Procedimiento de invitaciones a proveedores
Un despacho de tamaño medio (60 CCPP) puede ahorrar una media de 130h trabajo/mes si gestiona las incidencias y recepciona las facturas a través de la plataforma tucomunidad.com
Introducción
Los AAFF deben conseguir optimizar sus despachos en dos líneas:
- Optimización de tareas administrativas
- Optimización del tiempo empleado en conversaciones telefónicas
En base a nuestros estudios y datos reflejados en nuestro servicio SAV (servicio de atención al vecino) un despacho de AAFF medio (60 CCPP – 35 propiedades/CCPP – 2 llamadas/propiedad-año) recibe unas 4.200 llamadas al año con una duración media de 5 minutos que suponen 350 h/año (30h/mes) y emite una media de 6.000 llamadas a proveedores con la misma media temporal, es decir, 500h/año (42h/mes). Adicionalmente debemos incluir en esta reflexión la pérdida de productividad que se produce por las continuas interrupciones en las tareas por la entrada de llamadas (si suponemos una pérdida de 3 minutos por interrupción sería 18h/mes adicionales. Es decir, el uso de tucomunidad.com podría llegar a ahorrar unas 90 h/mes de teléfono a un despacho medio (a un coste medio de 18€/h -> 1.620€/mes)
Los despachos de AAFF contabilizan o bien por gasto o bien por facturas. La tendencia actual por la presión de la Administración Pública es que en cualquiera de los dos casos tengan que guardan las facturas lo cual supone tiempo de gestión y espacio físico de almacenamiento.
Según nuestros datos un despacho medio (60 CCPP – 35 propiedades/CCPP) recibe una media mensual de 800 facturas/mes y tarda unos 6 minutos en contabilizar y cuadrar cada una de ellas, es decir, 40 h/mes. Además, la impresión de facturas y su almacenamiento supone un coste adicional estimado en 8 céntimos/factura (es decir, 64€/mes)
El uso de tucomunidad.com permite:
- Reducir en un 70% las llamadas de las propietarios y proveedores
- Reducir el almacenamiento de facturas en papel
- Reducir en un 95% el tiempo de contabilización de las facturas
El primer paso para poder obtener estos beneficios es trabajar con los proveedores a través de las herramientas del portal del proveedor.
El primer paso en esa colaboración es la invitación a los proveedores
Conceptos básicos
Para que un despacho de AAFF y un Proveedor puedan colaborar dentro del portal tucomunidad.com es necesario que se establezca una relación entre ambos.
Una “relación” es un vínculo digital entre los CIF del AAFF y del Proveedor que habilita las funcionalidades y herramientas que existen en el portal tucomunidad.com para facilitar la colaboración entre AAFF, CCPP y Proveedores.
Las condiciones para que se establezca dicha relación son:
- El AAFF debe existir en tucomunidad.com (es decir, ha debido sincronizar sus CCPP y resto de información en el portal a través de la herramienta “Sincronizador” del programa Gesfincas)
- El AAFF debe realizar una invitación al proveedor a través de tucomunidad.com
- El proveedor debe registrarse en tucomunidad.com y aceptar la “solicitud de relación” que le ha invitado el AAFF
Una “Solicitud de relación” es una petición que relaciona a AAFF y Proveedor de forma que a partir del momento en que se acepta por parte del Proveedor permite al AAFF enviar de forma automática órdenes de trabajo al Proveedor y al Proveedor le permite gestionar dichas órdenes de trabajo y emitir facturas por dichos servicios a las CCPP que representa el AAFF y a éste poder recibir dichas facturas y automatizarlas
Una “Invitación” es una comunicación a través de correo electrónico o a través de una notificación electrónica a través de tucomunidad.com que permite hacer llegar una solicitud de relación desde el AAFF a los Proveedores con los que tiene interés en establecer una relación dentro del portal
Por motivos de seguridad las invitaciones tienen una fecha de caducidad de un mes a partir de su envío. A partir de la fecha de caducidad de las invitaciones, dichas invitaciones dejan de ser válidas si no se han aceptado y se deben volver a enviar para que tengan validez
Configuración de los parámetros del servidor de correo para comunicaciones por mail
Cuando se envían comunicaciones por mail desde tucomunidad.com la plataforma utiliza los datos del servidor de correo del despacho para enviar dichas comunicaciones (esto hace que la comunicación sea personalizada y mucho más eficaz dado que tanto los propietarios como los proveedores conocerán el mail del despacho de AAFF que les está enviando el correo)
Para que la plataforma pueda enviar dichas comunicaciones desde el servidor de correo del despacho es necesario decirle a la plataforma los parámetros de correo de dicho servidor
Para acceder a dicha la funcionalidad debes acceder al menú de “Preferencias” a través del menú lateral.
