Módulo presupuestos AAFF
¿Qué es el módulo de presupuestos?
El módulo de presupuestos en el caso del AAFF, se utilizará para la solicitud a proveedores de presupuestos sobre un tema, problema o incidencia que tenga una comunidad, por ejemplo: solicitar presupuestos para la puesta de un ascensor en la comunidad X. En el momento que el AAFF haga la solicitud los proveedores podrán acceder y enviar sus presupuestos, siendo el AAFF el que elija el presupuesto que quiere aceptar.
¿Cómo empiezo?
Para acceder al módulo tienes dos opciones, en el menú de la izquierda dentro proveedores verás una opción de presupuestos, la otra sería en el menú superior en el botón presupuestos.
Dentro tendremos dos opciones:
- Tipos de presupuesto: donde crearemos las plantillas que deberán de completar los proveedores para la creación del presupuesto.
- Solicitudes: veremos el listado de solicitudes creadas pudiendo interactuar sobre ellas, también podremos crear nuevas solicitudes.
SOLICITUDES
NUEVA SOLICITUD
Se deberá acceder en el botón + Nuevo, en la siguiente página encontraremos un formulario que se deberá completar con los datos correctos:
En la primera pantalla (ver imagen inferior) se deberán rellenar los datos de la comunidad y de contacto, en el caso de seleccionar una comunidad podremos relacionar la solicitud a una incidencia que tengamos, al seleccionar que queremos relacionar saldrá un listado con las incidencias y se deberá seleccionar la deseada. También encontramos un opción de mostrar datos de la comunidad a terceros, esto quiere decir que en caso de que no se seleccione los proveedores que accedan al detalle de la solicitud no podrán ver la dirección exacta de la comunidad pero si podrán ver un mapa con una localización aproximada.
En el siguiente paso nos pedirán los siguientes datos:
- Títulos
- Descripción
- Fecha de inicio y fecha de fin
- Imagen principal
-Resto de documentos
El tercer paso de la solicitud será para elegir o crear un tipo de presupuesto, en el caso de que tengamos tipos de presupuesto creados podremos seleccionar una plantilla, sino tendremos una opción para la creación de un nuevo tipo de presupuesto.
En el caso de querer crear una nueva plantilla la pantalla la pantalla será la siguiente, explicaremos las opciones a seleccionar mas a fondo en el punto TIPOS DE PRESUPUESTOS.
En el caso de seleccionar una del listado se nos auto completará con los datos y podremos editarla, al dar a siguiente deberemos seleccionar si queremos editarla o crear una nueva plantilla con esas modificaciones.
El cuarto paso será seleccionar los proveedores que queremos que puedan acceder a la solicitud y mandar un presupuesto, también habrá una opción de solicitud pública, con esto podremos seleccionar el máximo de solicitudes públicas que queremos que puedan acceder a la solicitud, es decir que cualquier proveedor que quiera podrá acceder a la solicitud siempre y cuando el número de proveedores (que no hayan sido invitados de forma privado) que hayan accedido a la solicitud sea menor al máximo que hemos puesto.
En seleccionar proveedores tendremos tres opciones, elegir del listado de mis proveedores, de los proveedores recientes que ya hemos invitado a alguna solicitud o crear un nuevo proveedor, cuando hayamos seleccionado tendremos que aceptar y en el listado veremos los proveedores que hemos seleccionado, pudiendo cambiar alguno de los datos.
En el último paso veremos un resumen de la solicitud y algunos campos de estadísticas, podremos GUARDAR o ENVIAR la solicitud, esto significa:
- Guardar: la guardaremos como un borrador y no será enviada a los proveedores hasta que la enviemos.
- Enviar: se enviaran y los proveedores ya tendrán acceso a ella.
LISTADO DE SOLICITUDES
Veremos todas las solicitudes creadas pudiendo filtrar por los campos deseados, dependiendo el estado de la solicitud podremos acceder a algunas opciones, estas son:
- Ver detalle
- Ver presupuestos: veremos los presupuestos recibidos pudiendo adjudicar alguno. En el punto VER PRESUPUESTOS veremos estas pantallas.
- Ver empresas: veremos las empresas invitadas.
- Eliminar: eliminaremos la solicitud.
- Unir incidencia
- Editar
- Publicar: pasaremos de estado borrador o desierta a publicada y los proveedores podrán interactuar.
- Cancelar: cancelamos la solicitud.
- Cerrar concurso: si se cierra los proveedores no podrán enviar más presupuestos.
TIPOS DE PRESUPUESTOS
Al igual que en las solicitudes, veremos un listado de los tipos de presupuesto creados, pudiendo ver/editar o eliminarlos, también podremos crear un nuevo tipo de presupuesto en el botón + Nuevo.
La siguiente pantalla será la que debemos completar para crear un nuevo tipo de presupuesto:
En primer lugar vemos que existen 3 pestañas: Tipo de presupuesto, tipo de actividad y vista previa.
En la primera pestaña, debemos completar la plantilla, introduciendo un titulo y una descripción como campos obligatorios, a parte podremos crear las características que queramos, pudiendo seleccionar el tipo de la característica entre los siguientes tipos:
- Respuesta corta
- Párrafo
- Respuesta numérica
- Selección única
- Selección múltiple
- Desplegable
- Fecha
Al seleccionar el tipo deseado se añadirán los campos necesarios para crear una característica de ese tipo, a parte se puede seleccionar si queremos que el campo sea obligatorio, si queremos duplicar la característica o eliminarla.
Añadiendo características en los botones + que vemos en el margen derecho o al final de la página crearemos la solicitud a medida que deseamos que sea completada por los proveedores interesados, podemos ver la vista previa que van a ver los proveedores en la tercera pestaña de la página.
La segunda pestaña es para seleccionar el tipo de actividad a la que se refiere la solicitud.
Con todo esto creado podremos crear el tipo de presupuesto que luego podremos utilizar al seleccionarlo en la creación de la solicitud.
VER PRESUPUESTOS
Al acceder a esta opción del menú del listado de solicitudes podremos ver:
- Un pequeño detalle de la solicitud pudiendo cambiar el estado de la solicitud.
- Un listado de los presupuestos recibidos y en el caso de haber enviado la solicitud a alguna empresa veremos una linea con la empresa y el estado del presupuesto que esperamos, podremos acceder a un menu en el que:
- Crearemos un presupuesto por la empresa en el caso de que nos lo envíen físicamente.
- Podremos acceder a un chat con el proveedor.
- Podremos reenviar la invitación.
- Cambiar el estado del presupuesto adjudicándolo o rechazándolo.
- Añadirlo al comparador, al que tendremos acceso desde el botón azul del margen de la derecha, y veremos la comparación de los presupuestos seleccionados pudiendo descargar un informe.
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