Procedimiento de alta en tucomunidad.com de una empresa
Introducción
Las empresas necesitan optimizar la gestión de sus trabajos al tiempo que ofrecen la mayor disponibilidad a sus clientes. La tecnología y la digitalización nos ofrece la posibilidad de cubrir las dos necesidades. tucomunidad.com ha nacido para poder automatizar procesos entre los administradores de fincas y los proveedores de servicios de las comunidades de propietarios
Las empresas necesitan:
- Poder disponer de un sistema en el que trazar la información de las órdenes de trabajo que reciben
- Optimizar el tiempo empleado en conversaciones telefónicas
- Poder demostrar y poner en valor el trabajo realizado
- Poder certificar la ejecución de los trabajos realizados
- Poder tener información del estado de sus facturas desde la emisión al cobro, especialmente si hay algún problema que vaya a retrasar el pago
- Tener visibilidad ante sus clientes y potenciales clientes
Tucomunidad.com está diseñada para poder cubrir estas necesidades y es el único portal especializado en los procesos relacionados con las comunidades de propietarios homologado por el Ministerio de Industria como plataforma Tercero de Confianza
Como Terceros de Confianza los servicios que van a estar disponibles en el portal son:
- Servicio de custodia de documentos garantizando la veracidad del mismo
- Soporte de FacturaE
- Notificaciones certificadas
- Operaciones certificadas
El primer paso para poder obtener estos beneficios es estar registrados en la plataforma y establecer una relación con los despachos AAFF
Conceptos básicos
Para que un despacho de AAFF y un Proveedor (o dos empresas) puedan colaborar dentro del portal tucomunidad.com es necesario que se establezca una relación entre ambos.
Una “relación” es un vínculo digital entre los CIF del AAFF y del Proveedor (o de dos empresas) que habilita las funcionalidades y herramientas que existen en el portal tucomunidad.com para facilitar la colaboración entre AAFF, CCPP y Proveedores.
Las condiciones para que se establezca dicha relación son:
- El AAFF debe existir en tucomunidad.com (es decir, ha debido sincronizar sus CCPP y resto de información en el portal a través de la herramienta “Sincronizador” del programa Gesfincas)
- El AAFF debe realizar una invitación al proveedor a través de tucomunidad.com
- El proveedor debe registrarse en tucomunidad.com y aceptar la “solicitud de relación” que le ha invitado el AAFF
Una “Solicitud de relación” es una petición que relaciona a AAFF y Proveedor de forma que a partir del momento en que se acepta por parte del Proveedor permite al AAFF enviar de forma automática órdenes de trabajo al Proveedor y al Proveedor le permite gestionar dichas órdenes de trabajo y emitir facturas por dichos servicios a las CCPP que representa el AAFF y a éste poder recibir dichas facturas y automatizarlas
Una “Invitación” es una comunicación a través de correo electrónico o a través de una notificación electrónica a través de tucomunidad.com que permite hacer llegar una solicitud de relación desde el AAFF a los Proveedores con los que tiene interés en establecer una relación dentro del portal
Por motivos de seguridad las invitaciones tienen una fecha de caducidad de un mes a partir de su envío. A partir de la fecha de caducidad de las invitaciones, dichas invitaciones dejan de ser válidas si no se han aceptado y se deben volver a enviar para que tengan validez
Aceptar una invitación por primera vez sin ser miembro de tucomunidad.com
Cuando un despacho de AAFF emite una invitación con la solicitud de colaboración a un Proveedor en tucomunidad.com, el Proveedor que no esté aún registrado en el portal recibirá un mail con un contenido igual o similar a este:
Al hacer click sobre la opción “Date de alta en tucomunidad.com” el sistema te llevará a la pantalla de registro de tucomunidad.com
Registro en tucomunidad.com
Para darse de alta en tucomunidad.com se puede acceder a la ventana de registro haciendo click en “Date de alta en tucomunidad.com” de la invitación enviada por mail desde el portal o bien acceder al registro desde la propia dirección del portal https://www.tucomunidad.com y hacer click en Regístrate (o bien directamente https://www.tucomunidad.com/#/login) y pulsar la opción:
En cualquier de las dos alternativas se iniciará el proceso de registro que seguirá cuatro pasos para completar el alta de los datos del usuario que está realizando el registro, la empresa a la que representa, la definición de actividades a las que se dedica la empresa y las provincias en las que se da servicio (datos que se utilizan para la localización de empresas en el directorio)
En la primera pantalla se solicitan los datos del usuario que está realizando el alta en representación de la empresa (Importante: estos datos son de dicho usuario, posteriormente se podrán crear otros usuarios para esa misma empresa)
En la segunda pantalla se solicitan los datos básicos de la empresa:
En la tercera pantalla se solicitan los datos que definen la actividad de la empresa:
En la última pantalla se solicita el ámbito geográfico de actuación de la empresa:
Una vez alimentados los datos, pulsaremos el botón de “Finalizar” y el proceso de registro habrá acabado.
Desde este momento podremos acceder al portal a través de la opción de “Inicia Sesión” desde la dirección https://www.tucomunidad.com y hacer click en Entrar (o bien directamente https://www.tucomunidad.com/#/login) con el usuario y contraseña que acabamos de dar de alta
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