tucomunidad.com

Introducción

El 60% del tiempo que un administrador de fincas pasa en su despacho está dedicado a gestionar llamadas de propietarios y proveedores y a realizar tareas administrativas (contabilidad, conciliación de bancos, etc…). Para agilizar en un 70% estas labores, ha nacido tucomunidad.com, portal web desarrollado por IESA, empresa proveedora de soluciones tecnológicas con más de treinta años especializados en el sector de la administración de fincas

Mediante el portal web y una serie de aplicaciones para smartphone permite optimizar la gestión de las incidencias generando órdenes de trabajo las 24 horas y mantener informados a los vecinos en tiempo real. También, facilita la domiciliación de las cuotas de la comunidad para reducir los impagos o automatizar el proceso de recepción y contabilización de todas las facturas sin importar el tamaño del proveedor. No hay que olvidar que es uno de los sectores que más datos confidenciales maneja.

Tucomunidad.com es el siguiente paso en la revolución digital que está produciéndose en el sector de los administradores de fincas. La llegada de Internet y el correo electrónico supusieron importante descarga de trabajo burocrático para los profesionales del sector pero lo mejor está aún por llegar. “En pocos años, se ha pasado de recibir las facturas de los proveedores por correo postal o pasar por cada casa para el cobro de las cuotas a tener toda la tecnología disponible para poder hacer una gestión 3.0”.

Este es sólo un ejemplo de lo que la tecnología ha supuesto para el administrador de fincas. La posibilidad de informar de los siniestros a través de la web de las aseguradoras, poder consultar las cuentas de un solo vistazo o presentar las declaraciones de impuestos a través de la página web de Hacienda es una ventaja innegable.

Por otra parte, se estima que el 60% del tiempo de trabajo de cualquiera de los más de 15.000 administradores colegiados de nuestro país está dedicado a gestionar llamadas y a tareas de contabilidad. Los programas de gestión también han ayudado a mejorar la calidad de vida de los administradores de fincas. “Gracias a los agregadores financieros, por ejemplo, es posible descargarse los movimientos de todas las comunidades sea cual sea su banco”.

“Hasta hace no demasiado, el administrador tenía que entrar en la página web de cada banco e introducir una por una las credenciales de cada comunidad para acceder a las cuentas y lo mismo ha ocurrido con los agregadores de facturas que permiten descargar y almacenar en el ordenador las facturas de los grandes proveedores”.

A la vista de estos datos, está claro que todos estos avances han revolucionado el trabajo y la vida de los administradores de fincas pero la tecnología avanza a pasos agigantados y todavía debe dar solución a nuevos problemas: integración automática con las compañías de seguros para resolver siniestros, juntas de vecinos transmitidas por video streaming, votaciones on-line,… Con la llegada de tucomunidad.com se pone la primera piedra en el camino del administrador 3.0.

¿Cómo se realiza la sincronización de datos con tuComunidad.com?

 

El usuario configura la información que desea enviar, y el sistema automáticamente se conecta cada pocos minutos y sincroniza la información que haya variado en ambos lados.

¿Dónde puedo obtener detalles del proceso de sincronización?

 

En la siguiente pantalla la aplicación nos va a dar notificación de las incidencias encontradas en los procesos de sincronización, de los que necesitan nuestra atención, nuestra aprobación porque así lo hemos indicado en los parámetros de TuComunidad.com, etc.

Como se puede ver en la pantalla tenemos 3 mensajes del sistema y 1 comunicación, tambien nos avisa de si hay que presentar algun modelo si así lo tenemos marcado en los parametros, o si existe algun contrato de inquilino de vertical que caduca o si se ha de realizar copia de seguridad de los datos.

En la pantalla de Mensajes, nos avisa de procesos realizados y si han terminado con éxito o no, si selecciona el proceso en la parte inferior le indica una breve explicación. En este caso, que tengo seleccionado el proceso de copias de seguridad, me indica que todo terminó de forma correcta.

Dependiendo del proceso que seleccione, el detalle es distinto en la parte inferior, como se ve en la siguiente pantalla.

El sistema autómatico intenta el envío de los paquetes de información fallidos hasta 5 veces. Una vez alcanzados este número, ya no lo volverá a intentar con lo que usted deberá lanzarlo de forma manual o ponerse en contacto con nuestro departamento de soporte para que le ayuden a realiza la sincronización.

Si realizan algún cambio de domiciliación u otra operación verá ese proceso notificado en esta pantalla de Mensajes.

La siguiente pantalla que nos describe como se encuentran los procesos de los paquetes de datos es la pantalla de Comunicaciones.

