Plugin de Outlook para gestión de incidencias

Introducción

Un gran número de incidencias se reciben y gestionan a través de correo electrónico. El cliente de correo electrónico más utilizado en el ámbito profesional es Microsoft Outlook.

El plugin o componente de Outlook de IESA le ayudará a gestionar, de una forma rápida y sencilla, esas incidencias recibidas a través de correo electrónico con Gesfincas. Mediante este componente integrado en Outlook, podrá dar de alta incidencias tomando los datos del correo electrónico, añadir gestiones a incidencias ya existentes o consultar las propiedades de propietarios asociados a esa cuenta de correo electrónico.

 

Instalación

Primero debemos instalar el componente. Para ello ejecutaremos el archivo de instalación proporcionado, que iniciará un asistente de instalación sencillo.

Dependiendo de la configuración de seguridad de su Sistema Operativo, es posible que al iniciar el instalador, se muestre la siguiente pantalla:

Para continuar con la instalación, pulse sobre el botón Más información, y en la siguiente ventana el botón Ejecutar de todas formas

Esto iniciará el asistente de instalación. Para continuar con la instalación, puse sobre Siguiente y a continuación, Instalar.

Una vez terminado el proceso de instalación, pulse sobre Finalizar, y reinicie Microsoft Outlook para completar la instalación.

 

Primeros pasos

Una vez reiniciado Outlook verá el siguiente panel en la derecha de la pantalla:

Este panel solo se mostrará en la ventana de correo de Microsoft Outlook, no siendo visible en calendario o resto de aplicaciones.

Además, en la cinta de opciones del menú Inicio, dispondrá de un botón para mostrar u ocultar  el componente de IESA cuando deseé.

 

Para iniciar el componente, lo primero es identificarse con su usuario y contraseña de Gesfincas. Marcando la casilla Recuérdame no será necesario introducir su cuenta de usuario cada vez que reinicie Microsoft Outlook.

Una vez identificado el usuario, seleccione una licencia asociada a ese usuario.

*Importante: para poder utilizar el plugin, debe tener contratado el módulo para esa licencia.

 

Descripción

Una vez identificado usuario y licencia, el plugin obtendrá la información del correo electrónico seleccionado, identificando el usuario y si corresponde a un usuario de Gesfincas. En el caso de que el usuario pertenezca a un propietario se mostrarán todas sus propiedades

A continuación se describen los elementos y acciones:

Cerrar sesión.

Configuración del plugin .

Pasar correo a CRM de Gesfincas, para su posterior gestión.

Añadir nueva incidencia a partir del correo seleccionado, para esa comunidad.

Despliega la información de la propiedad y las incidencias de su comunidad.

 

Correos asociados a usuario de un proveedor

El componente IESA reconocerá cuando un correo electrónico pertenece a un perfil de proveedor, diferenciándolo de los perfiles de propietarios. 

 

Correos electrónicos ya gestionados

El componente de IESA para Gesfincas, además de las incidencias asociadas al usuario Gesfincas del correo electrónico seleccionado, buscará las incidencias que se hayan podido crear a partir de un correo electrónico, y del hilo de correos de sus elementos respondidos. De esta forma, facilitará la gestión de las incidencias a través del correo, reconociendo las respuestas tanto nuestras como de propietarios o proveedores.

Cuando el componente localice que el correo electrónico seleccionado es un elemento que pertenece a un hilo de correos, asociados a una incidencia, se mostrará de la siguiente forma:

 

Configuración

En configuración podremos personalizar las acciones que se producirán con el elemento de correo electrónico, una vez hayamos realizado una operación de Gesfincas con él.

Mover correo a carpeta: activando esta opción, podremos seleccionar en el árbol de directorios la carpeta de Microsoft Outlook, a la que se moverán los elementos de correo electrónico, una ve hayamos realizado una operación.

Eliminar correo: Moverá el correo electrónico a la bandeja de Elementos Eliminados de Microsoft Outlook. 
Esta opción no es compatible con Mover correo a carpeta.

Guardar email como documento al crear nueva incidencia: Adjuntará como fichero msg, el elemento original del correo electrónico, en la documentación de la incidencia de Gesfincas.

 

Listado Incidencias

Desplegando la cabecera de una propiedad, podremos consultar las incidencias asociadas a su comunidad.

Desde esta pantalla podremos consultar todas las incidencias o solo las incidencias que su estado sea abierto o en gestión.

Podremos crear una nueva incidencia para esa comunidad.

Podremos añadir una nueva gestión a una incidencia ya creada.

Consultar los detalles de la incidencia. 

 

Incidencias de proveedores

En el caso descrito anteriormente, de que el usuario pertenezca a un perfil de proveedor, al igual que con las propiedades, nos mostrará las incidencias relacionadas con ese proveedor, pudiendo además abrir nuevas incidencias a partir del correo electrónico.

