Procedimiento de invitaciones a propietarios

Introducción

Un despacho de tamaño medio (60 CCPP) puede ahorrar una media de 130h trabajo/mes si gestiona las incidencias y recepciona las  facturas a través de la plataforma tucomunidad.com

Los AAFF deben conseguir optimizar sus despachos en dos líneas:

  • Optimización de tareas administrativas
  • Optimización del tiempo empleado en conversaciones telefónicas

En base a nuestros estudios y datos reflejados en nuestro servicio SAV (servicio de atención al vecino) un despacho de AAFF medio (60 CCPP – 35 propiedades/CCPP – 2 llamadas/propiedad-año) recibe  unas 4.200 llamadas al año con una duración media de 5 minutos que suponen 350 h/año (30h/mes) y emite una media de 6.000 llamadas a proveedores con la misma media temporal, es decir, 500h/año (42h/mes). Adicionalmente debemos incluir en esta reflexión la pérdida de productividad que se produce por las continuas interrupciones en las tareas por la entrada de llamadas (si suponemos una pérdida de 3 minutos por interrupción sería 18h/mes adicionales. Es decir, el uso de tucomunidad.com podría llegar a ahorrar unas 90 h/mes de teléfono a un despacho medio (a un coste medio de 18€/h -> 1.620€/mes)

Los despachos de AAFF contabilizan o bien por gasto o bien por facturas. La tendencia actual por la presión de la Administración Pública es que en cualquiera de los dos casos tengan que guardan las facturas lo cual supone tiempo de gestión y espacio físico de almacenamiento.

Según nuestros datos un despacho medio (60 CCPP – 35 propiedades/CCPP) recibe una media mensual de 800 facturas/mes y tarda unos 6 minutos en contabilizar y cuadrar cada una de ellas, es decir, 40 h/mes. Además, la impresión de facturas y su almacenamiento supone un coste adicional estimado en 8 céntimos/factura (es decir, 64€/mes)

El uso de tucomunidad.com permite:

  • Reducir en un 70% las llamadas de las propietarios y proveedores
  • Reducir el almacenamiento de facturas en papel
  • Reducir en un 95% el tiempo de contabilización de las facturas

El primer paso para poder obtener estos beneficios es trabajar con los proveedores a través de las herramientas del portal del proveedor.

El primer paso en esa colaboración es la invitación a los proveedores

Conceptos básicos

Para que un propietario vea los datos de su propiedad y de la comunidad de propietarios de la que es miembro es necesario que se cree una “relación” entre el propietario (usuario con el que se registra en tucomunidad.com) y la propiedad/Comunidad de propietarios de la que es propietario.

Una “relación” es un vínculo digital entre el propietario (usuario con el que se registra en tucomunidad.com) y la propiedad/Comunidad de propietarios de la que es propietario que habilita las funcionalidades y herramientas que existen en el portal tucomunidad.com para propietarios y que habilita la visibilidad de los documentos a los que dicho propietario puede acceder.

Las condiciones para que se establezca dicha relación son:

  • La propiedad/Comunidad de propietarios debe existir en tucomunidad.com (es decir, el AAFF ha debido sincronizar sus CCPP y resto de información en el portal a través de la herramienta “Sincronizador” del programa Gesfincas)
  • El AAFF debe realizar una invitación al propietario a través de tucomunidad.com (con la relación entre ese propietario y la propiedad)
  • El propietario debe aceptar la “invitación” que le ha invitado el AAFF y registrarse en tucomunidad.com

Una “Invitación” es una comunicación a través de correo electrónico o a través de una notificación electrónica a través de tucomunidad.com que permite hacer llegar una relación propietario/propiedad desde el AAFF al propietario.

Por motivos de seguridad las invitaciones tienen una fecha de caducidad de un mes a partir de su envío. A partir de la fecha de caducidad de las invitaciones, dichas invitaciones dejan de ser válidas si no se han aceptado y se deben volver a enviar para que tengan validez

Un propietario puede tener varias propiedades gestionadas por el mismo AAFF o por AAFF diferentes. En cualquiera de los casos no es necesario que tenga varios usuarios sino que el portal es capaz de asociar las distintas propiedades al usuario del propietario simplemente con aceptar la invitación de cada uno de los AAFF que le invita al portal tucomunidad.com

 Configuración de los parámetros del servidor de correo para comunicaciones por mail

Cuando se envían comunicaciones por mail desde tucomunidad.com la plataforma utiliza los datos del servidor de correo del despacho para enviar dichas comunicaciones (esto hace que la comunicación sea personalizada y mucho más eficaz dado que tanto los propietarios como los proveedores conocerán el mail del despacho de AAFF que les está enviando el correo)

Para que la plataforma pueda enviar dichas comunicaciones desde el servidor de correo del despacho es necesario decirle a la plataforma los parámetros de correo de dicho servidor

Para acceder a dicha la funcionalidad debes acceder al menú de “Preferencias” a través del  menú lateral.

 

Ahora deberás hacer click en “Configuración General”

 

 Y elegir “Servidor email”

 

 El sistema te presentará los datos que debes introducir para poder configurar el envío de correos desde tucomunidad.com


Invitar a los propietarios

El mecanismo que se utiliza en tucomunidad.com para hacer llegar las invitaciones y relaciones propietario/propiedad-comunidad de propietarios a los propietarios es la “invitación a vecinos

Para acceder a la funcionalidad de “invitación a vecinos” debes acceder al menú de “Utilidades” a través del menú lateral.

 

Tras hacer “click” en la opción “Utilidades” accederemos a las opciones entre las que se encuentra ”Invitación a Vecinos”

Ahora accederemos a una pantalla desde la que realizaremos la invitación.

Como el proceso de invitación es un proceso largo, el sistema nos indica que le proporcionemos una dirección de email donde nos remitirá el resultado final del proceso (cuántos vecinos han sido invitados, a cuáles ha sido imposible remitir la invitación y los motivos, etc…). De esta manera el proceso se ejecutará en segundo plano sin que tengamos que esperar a su finalización sin poder continuar nuestro trabajo

 Ahora podremos seleccionar el texto del mensaje que recibirán los propietarios. Se puede elegir entre la plantilla por defecto que presenta el sistema, otras plantillas que el usuario haya creado o bien redactar en este momento el contenido del mensaje a través del editor de la pantalla.