Si en los Configuración para TuComunidad.com marco que “Requiere aprobación”, se quedarán los paquetes de datos en la primera pestaña hasta que le seleccione y le pulse a la derecha de la ventana “Aprobar”. Sólo entonces se comenzará el proceso de sincronización de esta información.

Los envíos se intenta cada 5 minutos para subir la información a TuComunidad.com, por ello puede ver los paquetes de datos en la pestaña de “En Espera”, si se produce algún problema se quedaría en “Errores”, en “En Curso” si justo en ese instante se esta procesando y para terminar en “Procesados”, si alguno lo rechaza usted se quedaría en “Cancelados”.

 

 Configuración

 Si está configurando su programa por primera vez para la conexión con internet, lo primero que debemos hacer es configurar nuestro usuario y contraseña de cliente de IESA en nuestra aplicación correspondiente, para el acceso a TuComunidad.com.

 

Para ello:

Petición de claves de IESA:

Este dato es facilitado por el departamento de administración de IESA o puede solicitarlo desde la Web www.iesa.es/claves

En la pantalla de arriba solicitamos los datos con el paso 1, nos llegara un correo electrónico al facilitado en su momento a IESA, con una clave temporal que nos ayudara a configurar de forma definitiva la misma. Posteriormente, nos solicita nuestro usuario y contraseña de IESA para el acceso, confirmando las claves desde el paso 2.

Ahora debemos configurar las claves de clientes de IESA para el acceso a la Web.

Seleccionaremos en la pantalla de inicio del programa la opción de Configuración del programa que encontramos en el lado izquierdo inferior de la ventana.

Aquí entraremos en Parámetros Generales a nivel de la aplicación – Configuración Internet, en la cual indicaremos los datos descritos anteriormente para poder acceder a la Web.

 

Operaciones básicas

Registro en TuComunidad.com

Una vez realizado el paso anterior, nos registraremos en TuComunidad.com creando una cuenta de usuario, a través de www.tucomunidad.com y verá la pantalla que se muestra a continuación.

Tendrá que pinchar sobre “Crear una cuenta”, nos solicitará una cuenta de correo y una contraseña para registrarnos, además de otros datos como se describe a continuación:

  • Meteremos el usuario y contraseña
  • Rellenaremos los datos personales.
  • Selección del tipo de usuario, puede ser propietario/inquilino, administrador de fincas o como empresa (caso de profesionales). La primera cuenta a crear será la del administrador para poder actualizar los datos de las comunidades en internet y así, posteriormente, poder dar de alta los propietarios/inquilinos y poder sincronizar a partir de aquí la información.

Al registrarse como administrador, cliente de Iesa, le pedirán los datos que metió en los parámetros de su aplicación. Después le cargará, si todo es correcto, los datos que se encuentran como cliente de IESA.

 

Se le pedirán los datos de la clave que se encuentra en Propietarios (horizontal)/Inquilinos (vertical) – Otros datos. Si en cambio son datos de clientes a registrar como los propietarios de vertical, debe ir a Administración – Clientes (propietarios de vertical) – Datos Generales – Datos Generales.

 

Configuración por comunidad

Debemos entrar en la opción indicaba abajo en pantalla para configurar la sincronización de nuestras entidades para TuComunidad.com, Configuración del programa – Configuración para TuComunidad.com.

Desde esta opción marcamos que  entidades queremos sincronizar la información para la Web.

Después en la siguiente pestaña de Configuración General, seleccionaremos qué tipo de datos y como sincronizaremos estos.

Terminado esto, ya nos permitirá sincronizar a la Web todos los datos de nuestras entidades para poder empezar a trabajar con ellos, tanto para crear las cuentas de los propietarios/inquilinos, como para subir informes, convocatorias, etc…

 Información que se puede enviar y recibir

Programa de Gesfincas:

Podemos enviar datos desde la opción de:

  • Informes: en este menú se encuentran agrupados todos los listados que se pueden sincronizar con TuComunidad.com.
  • Recibos – Impresión y diseño de facturas y recibos: En esta opción podemos subir a internet las facturaciones de nuestros propietarios e inquilinos, en el portal TuComunidad.com se pueden visualizar e imprimir en formato recibo.

 

 

  • Presupuestos y liquidaciones – Informes: en este menú podemos sincronizar todos los informes de ingresos y gastos.
Programa de Gesinedi:

Podemos enviar datos desde la opción de:

  • Incidencias – Alta, Mantenimiento y consulta: Nos permite llevar a TuComunidad.com las incidencias creadas desde el programa.
  • Alta de incidencias, llamadas y siniestros.

Desde el menú Incidencias – Alta, mantenimiento y consulta.

Desde el menú Siniestros – Alta y mantenimiento.

