Procedimiento de gestión de trabajos por proveedores
Introducción
Las empresas necesitan optimizar la gestión de sus trabajos al tiempo que ofrecen la mayor disponibilidad a sus clientes. La tecnología y la digitalización nos ofrece la posibilidad de cubrir las dos necesidades. tucomunidad.com ha nacido para poder automatizar procesos entre los administradores de fincas y los proveedores de servicios de las comunidades de propietarios
Las empresas necesitan:
- Poder disponer de un sistema en el que trazar la información de las órdenes de trabajo que reciben
- Optimizar el tiempo empleado en conversaciones telefónicas
- Poder demostrar y poner en valor el trabajo realizado
- Poder certificar la ejecución de los trabajos realizados
- Poder tener información del estado de sus facturas desde la emisión al cobro, especialmente si hay algún problema que vaya a retrasar el pago
- Tener visibilidad ante sus clientes y potenciales clientes
Tucomunidad.com está diseñada para poder cubrir estas necesidades y es el único portal especializado en los procesos relacionados con las comunidades de propietarios homologado por el Ministerio de Industria como plataforma Tercero de Confianza
Como Terceros de Confianza los servicios que van a estar disponibles en el portal son:
- Servicio de custodia de documentos garantizando la veracidad del mismo
- Soporte de FacturaE
- Notificaciones certificadas
- Operaciones certificadas
El primer paso para poder obtener estos beneficios es estar registrados en la plataforma y establecer una relación con los despachos AAFF
Conceptos básicos
Para que un despacho de AAFF y un Proveedor puedan colaborar dentro del portal tucomunidad.com y el AAFF pueda asignar trabajos al Proveedor es necesario que se establezca una relación entre ambos.
Una “relación” es un vínculo digital entre los CIF del AAFF y del Proveedor que habilita las funcionalidades y herramientas que existen en el portal tucomunidad.com para facilitar la colaboración entre AAFF, CCPP y Proveedores.
Las condiciones para que se establezca dicha relación son:
- El AAFF debe existir en tucomunidad.com (es decir, ha debido sincronizar sus CCPP y resto de información en el portal a través de la herramienta “Sincronizador” del programa Gesfincas)
- El AAFF debe realizar una invitación al proveedor a través de tucomunidad.com
- El proveedor debe registrarse en tucomunidad.com y aceptar la “solicitud de relación” que le ha invitado el AAFF
Una “Solicitud de relación” es una petición que relaciona a AAFF y Proveedor de forma que a partir del momento en que se acepta por parte del Proveedor permite al AAFF enviar de forma automática órdenes de trabajo al Proveedor y al Proveedor le permite gestionar dichas órdenes de trabajo y emitir facturas por dichos servicios a las CCPP que representa el AAFF y a éste poder recibir dichas facturas y automatizarlas
Una “Invitación” es una comunicación a través de correo electrónico o a través de una notificación electrónica a través de tucomunidad.com que permite hacer llegar una solicitud de relación desde el AAFF a los Proveedores con los que tiene interés en establecer una relación dentro del portal
Una “Trabajo” es una petición de actividad en una Comunidad de Propietarios que un AAFF solicita a un Proveedor para su ejecución.
Por motivos de seguridad las invitaciones tienen una fecha de caducidad de un mes a partir de su envío. A partir de la fecha de caducidad de las invitaciones, dichas invitaciones dejan de ser válidas si no se han aceptado y se deben volver a enviar para que tengan validez
Recepción de un trabajo
Cuando un AAFF identifica una necesidad de trabajo en una Comunidad de Propietarios gestionada por él, genera un parte de Trabajo en tucomunidad.com
Dicho parte de trabajo se recibe por el Proveedor y se puede visualizar en el apartado “Trabajos” dentro del portal, accediendo a través del menú lateral
o a través del enlace “Trabajos” en la pantalla de inicio del portal
El sistema te presentará los datos de todos los partes de trabajo que te han asignado y el estado en el que se encuentran
Aceptación de Trabajos
En el listado de trabajos existe un sistema de filtros para poder seleccionar el “Trabajo” que quieres tratar o bien ordenar por estado de los mismos de manera que se puedan localizar los nuevos trabajos de manera rápida
Una vez seleccionado el trabajo que quieres gestionar se abrirá una ventana con el detalle del mismo
En la pantalla del Trabajo podrás cambiar el estado del mismo para poder transmitir al AAFF si has aceptado o rechazado el trabajo
Informar de gestiones realizadas con un Trabajo asignado
Una vez aceptado el trabajo se pueden incluir en él las gestiones que se van a realizar o que ya se han realizado sobre el mismo de forma que tanto el AAFF como los propietarios puedan estar informados de las acciones realizadas
Para poder poner en valor el trabajo realizado te recomendamos que utilices la función “Adjuntar” para mostrar una imagen de cómo se encontraba la situación del trabajo realizado antes de tu intervención y otra imagen posterior una vez realizado el trabajo.
También puedes solicitar al portero o a un vecino que den el OK a un parte del trabajo realizado y adjuntarlo con una imagen adicional
Cualquier gestión que incluyas en el trabajo será visible para el AAFF por lo que te recomendamos que lo utilices como vehículo de comunicación con él
Finalización de Trabajos
Una vez realizado el trabajo debes acceder a él y pulsar la opción “Terminada Proveedor”. De esta manera el AAFF recibirá la información de que el trabajo está finalizado.
No Comments