  

 

Nueva Incidencia

Podremos crear de forma rápida y sencilla nuevas incidencias a partir de un correo electrónico, obteniendo la información del propio correo, tales como nombre y la descripción de la incidencia, el comunicante de la incidencia, y la comunidad y propiedad a la que pertenece.
Unas vez pulsemos el botón de nueva incidencia, nos abrirá una ventana para poder editar los datos de la incidencia.

o

Podremos editar el título de la incidencia y la descripción.

Al igual que en TuComunidad y Gesfincas podremos editar la visibilidad de la incidencia

 

Usuario no encontrado en gesfincas

En el caso de ser un correo electrónico en el que el usuario no pertenece a Gesfincas, también podremos crear una incidencia a partir del correo. Para ello podremos seleccionar la comunidad sobre la que queremos crear la incidencia, y opcionalmente la propiedad.

 

En el listado de Comunidad nos mostrará todas las comunidades a las que podemos asignar la incidencia. También podremos escribir las primeras letras de la comunidad, y se mostrarán solo las comunidades que cumplan esa condición.

En el caso de que hayamos seleccionado también una propiedad, al igual que en Gesfincas, nos dará la posibilidad de asociar el usuario de correo electrónico a esa propiedad.

 

Detalle de Incidencia

Pulsando sobre el botón detalla de incidencia, nos abrirá una ventana con la información básica de la incidencia:
Estado, fecha, comunicante, comunidad y propiedad (si la hubiera), incidencia y descripción.

Además, podremos añadir una nueva gestión a esa incidencia, a partir del correo electrónico seleccionado.

 

Nueva Gestión

De forma similar a Crear Incidencia, podremos añadir una gestión a una incidencia ya existente. Para ello pulsaremos sobre el botón Añadir Gestión, en el listado de incidencias o en la ventana Detalle de incidencia.

En este caso podremos modificar el título y descripción de la gestión, así como la visibilidad de la gestión, pero no la comunidad y propiedad.

 

Resolución de incidencias

Los complementos de Outlook y los complementos COM son programas que se ejecutan en Outlook y realizan acciones que Outlook no proporciona.

Puesto que los complementos son programas independientes, en ocasiones, un complemento COM de Outlook puede encontrar problemas que ralentizan el resto de Outlook. Estos problemas podrían deberse a la latencia de eventos como el cambio entre carpetas de Outlook, la llegada de nuevos correos electrónicos, la apertura de elementos del calendario, etc.

 

Activación del componente de IESA

Seleccionando la opción Archivo en el menú de opciones,  y posteriormente Opciones en la barra lateral izquierda.

Se abrirá una ventana en la que elegiremos el botón Complementos en el menú lateral.

En esta ventana se muestran todos los complementos instalados en Microsoft Outlook. Comprobaremos que aparezca el complemento IESA Gesfincas.

 

Si el componente se encuentra entre los complementos de aplicación inactivos, elegiremos en el apartado Administrar -> Complementos COM y pulsaremos sobre el botón Ir...

Nos mostrará la siguiente ventana donde marcaremos la casilla IESA Gesfincas,  que se encontrará desactivada.

 

En caso de que la casilla esté activada pero siga sin aparecer el complemento, seleccionaremos en la parte inferior de la pantalla, Administrar -> Elementos deshabilitados y pulsaremos sobre el botón Ir...

En la siguiente ventana seleccionamos el complemento de IESA Gesfincas y pulsamos el botón Habilitar.

 

Complemento bloqueado por Microsoft Outlook. Método 2.

Cuando un complemento haya sido desactivado, se mostrará la siguiente advertencia en la barra de notificaciones:

Para activar el complemento IESA en el caso de que Outlook haya procedido automáticamente a su inhabilitación, deberemos seguir estos pasos:

Seleccionamos la opción Archivo en el menú de opciones,  en la siguiente ventana pulsaremos sobre Administrar Complementos COM

 

1. En el caso de que Outlook deshabilite automáticamente o deshabilite el complemento COM en mal estado, el cuadro de diálogo le dará la opción de comprobar "Habilitar siempre este complemento".

2. Si el complemento COM en mal estado está en Lista siempre habilitada, le permite elegir entre una de las siguientes opciones

  • Supervisar siempre este complemento

  • No supervisar el complemento durante los próximos 7 días

  • No supervisar este complemento durante los próximos 30 días

  • Deshabilitar este complemento

 

Desinstalar Complemento

Para desinstalar el complemento lo haremos desde el menú de configuración de complementos. 

Seleccionaremos las opciones Archivo -> Opciones -> Complementos, y seleccionando Complementos COM en Administrar, pulsaremos sobre el botón Ir...

Nos mostrará la ventana para desactivar, activar y desinstalar complementos, donde seleccionaremos el componente IESA Gesfincas y pulsaremos sobre Quitar.

 

Referencias:

https://support.microsoft.com/es-es/office/advertencias-de-complementos-de-outlook-346f5ae7-b996-46d1-a56d-410b9b082a7c?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

 

 

 

 

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