 

Los datos que registremos en estas opciones se enviaran a Internet para que los visualicemos en TuComunidad.com. También se puede elegir si se desea que el vecino vea o no, todas las gestiones que realicemos y estas acciones se sincronizarán con la Web.

Si desde nuestro portal de internet damos de alta alguna incidencia, siniestro, llamada o gestión, se nos actualizara toda esta información en nuestro programa de Gesinedi.

  • Pólizas, contratos, compañías de seguros y proveedores: Estos datos se sincronizan constantemente para estar al día.
Programa de JuntasW:
  • Convocatorias y Actas
Agenda:

Se sincronizan los datos de la agenda

Visualización en TuComunidad.com de información de la comunidad

Una vez realizado todo el trabajo en nuestras aplicaciones como Gesfincas o Gesinedi, nosotros como Administrador podemos visualizar los datos como se muestra en las siguientes pantallas.

Visualización de las estructuras de nuestras comunidades/propietarios. A través de la siguiente imagen, nos encontramos con los diferentes menús que podemos visualizar y gestionar mediante este servicio.

Una de las opciones más utilizadas, será la revisión de los documentos que se publican en la web, de tal forma que el administrador pueda revisar todos los informes que haya enviado a la plataforma como poderlos eliminar de la misma. Existen diferentes variantes de tipos de documentos para poder organizar de forma estructurada toda la documentación que se publique en la web.

Para acceder a dicha opción, accedemos a Entidades, donde seleccionamos la entidad en cuestión, en la cual vemos las siguientes opciones:

 

  • Inicio: Nos muestras algunos datos generales de la comunidad seleccionado como son sus datos, su ubicación y eventos.
  • Documentos: Se visualizan desde aquí todos aquellos informes de los que hemos hablado anteriormente, convocatorias, informes de ingresos y gastos, al igual que poderlos publicar directamente. Desde aquí se pueden publicar documentos con sus diferentes tipologías, además de los eventos y las noticias de las comunidades.
  • Incidencias: Aquellas incidencias/siniestros/llamadas/gestiones relacionadas con la comunidad, que se hayan dado de alta ya sea desde Gesinedi o desde la tucomunidad.com vía web o app móvil por el administrador o los vecinos.
  • Propiedades: Nos muestra los datos de nuestros propietarios/inquilinos que tengamos a través de Gesfincas.
  • Vecinos: Se muestra información de vecinos que han decidido compartir información con el resto de vecinos a través del portal web.
  • comunes: Nos permite gestionar y consultar los elementos comunes de las entidades correspondientes.
  • Recibos: Nos permite consultar los recibos facturados de los vecinos y la situación en la que se encuentran, al igual que el poder realizar el pago de los mismos si tenemos activa dicha opción.
  • Saldos: Nos muestra el saldo de los recibos de los propietarios que seleccionemos.

 

Menú preferencias

Reglas de notificación: Esta herramiento permite configurar a cada usuario las notificaciones que desea recibir en cuanto a una serie de eventos que podría configurar. Desde el portal web, se pueden definir dos tipos, uno a través de “Notificación web” que genera un aviso en el icono de la campana cuando sucediera dicho evento que hubiéramos activado. El segundo, es si se quiere recibir directamente la notificación a través del correo electrónico que definiéramos en este apartado aunque no pertenezca a un usuario de la plataforma. Mientras tanto, en la app móvil, existen un tercer tipo de notificaciones denominadas “push”, que generan aviso aunque no esté abierta la app en ese momento, actuando en segundo plano.

 

Reglas de negocio: Las reglas de negocio le permiten ejecutar acciones automáticas en TuComunidad.com, a nivel general de empresa, en base a eventos y parámetros configurables, de modo que la plataforma actúe de forma autónoma acorde a la regla creada.

 

Configuración general: A través de esta opción el sistema nos permite cambiar el color del entorno del portal web para personalizarlo a gusto de cada despacho. Igualmente nos permite incoporar el logo a través de la plataforma y configurar la cuenta de correo electrónico que quiera utilizar como servidor de envío.

 

 Configuración para entidades: En esta herramienta podemos limitar los servicios que queremos ofrecer a las comunidades, de forma masiva o individual por comunidad respecto a cuatro apartados. En primer lugar, el poder definir qué opciones queremos que los usuarios vecinos tengan acceso respecto a la información básica de la comunidad. A continuación si queremos darles permisos a éstos de que puedan registrar inicidencias y ocultar cierta información de las mismas. También podemos definir los permisos que se quiere facilitar al operador del servicio SAV respecto a las actuaciones a tener en cuenta durante el desarrollo del servicio. Por último si queremos darles visibilidad a los proveedores que emitan facturas respecto a los contratos que tenemos creados en el programa con ellos.