Módulo RGPD 365
Introducción
Los despachos de AAFF necesitan disponer de un lugar 100% accesible, donde puedan tener almacenada la documentación en materia de protección de datos así como que les permita poder resolver Incidencias, Consultas o Gestiones de una manera muy ágil. Con este propósito IESA pone a disposición de sus clientes este módulo.
Con esta solución IESA pone a disposición de sus clientes el mejor servicio de adaptación RGPD para AAFF, 100% integrado con las herramientas de uso diario e interacción con las CCPP/Presidentes y con la disponibilidad 365 días al año para poder realizar consultas / adaptaciones con la mejor celeridad posible.
Visión General
Esta opción, sólo disponible en tucomunidad.com, y sólo para los clientes que tengan contratado este servicio de Adaptación a RGPD con IESA, permite tener organizada toda la documentación relativa al Reglamento General de Protección de Datos (LOPD+RGPD), tanto de sus comunidades como de su despacho, así como interactuar con IESA para cualquier gestión, que en esta materia, se deba realizar:
Este nuevo módulo permite:
- Tener disponible la documentación de las comunidades adaptadas al nuevo reglamento.
- Tener disponible la documentación de la adaptación de su despacho de acuerdo al nuevo reglamento.
- Tener disponible en cualquier momento el histórico de documentos que en esta materia se haya desarrollado para cualquier comunidad o despacho.
- Buscador ágil y sencillo para poder acceder de manera cómoda a la documentación de cualquier comunidad
- Poder comunicar, a su DPO, IESA, para su posterior gestión cualquiera de las siguientes Incidencias, Consultas o Gestiones, en adelante Tickets:
- Comunicación de alta/baja de Personal laboral.
- Comunicación de alta/baja de sistemas de Vídeo-Vigilancia.
- Comunicación de brechas de seguridad.
- Realizar cualquier consulta especializada en esta materia.
- Cualquier otra consulta/incidencia no recogida en las anteriores.
- Contar con un panel de control donde pueda seguir por comunidad o despacho el estado y respuesta de cualquiera de las Tickets anteriores.
Trabajando con el Servicio
Acceso
Podremos acceder a este servicio a través del Menú, en la opción RGPD
Panel de control
A través de este panel de control, podremos disponer a vista de pájaro de la situación de la documentación así como de la situación de las gestiones iniciadas a raíz de cualquier necesidad que hayamos tenido en materia de protección de datos.
En la parte superior del interfaz tenemos la información relativa a la situación del despacho.
En la parte intermedia tendremos un buscador “ágil” para localizar de una manera muy rápida la comunidad deseada, tecleando parte del nombre, o del CIF.
En la parte inferior de la pantalla tendremos la información de cada una de las comunidades adaptadas.
La información, documentación y acceso al resto de opciones son estándar tanto para el despacho como para las comunidades.
Documentación
La documentación seguirá el siguiente código de colores:
- Verde – El documento no ha caducado; tiene validez.
- Rojo – El documento ha caducado; podría no ser válido.
- Gris – El documento no está disponible.
Haciendo click en cada uno de los enlaces, nos abrirá el documento en formato pdf.
Dicho documento se abrirá en una pantalla y nos dará las siguientes opciones:
En el encabezado de la ventana aparecen una serie de iconos que nos permitirán:
|
buscar cadenas de caracteres dentro del documento |
|
situarnos en la página deseada indicando el número |
|
maximizar el documento |
|
descargar el documento |
Para las comunidades, el resumen de la documentación de estas se mostrará indicando por tipo de documento el número de estos que están a nuestra disposición de manera global.
Por ejemplo, si tengo adaptadas 58 CCPP y todas disponen de sistema de video vigilancia, verá la siguiente información en el panel de control, justo debajo de la información del despacho.
Acciones de usuario
Por cada entidad, despacho o cualquiera de las comunidades, el usuario tendrá una serie de opciones, que serán comunes a todas las entidades:
Acceso al histórico de documentos de la entidad requerida
Por cada entidad, despacho o cualquiera de las comunidades, el usuario podrá acceder a los documentos históricos, estos son aquello que han sido sustituidos por documentos más recientes.
La pantalla a la que accederé será la siguiente:
Si pinchamos en filtro, accederé a poder buscar documentos históricos por fecha.
Igualmente pinchando en el icono 
podré acceder a visualizar el documento en formato pdf.
Añadir una Ticket.
En cualquier entidad, podré abrir las siguientes Tickets:
- Comunicar nuevo alta de personal laboral.
- Comunicar instalación de sistema de Vídeo-Vigilancia.
- Realizar cualquier consulta en materia de protección de datos.
- Comunicar brechas de seguridad.
- Cualquier otra, no tipificada anteriormente.
El interfaz de usuario es el siguiente:
Los estados por los que una Ticket podrá pasar son:
- Abierto - Será el estado de partida
- En Curso - Cuando se inicie el seguimiento por parte de IESA de dicho Ticket.
- Cerrado – El Ticket se da por resuelto
- Cancelado – Se cancela dicho Ticket por cualquier motivo.
Los estados los pondrá IESA en base a la situación del Ticket.
- Lo primero que he de hacer es seleccionar el subtipo de incidencia, Consulta o Gestión que deseo realizar.
- A continuación describiré brevemente dicha incidencia, en el apartado DESCRIPCIÓN.
Si lo necesito podré anexar ficheros, pulsando en el icono:
.
Es importante recalcar que una vez guardada la incidencia, consulta o gestión, los documentos aquí anexados no podrán ser eliminados.
- Podré añadir cuantas gestiones sean necesarias para dicho Ticket.
Estas se registrarán en el espacio gestiones y una vez salvada esta no podrá ser eliminada; podré añadir cuantas gestiones estime oportunas.
En este mismo espacio aparecerán, igualmente, todas las gestiones realizadas desde IESA para dichas entidades, como respuesta a las solicitudes recibidas.
Visualizar los Tickets de una entidad
Todos los Tickets, podrán ser monitorizadas desde dos lugares:
- En el Icono
de la pantalla anterior - Pulsando el icono
en el panel de control.
Este icono 
nos muestra el número de gestiones abiertas para dicha entidad y que alguna ha sufrido cambios desde la última visualización
De cualquier manera, haciendo click en cualquiera de ellos accederé a una ventana informativa donde podré ordenar por tipo, descripción o estado haciendo click simplemente en los títulos de las columnas.
Si hacemos clik en el icono Filtros me aparecerá una búsqueda que podré realizar, bien por estado, bien por texto en la descripción.
.
Si hacemos clik en el icono 
que aparece en cada línea de los Tickets podré editar dicho Ticket y volver a realizar gestiones en ella.
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