Sistema de cobros

 

Introducción

El sistema de cobros le permite  girar recibos bancarios a sus clientes de manera automática ingresando el dinero en su cuenta bancaria.

Puede usar este sistema independientemente del banco que tenga usted.

Configuración inicial

Para poder usar este sistema debe enlazar su cuenta bancaria con nuestro proveedor de pagos GoCardless, este proveedor será quien se encargue por usted de emitir los adeudos y abonarlos en su cuenta bancaria. Para ello deberá de crear una cuenta en GoCardless y verificarla antes de poder emitir adeudos.

Este proveedor tiene varios planes, incluyendo uno gratuito que le cobrará una pequeña comisión por cada recibo girado. Los planes de GoCardless soportados son Standar, Plus y Pro

Para realizar esta configuración inicial vaya a Mis Empresas - Cobros

En esta pantalla podrá ver las cuentas configuradas en tuComunidad, y el estado de las mismas en GoCardless, tenga en cuenta que no podrá realizar adeudos hasta que el estado de la cuenta sea Activo.

Pulse sobre el botón a la derecha para acceder al registro en GoCardless

 

 

Crear una cuenta en GoCardless es muy sencillo siga las instrucciones en pantalla, deberá de rellenar una serie de información y por su seguridad tendrá que pasar un proceso de verificación pudiendo deber facilitar información complementaria para tal fin. Una vez su cuenta haya sido verificada podrá realizar adeudos.

Si le piden mas información podrá acceder usando el mismo botón a su cuenta en GoCardless

Una vez habilitada podrá verla activa en la misma pantalla:

Creando un adeudo

Para crear un adeudo, vaya al menú Facturación - Cobrar facturas y pulse sobre el botón Nuevo.

Los datos que debe introducir son:

Cliente destino del adeudo (debe haber creado previamente al cliente)

Cuenta bancaria del cliente (que previamente ha debido de crear en el cliente)

Importe del recibo

Fecha de cobro (tenga en cuenta que debe poner una fecha superior a 4 días)

Descripción del adeudo (será lo que vea su cliente en el recibo bancario)

 

Listado de adeudos

Desde la pantalla de adeudos puede ver todos los adeudos enviados y el estado que tiene. 

Pulsando sobre el botón de la derecha puede ver un detalle del adeudo y obtener mas información.

Dependiendo del estado del adeudo, básicamente, en estados antes de que la orden haya sido enviada al banco por nuestro proveedor de pagos (esto es hasta 2 días laborales antes de la fecha de cargo), usted puede cancelar el adeudo usando el botón rojo con el aspa blanco. Este botón no estará activo en estados que no permitan cancelar el adeudo.

Además puede consultar el histórico de movimientos del adeudo, pulsando sobre el botón con el reloj:

En la misma pantalla podrá ver información más completa sobre el estado y si hay algún error. El mensaje en el error puede serle intuitivo pero si tiene dudas contacte con IESA para que le aclaremos donde puede tener el problema.

 

Reenvío de adeudos

Si un adeudo ha sido devuelto por falta de fondos, puede volver a girarlo pulsando sobre el botón Reenviar

 

El Mandato SEPA

Para cumplir la normativa es obligatorio que el cliente que recibe el adeudo tenga un mandato firmado con la entidad emisora del mismo, en este caso la entidad es nuestro proveedor de pagos GoCardless. La primera vez que cree un adeudo a un cliente, tuComunidad emitirá un email a este cliente para establecer el Mandato SEPA.

Es importante que avise a sus clientes, pues si no autorizan este correo siguiendo las indicaciones del mismo, el adeudo no será emitido.

Este proceso de autorización del mandato es automático pero si usted desea, puede solicitar la firma del mandato de manera manual, desde la pantalla de Clientes - Mandatos, seleccionando la opción Enviar mandato

Igualmente si un cliente decide cancelar el mandato, los adeudos no podrán ser emitidos.

En el caso de que usted haya emitido adeudos antes con otro software es posible que ya tenga un mandato de su cliente firmado, por lo que no sería necesario establecer uno nuevo, para ello puede importar los datos del mandato actual que ya tenga, en la ficha del cliente, en la sección Mandatos - Importar.

 

Abono de los adeudos

3 días laborales después de la fecha de cargo, si el recibo ha sido correctamente adeudado, GoCardless le enviará el dinero a su cuenta bancaria.

 

Listado de pagos

Una vez que GoCardless haya enviado el abono a su cuenta bancaria, podrá consultar el pago y su detalle en la pantalla de Pagos.


En esta pantalla se mostrarán todos los pagos abonados en cuenta, detallando las fechas de creación del adeudo y abono, el importe bruto y la comisión de servicio de GoCardless. Podrá filtrar los pagos por empresa y por rango de fechas.

 

Pulsando sobre el botón de detalle , podrá consultar la relación de adeudos a los que corresponde el pago desglosado en importe del adeudo y comisión de servicio, el nombre del cliente y la fecha de abono en cuenta.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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