Ahora deberás hacer click en “Configuración General”
Y elegir “Servidor email”
El sistema te presentará los datos que debes introducir para poder configurar el envío de correos desde tucomunidad.com
Invitar a mis proveedores
Para que un despacho de AAFF y un Proveedor puedan colaborar dentro del portal tucomunidad.com es necesario que se establezca una relación entre ambos.
El mecanismo que se utiliza en tucomunidad.com para hacer llegar la solicitud de relación a los proveedores es la “invitación a proveedores”
Para acceder a la funcionalidad de “invitación a proveedores” debes acceder al menú de “Utilidades”, opción "Invitaciones".
Ahora accederemos a una pantalla desde la que realizaremos la invitación.
Introducir el CIF o nombre del proveedor
Ahora podremos seleccionar el texto del mensaje que recibirán los proveedores. Se puede elegir entre la plantilla por defecto que presenta el sistema, otras plantillas que el usuario haya creado o bien redactar en este momento el contenido del mensaje a través del editor de la pantalla.
Por último, se debe seleccionar al/ a los proveedores con los que se quiere establecer relación. Se puede invitar a cualquier proveedor que esté en la base de datos de Gesfincas/Gesinedi y, por lo tanto, veamos disponible en esta pantalla de invitaciones, esté registrado o no en tucomunidad.com. La diferencia entre un proveedor que ya esté registrado y otro que no es que para poder aceptar la solicitud que el administrador le envía, aquel proveedor que no esté registrado primero deberá registrarse y luego aceptar la solicitud. Se pueden identificar a aquellos proveedores que ya estén registrados en la plataforma porque aparecerán con un check verde en la columna de “Reg.”:
-
Si el proveedor solicita el listado de comunidades, tendrá que informar de las comunidades que tienen contrato con dicho proveedor
Seleccione las comunidades, pulse aceptar y le mostrara el formulario de envío de la invitación. Compruebe los datos y pulse enviar, le mostrara la Operación Certificada con la información que recibe el proveedor
Una vez enviada la solicitud al/a los proveedor/es, el administrador recibirá un correo electrónico confirmándole si se han enviado todas las solicitudes de forma correcta o si hubo un problema con alguna invitación. A continuación, se explican algunos de los fallos que pueden ocurrir cuando se quiere invitar a un proveedor:
- No existe o no es válido el correo electrónico asociado al proveedor. Esto debe corregirse desde Gesfincas/Gesinedi, en la ficha del proveedor en cuestión
- El CIF asociado al proveedor no es válido
Comprobar mis relaciones
Una vez haya enviado invitaciones a proveedores puedo comprobar el estado de “mis relaciones”, es decir, qué proveedores han aceptado mis solicitudes de relación, qué proveedores han rechazado mis solicitudes de relación y cuáles no han contestado a dicha solicitud.
Para poder acceder a esta opción debes acceder al menú de “Utilidades”, opción "Invitaciones".
Aquí se detallará la situación de cada proveedor a la que se ha enviado una invitación y de aquellas invitaciones que ha recibido el despacho.
Las invitaciones enviadas corresponden a aquellas que están pendientes de aceptarse por parte del proveedor; las recibidas corresponden a aquellas que están pendientes de ser aceptadas por el administrador, las relaciones establecidas son aquellas invitaciones que ya fueron aceptadas, las rechazadas son aquellas que ha enviado el administrador y el proveedor ha rechazado.
En caso de que el proveedor solicite listado de comunidades, una vez establecida la relación (aceptada por parte del proveedor), es necesario que el administrador actualice las comunidades de las que se quiere recibir las facturas (opción recuadrada en rojo en la imagen anterior)
Una vez seleccionadas y aceptadas las comunidades, el proveedor recibirá el listado correspondiente.
Importante: En el caso de un AAFF las solicitudes de relación siempre nacen del propio AAFF a los proveedores, nunca en sentido contrario
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