destinatarios”
Enviar una comunicación certificada
Para conocer cómo realizar una comunicación certificada le recomendamos ver en la ayuda el documento “Comunicaciones certificadas”
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